به‌عنوان یک متخصص حرفه‌ای بسیار پیش می‌آید که به‌دلایل مختلف، نیاز به برقراری ارتباط حرفه‌ای با افراد برجسته‌ی حوزه‌ی کاری خودمان ـ اساتید مشهور، متخصصان و مشاوران برجسته، وبلاگ‌نویسان شناخته شده و … ـ یا شرکت‌های فعال در آن حوزه داشته باشیم. شاید بخواهیم از آن‌ها راه‌نمایی بگیریم، شاید هدف‌مان شروع همکاری با آن افراد باشد و شاید هم بخواهیم ایده یا پیشنهادی به آن‌ها بدهیم.
در این موارد این سؤال مهم پیش می‌آید که چگونه باید این ارتباط را برقرار کنیم؟ آیا ارتباط مستقیم برقرار کنیم یا اینکه به‌دنبال واسطه‌ای برای معرفی شدن بگردیم؟ اگر قرار باشد این ارتباط مستقیم برقرار شود، از چه روشی و چگونه باید ارتباط را برقرار کنیم و چگونه پیام‌مان را به فرد یا شرکت مخاطب برسانیم؟ آیا تفاوتی می‌کند که موضوع این ارتباط، کاری باشد یا دوستانه؟ این سؤالات و بسیاری سؤالات احتمالی دیگر در زمان معرفی خودمان به دیگران در فضای کاری و حرفه‌ای مطرح‌اند که متأسفانه اغلب ما بدون درک حساسیت‌های موجود در زمینه‌ی “اولین تماس”، همان‌جوری که دوست داریم یا فکر می‌کنیم درست است، به خیال خودمان شبکه‌سازی حرفه‌ای” را کلید می‌زنیم و نتیجه‌اش هم این است که پاسخی از طرف مقابل دریافت نمی‌کنیم و همه چیز را هم به‌پای خودبینی و غرور طرف مقابل می‌گذاریم و حتی ذره‌ای فکر نمی‌کنیم که شاید مشکل از روش ما در برقراری ارتباط حرفه‌ای بوده است! بد ندیدم که برای دوستان جوان‌ترم در این زمینه چند نکته‌ی مهم را بنویسم:
۱- انتخاب به‌ترین روش برقراری اولین تماس: بیش از هر چیز باید در مورد روش برقراری تماس تصمیم بگیرید. اصولا زمانی که فرد یا شرکت مورد نظر را مستقیم نمی‌شناسید، به‌ترین روش، ارسال پیام از طریق ایمیل کاری افراد یا شرکت‌ها است که در وب‌سایت‌شان درج شده است. به‌هیچ عنوان سعی نکنید ایمیل شخصی افراد را به‌دست بیاورید. اگر ایمیل کاری را پیدا نکردید، خود وب‌سایت را بررسی کنید، چون در اغلب موارد فرم برقراری تماس روی وب‌سایت قرار داده شده است.
واقعیت این است که پیام‌دهی از طریق پروفایل شخصی افراد در شبکه‌های اجتماعی غیرتخصصی کار جالبی نیست. همان‌قدر که ارسال پیام از طریق شبکه‌ی حرفه‌ای نظیر لینکدین نشان‌دهنده‌ی بلوغ حرفه‌ای شما است؛ ارسال پیغام از طریق سایر شبکه‌ها (به‌ویژه: فیس‌بوک، اینستاگرام و توییتر) به‌ویژه به‌صورت عمومی (نظر دادن پای پست‌های عمومی فرد مورد نظر) کار جالبی نیست (مگر اینکه آن فرد صفحه‌ی عمومی داشته باشد.) فراموش نکنیم که افراد حرفه‌ای هم مثل ما زندگی شخصی دارند و حتما ترجیح‌شان این است که آن را از زندگی کاری‌شان جدا کنند. در مورد شرکت‌ها هم توصیه‌ی جدی می‌کنم از ایمیل یا فرم تماس با ما استفاده کنید. پروفایل شبکه‌های اجتماعی شرکت‌ها راه مناسبی برای اولین تماس حرفه‌ای شما نیست.
استفاده از روش‌های دیگر به‌ویژه پیدا کردن تلفن همراه فرد مورد نظر و تماس گرفتن، پیامک دادن یا ارسال پیغام از طریق اپلیکیشن‌های تماس (نظیر: تلگرام، وایبر و …) را به‌هیچ عنوان توصیه نمی‌کنم؛ مگر اینکه فرد مورد نظر خودش راه تماسی در این شبکه‌ها را به‌صورت عمومی اعلام کرده باشد. این کار بدترین روش برقراری اولین تماس با مخاطب مورد نظرتان است. به این فکر کنید آیا خودتان دوست دارید که فرد ناشناسی به‌ناگاه با شما تماس بگیرد؟
واسطه قرار دادن فردی از آشنایان شما با فرد مورد یا شرکت مورد نظر هم می‌تواند روش مناسبی باشد؛ اما پیشنهاد من این است که به آن به‌عنوان آخرین روش نگاه کنید و فقط در صورتی که نتوانستید به‌هیچ روشی امکان تماس را پیدا کنید، از آن بهره بگیرید. شما فردی حرفه‌ای هستید که جایگاه و شخصیت خاص خودتان را دارید؛ اگر با روش درست با دیگران ارتباط برقرار کنید آن‌ها خود شما را جدی خواهند گرفت!
۲- تعیین استراتژی اثربخش ارسال پیام: بعد از انتخاب روش مناسب برای پیام‌دهی، لازم است استراتژی خود را برای ارسال پیام مشخص کنید. برای این منظور از خودتان بپرسید واقعا چرا به‌دنبال ارسال این پیام و برقراری ارتباط با فرد/شرکت مورد نظر هستید؟ ارسال این پیام چه ارزشی را به زندگی حرفه‌ای شما اضافه می‌کند؟ می‌خواهید در نهایت به چه نتیجه‌ای برسید؟ و البته یک سؤال مهم‌تر: چه دلیلی جز دلایل انسانی وجود دارد تا فرد مورد نظر حاضر شود زمان و تخصص و اعتبار حرفه‌ای‌اش را در اختیار شما قرار دهد؟ خیلی وقت‌ها فکر کردن به این سؤالات باعث می‌شود تا متوجه شوید خیلی هم نیازی به برقراری این ارتباط ندارید! وقتی خودتان نمی‌دانید که از طرف مقابل چه درخواستی دارید و در برابر پاسخ‌گویی به این درخواست قرار است برای او چه ارزشی خلق کنید، به‌تر نیست اصلا وقت خودتان و فرد مورد نظر را تلف نکنید؟ به‌صورت خلاصه لازم است برای تعیین استراتژی اثربخش ارسال پیام به سه سؤال زیر پاسخ دهید:
الف ـ چرا می‌خواهم با این فرد/شرکت ارتباط برقرار کنم؟
ب ـ دقیقا چه چیزی از فرد/شرکت مورد نظر می‌خواهم؟
ج ـ چرا فرد/شرکت مورد نظر باید به این پیام اهمیت و پاسخ دهد؟
اما قبل از شروع به نگارش متن پیام هنوز یک سؤال کلیدی دیگر وجود دارد: آیا این فرد/شرکت به‌ترین مخاطب من برای دستیابی به نتیجه‌ی مورد انتظار از برقراری این ارتباط است؟ اگر پاسخ‌تان به این سؤال یک “آری” از ته دل است، به گام بعدی بروید!
۳- نگارش و ارسال پیام: حالا تازه به نقطه‌ی شروع رسیده‌ایم! براساس استراتژی که در گام قبل تعیین کرده‌اید، نگارش متن پیام را آغاز کنید. پیش‌نویس پیام‌تان را بسیار مختصر و مفید در کم‌ترین تعداد واژه‌ی ممکن و در قالب ساختار محتوایی زیر تهیه کنید:
الف ـ خودتان را معرفی کنید (یک معرفی کوتاه و مختصر کافی است! چه به‌تر لینک پروفایل لینکدین‌تان یا رزومه‌تان را ضمیمه کنید.)
ب ـ دقیقا از مخاطب (فرد/شرکت) چه می‌خواهید؟ او باید برای شما چه کاری انجام دهد؟
ج ـ چرا مخاطب پیام شما دقیقا همان فردی است که می‌تواند این کار را برای شما انجام دهد؟
د ـ چه دلیلی وجود دارد مخاطب این کار را برای شما انجام دهد؟ شما چه کاری می‌توانید در برابر آن برای مخاطب انجام دهید؟ (این بخش اجباری نیست و لطفا اگر تنها دلیل‌تان عواطف انسانی است از نوشتن آن خودداری کنید!)
ه ـ تشکر و تقدیر و خداحافظی. 🙂
قبل از ارسال نهایی پیام، پیش‌نویس را چندین و چندین بار بخوانید و ویرایش کنید. حواس‌تان باشد که به‌هیچ عنوان داشتن غلط املایی و نگارشی پذیرفتنی نیست. حتی بیش‌تر از دقت به درست‌نویسی لازم است به لحن نوشته‌تان دقت کنید. لحن نوشته‌ی شما نباید دچار سه آفت زیر باشد:
- شکسته‌نویسی و استفاده از زبان محاوره (کار حرفه‌ای از صمیمیت جدا است!)
- لحن التماس‌گونه و تحقیر خود!
- نگاه کردن از بالا به مخاطب (دست پیش گرفتن) و نوشتن با غرور (حتی اگر واقعا از مخاطب مورد نظرتان جایگاه بالاتری دارید!)
بعد از اینکه از نهایی شدن متن پیام مطمئن شدید، آن را از طریق روشی که در گام اول مشخص کردید، برای مخاطب مورد نظر ارسال کنید و منتظر باشید تا پاسخ‌تان را دریافت کنید. خیلی وقت‌ها فرد/شرکت مورد نظر ممکن است نتوانند فوری به پیام شما پاسخ دهند؛ بنابراین ناراحت و عصبی و ناامید نباشید و صبر داشته باشید! و نکته‌ی آخر هم اینکه برای مخاطب مورد نظر این حق را قائل باشید که به هر دلیلی (صرف نظر از اینکه دلیل مخاطب واقعا هم منطقی و اخلاقی باشد یا نه!) به درخواست شما پاسخی ندهد.
پ.ن. این نوشته را براساس تجربه‌ی شخصی و مطالعات‌ام نوشته‌ام و در نتیجه لزوما تمامی موارد مطرح شده لزوما در همه‌ی شرایط برقرار نیستند. در نهایت این خود شما هستید که براساس دیدگاه و تجربه و حس خود تصمیم می‌گیرید به‌ترین روش برقراری اولین تماس حرفه‌ای با یک مخاطب چیست!
سلام
متشکرم
بسیار عالی و تقریبا به موقع
کاش کمی زودتر میدیدم تا ایده آل میشد!
از اینکه علم خود را به اشتراک میگذارید سپاسگذارم