نویسنده: جینا تراپونی/ مترجم: علی نعمتی شهاب
همه‌ی مدیران بخش اعظمی از زمان کاری روزانه‌شان را بیش از اندازه‌ای که دوست دارند در جلسات مختلف می‌گذرانند. جلسات جریان کاری شما را دچار وقفه می‌کنند، ساعت‌هایی را می‌بلعند که می‌توانستید از آن‌ها با بهره‌وری بیشتری استفاده کنید و از آن بدتر خستگی را افزایش می‌دهند. در حالی که جمع کردن آدم‌ها در یک اتاق برای بحث درباره‌ی یک موضوع می‌تواند تنها راه ممکن برای تصمیم‌گیری باشد، برخی شرکت‌ها این قانون را کنار گذاشته‌اند تا تعداد جلساتی را که زمان انسان‌ها را هدر می‌دهند، کم کنند.
لازم به یادآوری نیست که یک رهبر خوب که در زمان مشخصی جلسه را آغاز می‌کند و جلسه را براساس یک دستور جلسه‌ی مشخص پیش می‌برد، باعث افزایش بهره‌وری جلسه می‌شود. در این‌جا به چند تکنیک پیش‌رفته برای قرار دادن جلسات در مسیر درست اشاره می‌شود:
زمان باقی‌مانده را با یک کرونومتر محاسبه کنید. جلساتی که دیر شروع و طولانی می‌شوند، پیش پا افتاده‌تر از آنی هستند که باید باشند. مجله‌ی بیزینس ویک گزارش کرده که جلسات بزرگ گوگل به دلیل وجود یک ساعت تیک تاکی واضح، به برنامه‌ی زمانی تعیین شده مقید می‌مانند.
برای افزودن یک فشار کوچک که جلسات را متمرکز بر موضوع نگاه دارد، در گردهم‌آیی‌های گوگل یک تایمر عظیم بر دیووارها قرار می‌گیرد که دقایقی را که صرف یک جلسه یا موضوع خاص شده را می‌شمارد.
همه را ایستاده نگه دارید. وقتی پای آدم درد بگیرد، هیچ کس دوست ندارد که در گوشه‌ای از جلسه لنگر بیندازد. بلاگری با نام جان تروسکو نوشته جلسات ایستاده‌ی رسمی در شرکتی در لس‌آنجلس که وی در آن‌جا کار می‌کرد، آن‌ها را اثربخش‌تر و سریع‌تر کرده بود:
“به جای نشستن پشت یک میز سنتی کنفرانس، ما صندلی‌های‌مان را از اتاق جلسه بیرون می‌بردیم و در همان حالی که داشتیم راه می‌رفتیم، جلسه را برگزار می‌کردیم. خوب این طری زمان جلسات به شدت کاهش می‌یافت، چون آدم‌ها دوست نداشتند زیاد بایستند. به این ترتیب زمان جلسات از ۳۰ تا ۶۰ دقیقه به چیزی نصف آن کاهش یافت در حالی که جلسات به نتایج خوبی هم منجر می‌شدند.”
انحراف از موضوع را ممنوع کنید. تاد ویلکنز از شرکت طراحی “ادپتیو پد” می‌گوید او آدم‌ها را با درخواست از همه برای کنار گذاشتن لپ‌تاپ‌ها، آی‌فون‌ها و بلک‌بری‌های‌شان در زمان جلسه بر موضوع متمرکز نگاه می‌دارد. او آن‌قدر این موضوع را دنبال می‌کند تا اتفاق بیفتد: او به کسانی که در جلسه به صورت پنهانی ای‌میل‌های‌شان را چک می‌کنند اعلام خطر می‌کند و حتی از همه می‌خواهد گوشی‌های موبایل‌شان را در جعبه‌ای در گوشه‌ی اتاق جلسه بگذارند.
هیچ وقت برای جلساتی بیش‌تر از ۳۰ دقیقه برنامه‌ریزی نکنید. در شرکت توسعه‌ی نرم‌افزارهای کاربردی ۳۷Signals جلسات به ندرت اتفاق می‌افتند، چرا که مضر تصور می‌شوند. اما اگر واقعا به جلسه‌ای نیاز باشد چه؟ نگذارید بیش از ۳۰ دقیقه طول بکشد، با یک موضوع کاملا خاص وارد آن شوید و جلسه را “بر محل بروز مشکل متمرکز کنید” ـ کدها، شیوه‌ی طراحی، مستندات و اعداد را جلوی چشم خودتان بگذارید.
بعضی اوقات تنها نگهداری تجربیات خوب جلسات در جلوی چشم در هنگام یک گردهم‌آیی می‌تواند یاری‌بخش باشد. در ساختمان مرکزی اوریلی (O’Reilly’s) ـ بنگاه انتشاراتی معروف حوزه‌ی تکنولوژی ـ خطوط راه‌نمای جلسات روی دیوار همه‌ی اتاق‌های کنفرانس نوشته شد‌ه‌اند!