یکی از مشکلات بزرگ و روزمرهی همهی ما، کمبود زمان و عدم تناسب آن با حجم کارهایمان است. همیشه از وقت نداشتن شکایت داریم و در آرزوی روزی هستیم که بتوانیم از زیر این بار گران رها شویم و بتوانیم اندکی زندگی کنیم! اما چه میشود کرد با دنیایی که هر روز، سبکی تحملناپذیرش سنگینتر میشود؛ چرا که کارهای عقبماندهی دیروز هم به کارهای امروز افزوده میشوند.
در دنیای حرفهایها برای این مشکل راهی وجود دارد: مدیریت زمان! اما چگونه؟ در اینجا برای شما چند پیشنهاد ساده اما کاربردی داریم:
ثبت: کشف کنید چقدر از زمانتان صرف چه کارهایی میشود؟
برنامهریزی: هر هفته بهجای غصه خوردن بابت دلتنگی عصرهای جمعه، ۳۰ دقیقه وقت بگذارید و برنامهی زمانی هفتهی آیندهتان را تهیه کنید.
اولویتبندی: کدام کارها ضروریاند و کدامها نه؟ برای کارهای ضروری، زمانبندی بدون وقفهای را در نظر بگیر!
حذف: کدام کارها را واقعا میشود حذف کرد؟ همیشه کارهایی هست! (مثلا: کمی کمتر در شبکههای اجتماعی چرخ بزن!)
هدفگذاری: هر روز صبح که از خواب بیدار شدی، فکر کن “انتظار من از امروز چیست؟ چه چیزی را باید تمام کنم؟”
محدود کردن: فعالیتهای وقتگیر و دارای ارزش زمانی متوسط مثل چک کردن ایمیل را به زمانهای خاصی از روز محدود کن (مثل: اول صبح، موقع ناهار و …)
چندوظیفهگی ممنوع: در هر زمان، فقط یک کار را انجام بده! هر کاری که تمام شد، سراغ کار بعدی برو!
مثل یک مشاور بودن: فرض کن مشاوری هستی که برای انجام گروهی کارها، پول دریافت میکنی و برای باقی کارها خیر. وقتات را صرف چه چیز خواهی کرد؟
نه گفتن: خیلی از کارها فقط برای این بهعهدهی تو میافتند که نمیتوانی بگویی: نه، وقت ندارم یا از عهدهاش برنمیآیم. سختی گفتن کلمهی “نه” از زحمات پیامد “آری گفتن” آسانتر است!
وقتی از چرخهی عمر شرکتها سخن میگوییم، یکی از هدفهای اصلی این است که متوجه باشیم علاوه بر مسیر رشد و ترقی کسبوکار و توسعهی سازمان، همیشه احتمال رسیدن روزهای سخت هم در طول عمر یک شرکت و سازمان وجود دارد. این سختی در هر نقطهای از مسیر راهاندازی و توسعهی شرکت ممکن است اتفاق بیفتد: از همان روزهای اول که هیچ چیز سر جایش نیست، هنوز دقیق نمیدانیم که چه میخواهیم و قرار است چه کاری انجام بدهیم تا روزهایی که در ظاهر شرکت به مرحلهی تثبیت و توسعه رسیده و با سرعت در حال رشد است.
روزهای سخت میتوانند شکلهای متفاوتی داشته باشند: روزهایی که حال شرکت و آدمهایش خوب نیست، روزهایی که اختلاف و تعارض بیداد میکند، روزهایی که کارهای شرکت پیش نمیرود، فروش افت میکند، منابع مالی هر روز کوچکتر از قبل میشود و روزهایی که فشارهای غیررقابتی و غیراقتصادی شرکت را از نفس میاندازد.
در بسیاری از مواقع علت فرا رسیدن روزهای بعد به اتفاقات بیرون شرکت برمیگردد: تغییر ناگهانی شرایط اقتصادی کشور و حتی دنیا، تغییر در شرایط محیط رقابتی، ظهور ناگهانی یک رقیب جدید، تغییر فناوری، عرضهی یک محصول نوآورانه و … همگی نمونههایی از اتفاقات بیرونی شرکت است که میتواند روی کسبوکار و فعالیتهای شرکت تأثیرات بسیار زیادی داشته باشند. اما این حقیقت به این معنی نیست که نقش تصمیمات مدیران شرکت را در بروز بحران نادیده بگیریم. با این حال موضوع مهم همین است که متوجه باشیم روزهای سخت جزئی از قصهی زندگی هر کسبوکار و شرکتی محسوب میشوند و در نتیجه برخلاف آنچه بهنظر میرسد “طبیعی” هستند! 🙂 آنچه غیرطبیعی است واکنش ما به روزهای سخت است: زانوی غم بغل گرفتن، شکایت از دنیا، انجام هر کاری که به ذهنمان میرسد، متوصل شدن به روشهای غیرحرفهای و غیراخلاقی برای خروج از بحران و مهمتر از همه انفعال همگی واکنشهای ما در برابر رسیدن روزهای سخت هستند. شاید تا به روزهای سخت نرسیم، چنین واکنشهایی را نادرست بدانیم؛ اما متأسفانه وقتی در شرایط بد قرار بگیریم، تقریبا همهی ما بیشتر با تکیه بر جنبهی احساسی و غیرعقلانی وجودمان تصمیم میگیریم!
هدف از این نوشته نقد این رفتارهای منفی نیست؛ بلکه در تلاش است تا نشان دهد با روش دیگری هم میشود روزهای سختِ پیشآمده برای شرکت را مدیریت نمود. اما برای این منظور در ابتدا لازم است تفکرمان در مورد روزهای بد کمی اصلاح کنیم و چند پیشفرض اشتباه را از ذهنمان حذف کنیم:
ما درون درهای عمیق و تاریک فرو افتادهایم که راه برونرفتی از آن وجود ندارد.
برای برونرفت از بحران هیچ خط قرمزی وجود ندارد و باید به هر شکلی که میشود و به هر قیمتی از بحران بیرون آمد.
خود ما در بروز این چالشها نقشی نداریم و گناه رخ دادن آنها بر گردن این دنیای نامراد است. 🙂
با کنار گذاشتن این پیشفرضهای ذهنی میشود در مورد اینکه اصل ماجرای روزهای بد چیست فکر کرد و برای رسیدن “روزهای سپید” تلاش کرد. اما پیش از دست بهکار شدن، شاید لازم باشد مدل ذهنیمان را هم در مورد شرکت و کسبوکارمان بازنگری کنیم. هر چند این کار میتواند در قالب برنامهریزی استراتژیک انجام شود؛ اما واقعیت این است که در چنین مقطعی برنامهریزی استراتژیک خیلی ابزار مفیدی نیست چرا که هدف اصلی در اینجا شکلدهی یک الگوی ذهنی قدرتمند برای خروج از بحران مقطعی است (این الگو خود میتواند مبنایی برای طراحی استراتژیهای جدیدی برای شرکت قرار بگیرد.)
اما چگونه میتوان الگوی ذهنی خروج از روزهای بد را برای شرکت شکل داد؟ جیمز پین در مقالهی خود در سایت مجلهی اینک سه سؤال کلیدی را برای این منظور معرفی کرده است. این سؤالات سه گام کلیدی را برای خروج از رکود ذهنی که بهعنوان مدیر یک شرکت گرفتار بحران در آن گرفتار شدهایم، مشخص میکنند. سؤالات پیشنهادی آقای پین عبارتند از:
۱- برای چه این کسبوکار را شروع کردی؟ جرقهی شروع یک کسبوکار جدید معمولا معنابخش و الهامبخشتر از آنی است که فکر میکنید. اگر چه کسب درآمد حتما یکی از اهداف هر کارآفرین و مدیری است؛ اما تمام ماجرا را هم نشان نمیدهد. چشمانتان را ببینید و کمی در سکوت به حرفهای ذهن و ـ از آن بیشتر ـ قلبتان گوش دهید. در اعماق وجودتان بهدنبال کشف این باشید که در آن روزهای ابتدایی فکر میکردید قرار است چه کاری کنید، چه تحولی را در زندگی انسانها خلق کنید و چه ارزشی را در قالب کسبوکارتان ارائه دهید. بازگشتن به ریشههای ابتدایی جدا از انگیزه و آرامشی که به شما میبخشد، مسیر و چشمانداز حرکت را هم برای شما روشنتر میسازد: تجربه نشان داده که خیلی وقتها علت بروز بحران، منحرف شدن ما از مسیری بوده که باید میپیمودیم!
۲- آیا مسائل را از زاویهی دید درستی میبینم؟ گفتهاند که کشف صورت مسئله، نیمی و یا حتی بیشتر از راه رسیدن به پاسخ مسئله است. در دوران بحران، بهصورت طبیعی استرس و ناامیدی و حسهای منفی دیگری از این دست باعث میشوند که قدرت تحلیل منطقیمان کاهش یابد و در نتیجه خیلی وقتها روی مسئلهی اشتباهی متمرکز میشویم! (مثلا: وقتی فروش شرکت دچار بحران میشود بهجای بازنگری روشهای فروشمان تیم فروش را مؤاخذه میکنیم!) بنابراین تلاش کنید تا حد امکان از اینکه روی مسئلهی درستی کار میکنید، مطمئن شوید. طبیعتا در این مسیر کمک گرفتن از دیگران ـ بهویژه مدیران باتجربهتر و مشاوران ـ میتواند بسیار مفید باشد.
۳- آیا روی همان چیزهایی که باید متمرکز شدهام؟ تفکر سیستمی به ما میگوید که جدا از کشف مسئلهی درست، توجه به تمامی اجزای مسئله و دیدن کلیت مسئله هم بسیار مهم است. خیلی از وقتها ما روی یک جزء از مسئله متمرکز میشویم که ممکن است حتی مهمترین بخش مسئله هم نباشد (در همان مثال بحران فروش، ممکن است که تیم فروش هم ضعفهایی داشته باشند؛ اما مشکل اصلی در فرایندهای فروش باشد. در هر حال باید هم به ضعفهای تیم فروش رسیدگی کرد و هم ضعفهای فرایندی را از بین برد.) خیلی وقتها روزهای بد برای این ادامه پیدا میکنند که ما روی چیزهایی انرژی و امید و تلاشمان را سرمایهگذاری میکنیم که لزوما باعث حل مسئله نمیشوند.
روزهای بد، بحرانها و چالشهای بزرگ جزئی از زندگی هر مدیر و کارآفرینی هستند. چیزی که مدیران بزرگ را از دیگران متمایز میکند واکنش آنها به بحرانها است. ساحلِ دریای توفانی در دلِ شب اگر چه مقصدی دور بهنظر میرسد؛ اما با نور امید میتوان به آن نزدیک شد؛ هر چند که پایان این “شبِ تاریک” و مسیرِ سرشار از “بیم موج” و “گردابِ هایل” همانی باشد که “حسین منزوی” بزرگ سروده بود:
ز تخته پارهی ما، دور نیست ساحلِ امن
اگر تلاطم و توفان، امانمان بدهند
نه دل من و تو به دریا زدیم؟ حوصله کن
که عشق و مرگ راه را به ما نشان بدهند…
وقتی از مسئله و حل آن سخن میگوییم، بیاختیار بهدنبال روشهای عجیب و غریبی میافتیم که در طول زندگیمان برای حل مسائل یاد گرفتهایم. شاید هم بهیاد بیاوریم روشهای معجزهآسایی برای حل مسئله در کتابها و مقالات و سخنرانیهای موفقیت وجود دارند که “تضمین میکنند” میتوانید با کمک آنها مسئله را حل کنید. شاید هم مثل من بهیاد کتاب نوستالژیک جورج پولیا بیفتید که البته بهدنبال معرفی روشهای سادهتر حل مسائل پیچیدهی ریاضی بود! 😉
بسیاری از روشهای حل مسئله بهدنبال ارائهی الگوهایی برای پیدا کدن جواب قطعی حل مسئله هستند. اگر مثل من، مهندسی صنایع و مدیریت خوانده باشید، با ابزارهای حل مسئلهای نظیر “تحقیق در عملیات” آشنا هستید. اگر کتاب پرفروش این روزها یعنی هنر شفاف اندیشیدن را هم مطالعه کرده باشید، با رویکرد دیگری به حل مسئله آشنا شدهاید: چگونه مسئله را حل نکنیم!
یکی از چیزهایی که معمولا در این روشهای مختلف حل مسئله نادیده گرفته میشود و روشهای جدیدتر حل مسئله نظیر تفکر طراحی روی آن تأکید دارند، این است که تقریبا برای هیچ مسئلهای هیچ راهحل کاملا منطقی، کاملا شدنی و کاملا قطعی وجود ندارد و در نتیجه شما باید بهدنبال راهحلی بهینه برای مسئله باشید و در عین حال، تلاش کنید در طول زمان، با دریافت بازخورد از دنیای واقعی آن راهحل را بهبود ببخشید. در این رویکرد به حل مسئله، شما باید ابتدا مرزهای فضای حل مسئله را تا حدودی مشخص کنید (تحقیق در عملیات یادتان هست؟) و سپس درون این مرزها بهدنبال راهحل بهینهی مسئله بگردید. هر چند که میدانیم این راهحل، لزوما بهترین نیست و لازم است باز هم بگردیم. 🙂
اما سؤالی که پیش میآید این است که چگونه میتوان در درون فضای حل مسئله به جستجو پرداخت؟ روشهای مختلفی برای این منظور در ادبیات حل مسئله و تصمیمگیری ارائه شدهاند؛ اما من قصد دارم در اینجا به سه روش تجربی که بهویژه بهکار حل مسائل بغرنج و پیچیدهی سازمانی میآیند اشاره کنم:
۱- خواندن: “زیر این آسمان کبود هیچ چیز تازهای نیست.” این جمله را احتمالا بارها خواندهایم. شاید یک تفسیر آن هم این باشد که مشکلی که من با آن مواجهم را قبل از من دیگران هم تجربه کردهاند. شاید مشکل من مشابه آنها نباشد؛ اما حتما بخشی از آن را دیگری هم تجربه نموده است. همین موضوع خودش دلگرمیبخش است: اینکه بدانی در برابر این مسئله تنها نبودهای! بارها و بارها انگیزهی از دست رفتهی زندگیام با همین روش ساده بازگشته است. اما خواندن به ما کمک دیگری هم میکند: اینکه بدانیم در برابر مشکلات چگونه میتوان مقاومت کرد و حتی چگونه بر آنها غلبه کرد. شاید لازم باشد چندین راه را امتحان کنیم، شاید لازم باشد چندین روش حل مسئله را با هم ترکیب کنیم و شاید هم … لازم باشد همه چیز را رها کنیم! برای من ادبیات بهویژه رمان و مصاحبههای اهل فرهنگ و هنر همیشه راهی برای جستجو در فضای گسترده و نیمهتاریک حل مسائل دشوار زندگی بودهاند. برای مسائل سازمانی هم کتابها و مقالاتی که به واکاوی چالشهای مدیریتی در مقام عمل میپردازند همواره راهگشا بوده است. خواندن، البته یک مزیت دیگر هم دارد: اینکه ممکن است در آینده با مسئلهای مواجه شوی که قبلا روش حلش را جایی خواندهای!
۲- گفتگو: شاید این روش هم مانند همان قبلی باشد؛ اما یک مزیت دیگر هم دارد: اضافه شدن احساس و روابط انسانی و همدلی به فرایند کند و مکانیکی تحقیق از طریق مطالعه. 🙂 اینکه رو در روی آدمی بنشینی که او را دوست داری و یا حداقل او را واقعا داری میبینی، اینکه تو هم میتوانی حرف بزنی و واکنش نشان بدهی و ماجرا یک طرفه نیست، اینکه بسیاری وقتها در گفتگوی دو طرفه و حتی چند طرفه است که میتوان عمق واقعی مسئله را درک کرد، آن را از زوایای مختلف دید و دربارهی علل ایچاد آن به تفاهمی رسید و بسیاری مزیتهای دیگر، همگی گفتگو را به روشی دلپذیر و بهنسبت میانبر برای جستجو در فضای حل مسئله تبدیل میکنند. اما این روش هم محدودیتهای خاص خودش را دارد: اینکه خیلی وقتها آنی که باید، در دسترست نیست!
۳- نوشتن: این یکی از روشهای مورد علاقهی شخصی من است. گزارهها از همینجا متولد شد. در طول این سالها همواره نوشتن ـبهصراحت یا در لفافه ـ یکی از روشهای من برای فکر کردن و آزمون راههای حل مسئله بوده است. هر چند بهتدریج متوجه شدم که نوشتن مزیتهای پنهان دیگری هم دارد که تاکنون به آنها بیتوجه بودهام: اینکه نوشتن باعث نظمبخشی به ذهن جستجوگر ما میشود، اینکه نوشتن باعث میشود مسئله و ابعاد آن را بهتر بفهمیم (و شاید الگوهای تصویری حل مسئله نظیر روشی که در این کتاب معرفی شده از همینجا نشأت گرفته باشند) و اینکه نوشتن باعث میشود تا بتوان مسئله را از ذهن نگرانمان بیرون بکشیم و کمی از دغدغههایش بکاهیم! نکتهی جذاب دیگری را هم همین اواخر کشف کردم: اینکه خیلی وقتها با نوشتن داشتههایت در برابر مسئله و چالش پیش رویت، راهحل مسئله خودش پیدا میشود!
خواندن و گفتگو و نوشتن، سه استراتژی ساده برای جستجوی در فضای حل مسئلهاند که خیلی وقتها بهدلیل همین سادگی آنها را نادیده میانگاریم. بار بعدی که با مسئلهای حلنشدنی مواجه شدید، آنها را هم امتحان کنید؛ پشیمان نخواهید شد!
“رؤیایم مربیگری رئال مادرید است، همینطور آرزو دارم هدایت تیم ملی ایتالیا را برعهده گیرم. اگر چنین اهدافی نداشته باشید، بهتر است از همان اول وارد این حرفه نشوید.” (فابیو کاناوارو؛ اینجا)
کاپیتان تیم رؤیایی ایتالیای قهرمان جامجهانی ۲۰۰۶ چه خوب در یک جملهی کوتاه، گام اول در رسیدن به رؤیاهای بزرگ را خلاصه کرده است: جرأت و جسارت داشتن رؤیاهای بزرگ! شاید زیادی ساده بهنظر برسد؛ اما به این فکر کنید که تا بهحال چقدر رؤیاهای بزرگ زندگیتان را با توجیهاتی مثل: “نمیشود” و “نمیتوانم” و “نمیگذارند” کنار گذاشتید؟
داستان همیشه همین است. در هر لحظه از زندگی رسیدن به رؤیاهای بزرگ با توانمندی و امکانات امروز من و شرایط دنیای امروزم نشدنی است. این هنرِ من است که راهِ رسیدن به آنها را پیدا کنم. راهِ رسیدن هم طبیعتا بدون بهراه افتادن یافت مینشود! 🙂 همینجا است که اغلب ما شکست میخوریم. اینکه با تصور شکست خوردن، نشستن را به حرکت کردن ترجیح میدهیم و این نشستن، گاهی بهاندازهی تمام عمر طول میکشد …
تا بهامروز چند بار با افرادی برخورد کردهاید که در سنین میانسالی و کهنسالی در حسرتِ “هزار راه نرفته”شان زندهمانی میکنند، بهجای آنکه زندگی کنند؟ آنها اگر در روزهای جوانی “جسارت رؤیای بزرگ داشتن” را نداشتهاند، این را هم از یاد بردهاند که شما در هر سنی که باشید، هنوز برای خیلی کارها زمان دارید.
والت دیزنی بزرگ زمانی گفته بود: “اگر میتوانید رؤیایاش را داشته باشید، آن کار، شدنی است!” پس جرأت داشتن رؤیاهای بزرگ را داشته باشید و به خودتان حق بدهید رؤیاپرداز باشید. آنوقت خواهید دید که با لطف خداوند بزرگ، چه دریچههای بزرگ دیگری بهروی زندگی شما باز خواهند شد. از تو حرکت، از خدا برکت. بسمالله. 🙂
قطار میرود
تو میروی
تمام ایستگاه میرود و من چقدر سادهام که سالهای سال در انتظار تو کنار این قطار ایستادهام
و همچنان
به نردههای ایستگاه رفته
تکیه دادهام …
امروز ۸ آبان، ۹ سال از آسمانی شدن قیصر امینپور گذشت. روح بزرگش شاد.
حرفهای خواندنی و احساسبرانگیز پیرمرد زلال و دوستداشتنی موسیقی ایران، استاد لوریس چکناواریان در مصاحبه با روزنامهی اعتماد را با هم بخوانیم:
ـ ما همیشه نمیتوانیم شاد باشیم. این شادی با گریه کامل میشود. اتفاقا گریه چیز خوبی است و این حس در کنار دیگر احساساتی که داریم واقعا مهم است. به نظر من اگر گریه نکنیم واقعا میمیریم. همیشه این را میگویم که نیمی از صورت باید بخندد و نیمه دیگرش گریه کند. گریه درست شبیه باران است و همان طور که باران باعث تمیزی طبیعت میشود گریه کردن هم روح و فکر ما را تمیز میکند…
ـ شادی یک احساس است و نشان میدهد که یک نفر واقعا همان احساس را در درونش دارد. این را نمیتوان به عنوان یک نسخه تجویز کرد. نمیتوان به همه گفت که همیشه شاد باشید. بههر حال خیلی از ما به خاطر مشکلات و مسائلی که داریم در غم زندگی میکنیم. حرف من در این است که اجازه بدهیم شادی هم وارد قلب ما شود. اینکه قرار باشد همیشه در غم زندگی کنیم به مرگ ما منجر خواهد شد. در این موضوع من طرفدار تعادل هستم.
ـ … زندگی باید از یکنواختی بیرون بیاید. زندگی مثل یک جنگ است و در این جنگ شما یا میبازید یا برنده میشوید. برای برنده شدن باید باخت. این نگاهی است که من نسبت به زندگی و فعالیتهایم دارم. بدترین موضوع این است که در این بین خودتان را جدی بگیرید. در حالی که باید در کاری که انجام میدهید جدی باشید. این جدی گرفتن خودمان نوعی خودکشی است. اما به هر حال جدیت در کار، ملزومات خودش را هم به دنبال دارد. یکی از این ملزومات وقت گذاشتن برای کار و امتحان کردن و انجام دادن شیوههای مختلف بسته به شرایط کاری است. مهم این است که مأموریتی را که خداوند به ما محول کرده درست انجام دهیم. هیچکسی اگر خداوند راهنمای او نباشد نمیتواند شاعر، نویسنده، موزیسین یا نقاش خوبی شود. ما از خودمان چیزی نداریم و وقتی به دیگر مخلوقات نگاه میکنیم تازه میفهمیم که هیچچیزی نیستیم.
ـ زندگی هیچ قانونی ندارد و اینها که میبینیم قانونهایی است که ما برای خودمان گذاشتهایم. نمیتوان این زندگی را با برنامهریزی پیش برد. به نظر من باید زندگی کرد و در این بین هر چه پیش آید خوش آید. ما اینجا هستیم تا مأموریتی را که خداوند بر عهده ما گذاشته انجام دهیم و اگر خودمان آن را جدی بگیریم خداوند هم به ما کمک خواهد کرد تا در کارمان موفق شویم…