احتمالا دیده‌اید که وقتی قرار است یک فروشگاه جدید در جایی افتتاح شود یا مغازه‌ای تغییر کاربری بدهد، مدتی شیشه‌های آن با روزنامه و کاغذ و … گرفته می‌شود تا آن داخل، اتفاقاتی بیافتد. خیلی وقت‌ها این تغییرات صرفا شامل کمی رنگ‌آمیزی و تعمیرات داخلی است؛ اما در مورد بعضی از کسب و کارها دامنه‌ی تغییرات بسیار گسترده‌تر است و ممکن است چند ماهی طول بکشد. مثلا ممکن است یک تغییر دکوراسیون اساسی در داخل مغازه انجام شود یا ویترین‌های جدیدی بسته به نوع فروشگاه در آن‌جا نصب شوند. خیلی وقت‌ها ممکن است حتی در یک فروشگاه با کاربری ثابت هم به‌دلایل مختلف ـ مثلا زیباتر شدن مغازه برای جذب مشتریان بیش‌تر ـ هم تغییراتی اتفاق بیافتد. هر کدام از این حالت‌ها که باشد، برای ایجاد این تغییرات هم به فکر نیاز داریم و هم به تجهیزات و ابزار.
کسب و کار کوچک ما لزوما که فروشگاه فیزیکی ندارد؛ اما هر کسب و کاری که داشته باشیم، لازم است گروهی از ابزارها و تجهیزات را برای کارمان تهیه کنیم و سپس آن‌ها را جوری در کنار هم قرار دهیم که به بهترین شکل ممکن از آن‌ها استفاده شود. توجه کنید که در این‌جا منظورم از ابزارها و تجهیزات لزوما سخت‌افزاری نیست: در بعضی از کسب و کارها نرم‌افزارهای مورد استفاده اهمیت‌شان بسیار بیش‌تر از سخت‌افزارها است.
بگذارید از یک زاویه‌ی دید دیگر هم به ماجرا نگاه کنیم تا ملموس‌تر شود: منظورم از ابزارها تجهیزات، هر چیزی است که برای‌اش پول می‌دهیم تا از آن در کسب و کارمان استفاده کنیم و ماندگار هم هست. یعنی مثل مواد اولیه نیستند که با مصرف کردن‌شان در همان زمان از بین بروند و می‌شود روی استفاده از آن‌ها برای مدت‌ها (و شاید سال‌ها) حساب کرد. به بیان بهتر، ابزارها و تجهیزات همان “دارایی”های ما هستند که با “سرمایه‌گذاری” آن‌ها را تهیه می‌کنیم.
خوب از کجا بفهمیم که به چه چیزهایی نیاز داریم؟ این سؤال یک جواب میان‌بر دارد و یک جواب روش‌مند. این‌جا هر دو را مرور می‌کنیم:
الف ـ پاسخ میان‌بر: از یک نگاه کل‌نگر، ابزارها و تجهیزات مورد نیاز ما به سه دسته تقسیم می‌شوند:
- تجهیزات و ابزارهایی که مستقیما در فرایند تولید محصول یا ارائه‌ی خدمت ما استفاده می‌شوند: مثلا در یک کافی‌شاپ، دستگاه قهوه‌ساز جزو این دسته است. در یک دفتر خدمات اینترنتی، رایانه‌ها و تجهیزات شبکه از این نوع هستند. در یک آموزشگاه آشپزی، اجاق گاز و فر و لوازم آشپزی از این نوع هستند. در یک کسب و کار اینترنتی، وب‌سایت (بله! وب‌سایت!) شما این‌گونه است.
- تجهیزات و ابزارهایی که در فرایند تولید محصول یا ارائه‌ی خدمت کاربرد غیرمستقیم دارند: مثلا در همان کافی‌شاپ، میز و صندلی و لیوان و بشقاب و قاشق و چنگال از این دسته‌اند. در دفتر خدمات اینترنتی، هم به‌همین شکل میز و صندلی جزو واجبات ارائه‌ی خدمت هستند. در آموزشگاه آشپزی هم احتمالا میز چنین کارکردی دارد. البته فراموش نکنید که پیشخوان و دخل هم از این نوع هستند!
- تجهیزات و ابزارهایی که در خود فرایند فرایند تولید محصول یا ارائه‌ی خدمت استفاده نمی‌شوند؛ اما لازم‌اند: این یکی شاید خیلی ملموس نباشد؛ اما لازم است به آن‌ها هم فکر کنیم. برای کسب و کارهای رسمی‌تر و اداری‌تر معمولا مبلمان اداری، لوازم پذیرایی و … از این نوع‌اند. اما مثال‌های دیگری هم هست: مثلا اگر کسب و کار ما شرکتی است که در آن جلسات مختلفی برگزار می‌شود؛ احتمالا میز کنفرانس و ویدئو پروژکتور یا یک تلویزیون برای نمایش اسلایدها از این نوع‌اند. یا در یک کسب و کار هنری از نوع سینمایی و تبلیغاتی، آرشیو کتاب و مجله و فیلم از این نوع‌اند تا بشود هر از گاهی با مرور آن‌ها الهامات جدیدی گرفت. و همین‌طور مثال‌هایی دیگر.
ب ـ پاسخ روش‌مند: در هر حال برای این‌که کشف کنید به چه چیزهایی نیاز داریم، لازم است کارهای زیر را انجام دهیم: روش‌های انجام کارها را در کسب و کارتان بررسی کنید. ببینید به‌ازای هر فعالیت به چه ابزارها و تجهیزاتی نیاز هست. همان سه نوع تجهیزاتی که در بالا گفتیم می‌تواند در این تحلیل به شما کمک کند. حتما بعضی از ابزارها و تجهیزات در فعالیت‌های مختلفی کاربرد دارند و برخی دیگر خاص یک فعالیت هستند. برای کشف این ابزارها و تجهیزات هم لازم نیست خودتان خیلی فکر کنید: خیلی وقت‌ها کافی است به کسب و کار مشابه یا رقیب‌تان سری بزنید!
پایان درس چهاردهم. در درس بعدی در ادامه‌ی این پست، در مورد روش تهیه‌ی ابزارها و تجهیزات مورد نیاز صحبت خواهیم کرد.
