اگر چه قالب مشخص و استانداردي براي پروپوزال وجود ندارد و اين سند بايد براساس درخواست و نياز مشتري و تجربيات قبلي مشاور تهيه شود، برخي اجزاي عمومي وجود دارند که بايد در هر پروپوزالي وجود داشته باشند. اين اجزا عبارتند از:
الف ـ بخش فني
در اين بخش رويکرد اجرايي پروژه شامل مجموعه فعاليتها و ابزارهاي مورد نياز براي حل مسئلهي مشتري تشريح ميشود. بهصورت کلي بخش فني شامل موارد زير است:
تشريح مسئلهي مشتري و يافتههاي مشاور در مورد آن؛
اهداف و نتايج مورد انتظار از پروژه؛
برنامهي اجرايي پيشنهادي (شامل چارچوبها، متدولوژيها، فعاليتها و ابزارهاي مورد استفاده) براي حل مسئلهي مشتري؛
منافع حاصل از اجراي پروژه با رويکرد پيشنهادي توسط مشاور.
ب ـ بخش نيروي انساني
در اين بخش نيروي انساني درگير در پروژه و نقش آنها در پروژه (بهعنوان مثال مدير پروژه، کارشناس بخش الف در پروژه و …) بهصورت کامل معرفي ميشوند.
ج ـ بخش سوابق بنگاه مشاوره
در اين بخش براي اثبات صلاحيت بنگاه مشاور براي اجراي پروژهي مورد نظر مشتري، تجربيات قبلي و شايستگيهاي انحصاري بنگاه تهيهکنندهي پروپوزال تشريح ميشوند. اگر چه اين بخش بهصورت استاندارد توسط مشاوران از قبل تهيه ميشود و براي همهي پروپوزالها از آن استفاده ميشود؛ اما لازم است که مشاور اين بخش را براي تهيهي هر پروپوزال ويرايش مجدد کند تا سوابق مشابه با پروژهي مورد انتظار در اين پروپوزال پررنگ شوند.
د ـ بخش مالي
اين بخش شامل پيشنهاد مالي مشاور براي انجام پروژه و شامل زيربخشهاي زير است:
هزينهي کلي انجام پروژه براي مشتري؛
منابعي که بايد توسط مشتري ارايه شوند همراه با برآورد هزينههاي آنها؛
روش پرداخت؛
شرايط مالي خاص بنگاه مشاور.
این اجزا بهصورت استاندارد باید در یک پروپوزال مشاورهی مدیریت وجود داشته باشند؛ اما بسته به مرحلهی دریافت پیشنهاد از مشاور در فرایند مناقصه یا شرایط خاص مشتری و پروژه ممکن است این اجزا کم یا زیاد شوند.
در آینده دربارهی تکنیکها و روشهای نگارش یک پروپوزال برنده براساس تجربیاتم در طول نزدیک به ده سال سابقهی فعالیت در بازار مشاورهی مدیریت کشور خواهم نوشت.
در نوشتهی قبلی به بررسی تعریف و کاربردهای پروپوزال در صنعت مشاوره پرداختیم. در این پست در ادامهی مطلب قبلی انواع پروپوزالهای پروژههای مشاوره را معرفی میکنم.
پیش از هر چیزی باید توجه کنید که بسته به محدودهي کاربرد و نوع نيازي که باعث تعريف کارهاي مشاورهاي ميشود، پروپوزالها ممکن است بهشکلهاي مختلفي تهيه شود. بهصورت کلي 4 نوع پروپوزال وجود دارد که عبارتند از:
1- پروپوزالهاي داخلي
پروپوزالهايي که در داخل يک شرکت و توسط يک واحد، بخش يا گروه خاص يا حتي فرد مشخصي تهيه ميشوند و ممکن است براي توجيه مديريت ارشد در مورد يک درخواست يا يک ايده يا بهصورت کلي تهيه شوند. مثلا مدير توليد ممکن است براي خودکارسازي يک فرايند توليدي خاص، پروپوزال تهيه کند.
مزيت اين پروپوزالها تهيهي آنها توسط کساني است که با نيازهاي سازمان و ساختار مديريتي آن آشنايي کامل دارند و ميتوانند آسانتر ارتباطات لازم را برقرار کنند. در اين حال تصميمات لازم سريعتر اتخاذ ميشوند. در عين حال اين پروپوزالها بايد براي جلب منابع محدود سازمان با ديگران رقابت کنند و اگر مدير پشتيبانشان را از دست بدهند، ممکن است کل پروژه لغو شود.
2- پروپوزالهاي توجيهي
پروپوزالهايي که در پاسخ به درخواست براي پيشنهاد (RFP) يا درخواست براي ارزيابي کيفي (RFQ) يا استعلام يک مشتري احتمالي تهيه ميشوند. در اين حالت مشتري داراي يک مسئلهي خاص يا پروژهاي است که جهت حل آن نيازمند استفاده از خدمات مشاوران بيروني است. در اين حالت درخواست مشتري محدودهي مسئله و نيازمنديها مشتري را مشخص ميسازد و مشاور براساس آن پيشنهاد خود را تهيه ميکند. مشتري براساس الزامات سازماني خود، کيفيت و قيمت مشاور خود را انتخاب ميکند.
در اين حالت با توجه به ارسال درخواست از سوي مشتري، بنگاه مشاور ميتواند براساس ميزان منابع در دسترس، تخصصها، تجربيات پيشين و محاسبات زماني و هزينهاي در مورد انتخاب پروژهها براي ارايهي پروپوزال تصميم بگيرد. در عين حال ريسک از دست رفتن منابع صرف شده بهدليل شکست در فرايند انتخاب مشاور نيز وجود دارد.
3- پروپوزالهاي عمومي
پروپوزالهايي که بدون دريافت درخواست مشتري توسط خود بنگاه مشاور تهيه و براي مشتريان احتمالي ارسال ميشوند تا مشتري در صورت موافقت با آنها، پروژهاي را در اختيار بنگاه مشاور قرار دهد. ريسک اين نوع پروپوزالها از همه بيشتر است. بنابراين لازم است زمان و دقت زيادي در تهيهي آنها صرف شود. مثلا ممکن است بنگاه مشاوره يک رويکرد جديد در حل مسائل عمومي سازماني ـ مثلا يک روش جديد حسابداري هزينهها ـ را ابداع کرده باشد و بخواهد مشتريان را از اين روش باخبر سازد. اين پروپوزالها ميتوانند حوزهي کسب و کار جديدي را براي بنگاههاي مشاور ايجاد کنند.
با توجه به اينکه مشتري خود براي دريافت پروپوزال به بنگاه مشاور درخواستي نداده است، بنگاه مشاور بايد با عمليات دروني سازمان و رقباي خود براي جلب توجه و موافقت مشتري رقابت کند. بنابراين عموما بنگاههاي مشتري تا زماني که دلايل قابل قبولي براي تهيهي پروپوزالهاي عمومي نداشته باشند و احتمال پذيرش اين پروپزوالها از سوي مشتريان هم بالا نباشد سراغ اين نوع پروپوزالها نميروند.
مزيت اين پروپوزالها امکان ارسال دريافت تعداد زيادي پروپوزال براي تعداد زيادي مشتريان مختلف است که باعث صرفهجويي در منابع سازماني بنگاه مشاور ميشود. نقطهي ضعف اين نوع پروپزالها عدم تطابق کامل آنها با نيازهاي خاص بنگاه مشتري است.
4- پروپوزالهاي ترک تشريفات مناقصه
در حالتي که يک بنگاه مشاوره داراي خدمات انحصاري يا کيفيت خدمات، قابليت اطمينان سوابق عملکرد بيرقيب باشد، ممکن است دستگاههاي دولتي يا بخش خصوصي تصميم به عقد قرارداد ترک تشريفات مناقصه با اين بنگاه بگيرند. در اين حالت هم بنگاه مشاور بايد پيشنهاد خود را براي پروژه تهيه و به مشتري ارايه کند. در اين حالت هدف از تهيهي پروپوزال رقابت با ديگران نيست؛ بلکه براي هماهنگي و رعايت قوانين و مقررات انجام ميشود. در اين حالت لازم است جزئيات کامل محصول يا خدمت ارايه شده همراه با زمانبندي و هزينههاي پروژه بهصورت دقيق در پروپوزال ذکر شوند.
مزيت اين نوع پروپزالها مشخص بودن دقيق جزئيات کار از قبل و عدم صرف منابع سازمان براي شرکت در فرايند مناقصه است. در عين حال ريسک اين نوع پروپوزالها محدوديت مشاور در برابر قوانين و مقررات و انتظارات معمولا بالاي مشتريان است.
بعد از تماس اوليه و توافق با مشتري در مورد نيازها و خواستههاياش، مشاور بايد پيشنهاد خود براي حل مسئله را جهت ارزيابي مشتري تهيه و به وي ارايه کند. اين پيشنهاد در عرف صنعت مشاوره “پروپوزال” ناميده ميشود. پروپوزال سندي رسمي است که بهکمک آن مشاور پيشنهاد فني و اجرايي خود را براي انجام پروژهي مشاوره (شامل: پيشنهاد فني، پيشنهاد اجرايي و فهرست هزينهها و شرايط مشاور براي اجراي پروژه) به مشتري ارايه ميدهد. پروپوزال معمولا در پاسخ به درخواست رسمي مشتري براي دريافت پروپوزال (RFP که مخفف Request For Proposal است و در فارسی به آن درخواست برای پیشنهاد میگوییم) تهيه و به مشتري ارايه ميشود. دريافت پروپوزال در پروژههاي بخش عمومي و دولتي بسيار معمول است؛ اما در پروژههاي بخش خصوصي ـ بهويژه وقتي که اندازهي پروژه بسيار بزرگ باشد ـ نيز کاربرد خاص خود را دارد.
همانطور که گفته شد پروپوزال نشاندهندهي اين موضوع است که چگونه مشاور کار مورد نظر مشتري را انجام خواهد داد. بنابراين معمولا يک پروپوزال شامل مواردي چون: فعاليتهايي که بايد انجام شوند، زمانبندي فعاليتها، هزينهها، شايستگيها و مزيتهاي خاص مشاور براي کارفرما و هر اطلاعات ديگري که مشتري درخواست کند، است. اين اطلاعات ممکن است بسته به نياز يا درخواست مشتري بهشکلهاي گوناگوني ارايه شوند ـ از يک نامهي کوتاه گرفته تا مستندات رسمي بسيار حجيم.
در بهترين حالت پروپوزال مشاور توسط مشتري بررسي و پذيرفته ميشود. اما عموما اينگونه نيست و مشاور مجبور است پروپوزال خود را براساس تغييرات درخواستي مشتري اصلاح کند يا تغيير دهد.
براي اينکه ماهيت وجودي پروپوزال روشنتر شود لازم است محدودهي آن مشخص شود. يک پروپوزال يا پيشنهاد پروژهي مشاوره موارد زير را بيان ميکند:
جمعبندي توافقات پيشين ميان مشتري و مشاور؛
تشريح انتظارات و وظايف طرفين پروژه؛
شرح مختصر پروژه و فعاليتهاي اجرايي آن؛
تمپليتهاي فرمها و ابزارهاي مورد استفاده در پروژه؛
گزينههاي خدمات که مشتري ميتواند انتخاب کند؛
معيارهاي کليدي ارزيابي پروژه؛
چگونگي اتمام پروژه و تأييد خروجيهاي مشاور توسط مشتري؛
مسئوليتهاي طرفين در شرايط خاص؛
ابزارهاي لازم براي ايجاد پاسخگويي در طرفين.
در عين حال پروپوزال موارد زير را در بر نميگيرد:
اهداف و گزينههاي مختلف جديد اجراي پروژه (خارج از محدودهي درخواست قبلي مشتري)؛
فرمهاي تکميل شدهاي که بعدا در پروژه استفاده نخواهند شد؛
رويکرد “يا بپذير يا ترک کن” در قبال مشتري؛
سوگيري يکجانبه بهنفع مشتري يا مشاور؛
عدم شفافيت و در نتيجه مشخص نبودن مسئوليتهاي طرفين؛
شرايط مذاکره؛
نکات پنهان براي آزمايش مشتري؛
رويکردهاي عمومي و کتابخانهاي.
عموما توصيه ميشود که هيچ پروژهي مشاورهاي بدون يک پروپوزال مکتوب و تأييد شده از سوي طرفين آغاز نشود. البته معمولا مشتريان از مشاوران داخلي هم انتظار ارايهي اين سند را دارند. بنابراين لازم است مشاوران اولا به اهميت اين ابزار مهم بازريابي و فروش خدمات خود پي ببرند و ثانيا با اصول تهيهي پروپوزالهاي برنده آشنايي پيدا کنند.
در پست هفتهی آینده انواع پروپوزالهای پروژههای مشاورهی مدیریت را بررسی خواهیم کرد.
