با آغاز هر سال جدید، مدیران کسبوکارها خواسته و ناخواسته درگیر بازنگری پیشفرضها، اهداف و برنامههای کسبوکاری خود میشوند. بهعنوان مدیر در این مقطع از سال باید به موضوعات گوناگونی بیاندیشید و سعی کنید تا با نگاهی تحلیلی و موشکافانه و غیرجانبدارانه به ارزیابی موقعیت واقعی کسبوکار خود و آیندهی آن بپردازید.
در آغاز سال جدید با چنین وضعیتی مواجه هستید: کسبوکار شما در طول سال گذشته به مجموعهای از نتایج و دستاوردها دست یافته است. شرایط محیط عمومی اقتصاد و محیط اختصاصی کسبوکار در طول سال تغییراتی داشت و این تغییرات روی کسبوکار شما تأثیرگذار بودهاند. معمولا در زمانی که در درون این جریان سریع تغییرات قرار داریم نمیتوانیم درک دقیقی از روندهای تحولات و تأثیرات واقعی آنها داشته باشیم. در عین حال نباید فراموش کنیم که هر مدیری در ابتدای هر سال اهدافی را باری کسبوکار خود تعیین میکند و لازم است در پایان سال در مورد میزان دستیابی کمّی و کیفی به این اهداف تحلیلهایی داشته باشد. همچنین مدیر لازم است در صورت فاصله داشتن با اهداف تعیین شده، به بررسی علل بروز شکست در تحقق اهداف نیز بپردازد. نتایج این تحلیلها به مجموعهای از اصول و پیشفرضها برای برنامهریزی کسبوکار در سال جدید خواهد بود.
بسیاری از مدیران اگر چه از اهمیت این موضوع آگاهاند و با بررسی وضعیت تغییرات روندهای محیط کسبوکار و همچنین تحلیل عملکرد کسبوکار خود در طول سال گذشته، به برنامهریزی برای کسبوکارشان در سال جدید میپردازند. در این مقاله تلاش شده تا برخی از نکات مهمی که میتوانند در این مسیر به مدیران کمک کنند، در قالب یک فرایند ساده بررسی شوند.
گام اول: ارزیابی کارایی برنامهها
کارايي يکي از مفاهيم اساسي است که در نگرش به هر سيستم اهميت مييابد. منابع در دسترس سيستمها محدود است و همين محدوديت منابع، افزايش کارايي (به معناي به دست آوردن خروجي بيشتر از يک مقدار ورودي مشخص يا به دست آوردن خروجي ثابت از ورودي کمتر) را ضروري ميسازد. عملکرد سازمان در حقیقت همان خروجی برنامههای سازمان است و ارزیابی عملکرد سازمان در واقع همان ارزیابی کارایی برنامههای آن است.
در اينجا به 6 شاخص سنجش ارزیابی عملکرد سازمان در قالب تحلیل کارايي برنامههای سازمانی اشاره ميشود:
- کارايي مالي: از تقسيم خروجيهاي محقق شدهي برنامه بر وروديهاي آن حاصل ميشود. مفهوم متداول کارايي همين است.
- کارايي داخلي: بهمعناي میزان کاهش هزينههاي اجرای برنامه نسبت به بودجهی پیشبینی شده برای آن است.
- کارايي تخصيص: بودجهي تخصيص داده شده به يک برنامه محدود است. هر برنامه بايد در محدودهي بودجهي تعيين شده به اهدافاش دست يابد. از سوي ديگر هر واحد پولي که صرف ميشود، برنامه يک گام به سقف بودجهي مورد نظر نزديکتر ميشود. بنابراين تخصيص مناسب بودجه به اجزاي مختلف برنامه، يکي ديگر از شاخصهاي سنجش کارايي برنامه است.
- کارايي پويا: نرخ تغييرات برنامه در زمان اجرا را نسبت به برنامهی تدوین شده ميسنجد. انعطافپذیری در اجرا میتواند باعث موفقیت هر چه بیشتر سازمان در دستیابی به اهداف خود شود.
- کارايي فني: منظور از این نوع کارایی نسبت عملکرد واقعي در تحقق اهداف برنامه در مقابل عملکرد مورد انتظار / اهداف برنامه است.
- کارايي کيفي: اگر چه انعطافپذیری در اجرا میتواند باعث افزایش احتمال موفقیت شود؛ اما تغییر بیش از حد برنامه در زمان اجرا نشانهی ضعف جدی در برنامهریزی است (مگر اینکه واقعا در محیط کسبوکار و رقابت، تحولات ناگهانی و بسیار بزرگی رخ دهند.) بنابراین ميزان تناسب اهداف و رویکردهای اجرایی برنامهی تدوین شده با واقعيت در ارزیابی برنامهی مورد نظر مهم است: آيا اين اهداف واقعبينانه تنظيم شدهاند؟ آيا اين اهداف، خود از کيفيت مناسبي برخوردار هستنند؟ آيا اين اهداف معتبرند؟
اما کارایی تنها یک جنبه از تحلیل وضعیت برنامههای گذشته است. در عمل باید علاوه بر نتایج کمّی به بررسی کیفی تحقق برنامهها در سال بهپایان رسیده نیز پرداخت. این امر در قالب تحلیل اثربخشی برنامهها انجام میپذیرد.
(ادامه دارد: در بخش دوم به بررسی دو گام بعدی فرایند برنامهریزی کسبوکار در سال جدید خواهیم پرداخت.)
پ.ن. این مقاله پیش از این در شمارهی اردیبهشت ماه سال 1394 ماهنامهی تدبیر به چاپ رسیده است.
