نویسنده: شاون ناگنت / مترجم: علی نعمتی شهاب
در طول سال‌ها من چیزهایی بسیاری را دیده‌ام که پیچیده‌تر شده‌اند. مثلا ارتباطات را در نظر بگیرید: کانال‌های جدید ارتباطی چون: تلفن همراه، کنفرانس ویدئویی، پیامک، ایمیل و سایت‌های اینترنتی به ما این امکان را می‌دهند تا کسب و کارمان را در هر زمان و مکانی پیش ببریم. اما با چه هزینه‌ای؟ این روزها مطالعات بسیاری انجام شده‌اند که نشان می‌دهند بهره‌وری، به‌دلیل پیچیدگی روش‌های ارتباطی معمول در حال کاهش است.
بگذارید مثال دیگری را بررسی کنیم: گزارش‌دهی. با استفاده از ابزارهای الکترونیک، می‌توانیم گزارش‌های فوق‌العاده‌ای تولید کنیم که شامل: نمودارها، نقشه‌ها، برآوردها، گزینه‌ها، تحلیل داده‌ها و … باشند. اما زمانی که بخواهیم از این محتوا در عمل استفاده کنیم، آیا پاسخ‌ها به‌صورت اساسی تغییر نمی‌کنند؟ من این‌گونه فکر نمی‌کنم. آیا باید کار اضافی را انجام دهیم؟ مطمئنا.
در تلاش برای کاهش پیچیدگی، من مفهومی را به‌کار می‌گیرم که نام‌اش را “سادگی باقابلیت” (Powerfully Simple) گذاشته‌ام. رویکرد این است که هر کاری در کسب و کارمان انجام می‌دهیم باید به‌اندازه‌ای ساده باشد که قابلیت‌های لازم را برای دستیابی به نتایج مورد نظر ارائه کند (سادگی باقابلیت.) برای این منظور ما نیازمند تمرکز بر نتایج هستیم و نباید اجازه دهیم توفان داده‌ها، اطلاعات و فناوری‌ها که در دل آن زندگی می‌کنیم، ما را از مسیرمان منحرف کند. پیچیدگی‌های غیرضروری باعث افزایش زمان، هزینه، سردرگمی و نیاز به آموزش بیش‌تر و هدررفت منابع می‌شوند و در نهایت به کاهش بهره‌وری و در بسیاری از موارد کاهش ارزش مورد انتظار ذی‌نفعان می‌شوند.
یک نمونه‌ی عالی از رویکرد “سادگی باقابلیت” شرکت اپل است. در حالی که محصولات این شرکت بسیار ساده به‌نظر می‌رسند؛ آن‌ها هم‌چنان برای ساده‌سازی بیش‌تر تلاش می‌کنند و کارشان را هم خوب انجام می‌دهند. قطعا پیچیدگی‌های بسیار زیادی در پشت صحنه وجود دارند؛ اما از زاویه‌ی دید یک کاربر احتمالی، محصولات اپل بسیار ساده کار می‌کنند.
این‌جا این سؤال پیش می‌آید که چگونه پیچیدگی را در کسب و کارمان کاهش دهیم؟
چک‌لیست رویکرد “سادگی باقابلیت” برای سازمان‌ها
کسب و کار شما چقدر خوب رویکرد “سادگی باقابلیت” را به‌کار می‌گیرد؟ پرسشنامه‌ی زیر اگر چه کوتاه و ساده به‌نظر می‌رسد؛ اما اگر در مورد هر سؤال به‌خوبی فکر کنید، شالوده‌ی مستحکمی را برای ارزیابی کسب و کارتان می‌سازد:
۱- آیا استراتژی سازمان شما به‌روشنی در تنها یک صفحه قابل نمایش است؟
۲- آیا می‌توانید عملکرد واقعی سازمان‌تان را به‌وسیله‌ی یک گزارش ارزیابی عملکرد ماهانه‌ی یک صفحه‌ای مشخص کنید؟
۳- آیا نیروهای خوب خود را با راهبری اثربخش در سطوح ارشد سازمان حفظ می‌کنید؟
۴- آیا تنوع و تضارب افکار و اندیشه‌ها را با آغوش باز می‌پذیرید و تشویق می‌کنید؟
۵- آیا سازمان شما اولویت‌های سازگار استراتژیک را تا تکمیل شدن پی‌گیری می‌کند؟
۶- آیا سادگی استفاده و اثربخشی سیستم‌های مورد استفاده در کسب و کارتان را بررسی می‌کنید؟
۷- آیا میزان انگیزش نیروی انسانی خود را ارزیابی می‌کنید؟
۸- آیا مدیران شما به‌صورت مستقیم با مشتریان راضی و ناراضی در تماس و گفتگو هستند؟
۹- آیا نیروی انسانی شما از وضعیت توسعه و پیشرفت خود راضی است؟
۱۰-آیا دفتر سفارشات خود را از نظر کمیت و کیفیت به‌صورت ماهانه ارزیابی می‌کنید؟
اگر پاسخ شما به اغلب این پرسش‌ها مثبت است، تبریک می‌گویم! احتمالا در حال استفاده از رویکرد “سادگی باقابلیت” در کسب و کارتان هستید.
اگر نه، در این‌جا به برخی نکاتی که به شما در ساده‌سازی فرایندهای کسب و کارتان می‌کنند، ارائه می‌شوند:
۱- زمانی را به تعریف روشن و دقیق نتایج مورد انتظار کسب و کارتان و استراتژی دستیابی به آن‌ها در قالب چند جمله‌ی کوتاه اختصاص دهید. هر کاری انجام دادید را با این سند مکتوب مقایسه کنید.
۲- ریسک‌ها و فرصت‌هایی که کسب و کارتان با آن‌ها مواجه است را مرور کنید و گزارش‌ها و نظام‌های سازمانی خود را طوری اصلاح کنید تا بتوانید براساس نتایج واقعی و فرصت‌های پیش رو، ریسک‌ها را کنترل کنید.
۳- توجه کنید که نیروی انسانی مناسب از بهترین نظام‌ها و ابزارها نیز مهم‌تر است.
۴- با مشتریان‌تان رو در رو و مستقیم گفتگو کنید.