بهترین روش برای استفاده از ۵ دقیقه‌ی آخر روز کاری‌تان

طولانی اما بسیار بسیار خواندنی!

نویسنده: پیتر برگمان / مترجم: علی نعمتی شهاب

جولی آنکو سرپرست یکی از بخش‌های یک شرکت خرده‌فروشی که من با آن کار می‌کردم در خطر اخراج شدن قرار داشت. اشکال کار او عجیب بود: او دارای عملکردی عالی بود! او در طول یک سال گذشته برای ارتقای یکی از برندهای شرکت، کاری کرده بود که از مجموع نتایج افراد قبلی در ۵ سال گذشته بیش‌تر بود.

مسئله این بود که او مانند یک خرس کار می‌کرد. او از آن‌چه حد طاقت انسانی به نظر می‌رسید بیش‌تر کار می‌کرد و از دیگران نیز همین انتظار را داشت و اغلب، وقتی سایرین نمی‌توانستند پا به پای او کار کنند، جوش می‌آورد. جولی سبقت‌جو و انحصارگرا هم بود: او می‌خواست حرف آخر را در تمام تصمیماتی که به‌نوعی به برند او مربوط می‌شد خودش بزند؛ حتی زمانی که همکاران‌اش از نظر فنی اختیار تصمیم‌گیری در آن مورد را داشتند. او به دیگران خوب گوش نمی‌کرد، به ‌آن‌ها تفویض اختیار نمی‌نمود و به آن‌ها کمک نمی‌کرد که احساس خوبی در مورد خودشان یا گروه کاری‌شان داشته باشند. و به این ترتیب هر چند که او ساعات زیادی را به کار کردن می‌گذراند، اوضاع خراب‌تر می‌شد.

اما هیچ کدام از این‌ها آن چیزی نبود که او را در خطر اخراج شدن قرار داده بود. مشکل اصلی این بود که او اصلا فکر نمی‌کرد که مشکلی دارد.

از من خواسته شد با او کار کنم و گام اول من مصاحبه با همه‌ی کسانی که با او کار می‌کردند، بود تا موقعیت را درک کنم و دیدگاه آن‌ها را به جولی منتقل کنم.

وقتی بازخوردها را به او منتقل کردم او پاسخی حیرت‌انگیز به من داد: “من نمی‌دونستم این کارها بده؛ اما خوب تعجب هم نکردم.” من پرسیدم چرا؟

“این بازخور درست همون چیزیه که من در شرکت قبلی دریافت کردم و به همین دلیل اون‌جا را ترک کردم.” می‌توانیم به جولی نگاهی بیاندازیم و به بی‌تفاوتی‌اش بخندیم؛ چرا که نتیجه‌ی بی‌علاقه‌گی او به کشف دلایل شکست‌‌های‌اش، باعث تکرار شکست‌ها می‌شود. اما این خنده، می‌تواند خنده‌ای عصبی باشد؛ چرا که بسیاری از ما ـ از جمله خود من ـ همین کار را می‌کنیم.

من معمولا از این‌که در بسیاری اوقات اتفاقی دوباره برای من رخ می‌دهد بدون این‌که خودم متوجه شوم، تعجب می‌کنم. من معتقدم که بسیاری از ما با بالا رفتن سن‌مان هوش‌مندتر می‌شویم. با این وجود، خیلی از اوقات همان اشتباهات گذشته را تکرار می‌کنیم. آن روی سکه ـ که آن هم چندان جالب نیست ـ این است که ما تعداد زیادی از کارها را درست انجام می‌دهیم و بعدها در تکرارشان شکست می‌خوریم.

یک دلیل ساده برای این موضوع وجود دارد: ما به ندرت زمان کافی را برای توقف، کشیدن یک نفس عمیق و تفکر درباره‌ی این‌که چه چیزی کار می‌کند و چه چیزی نه، در نظر می‌گیریم. همیشه کارهای زیادی برای انجام دادن وجود دارند و وقتی برای بازتاب نتایج وجود ندارد. من زمانی از خودم پرسیدم: اگر هر سازمان بتواند تنها یک درس را به کارکنان‌اش بیاموزد، چه چیزی بیش‌ترین تأثیر را خواهد داشت؟ پاسخ خیلی سریع و روشن به ذهن‌‌ام رسید: به آدم‌ها یاد بدهید که یاد بگیرند ـ این‌که چگونه به رفتار گذشته‌‌شان بنگرند و چیزهایی که درست کار کرده‌اند را کشف کنند و آن‌ها را تکرار کنند؛ آن هم در حالی که صادقانه دارند کارهای اشتباه گذشته را تغییر می‌دهند.

اگر کسی بتواند این کار را درست انجام دهد، هر چیزی خود به خود مورد توجه او قرار خواهد گرفت. به این شکل است که انسان‌ها دانش‌جویان مادام‌العمر می‌شوند. و به همین شکل است که شرکت‌ها به شکل سازمان یادگیرنده در می‌آیند. این امر نیازمند اعتماد به نفس، شفافیت و از بین بردن رفتار تدافعی است. چیزی هم در این میان هست که خیلی به آن نیاز نداریم: زمان زیاد!

در واقع این کار چند دقیقه بیش‌تر وقت نمی‌خواهد؛ اگر بخواهم دقیق بگویم تنها ۵ دقیقه کافی است: یک توقف کوتاه در آخر روز و کشف این‌که چه چیزی کار می‌کند و چه چیزی نه.

روش کار این‌گونه است:

هر روز پیش از ترک دفترتان زمان کوتاهی را برای تفکر در مورد اتفاقاتی که رخ داده کنار بگذارید. به تقویم‌تان نگاه کنید و برنامه‌های‌تان را با آن‌چه واقعا به وقوع پیوسته ـ جلساتی که شرکت داشته‌اید، کارهایی که به پایان رسانده‌اید، مکالماتی که داشته‌اید و آدم‌هایی که با ‌آن‌ها تعامل داشته‌اید (حتی اگر این تعامل درگیری بوده باشد!) ـ مقایسه کنید. سپس از خودتان سه مجموعه سؤال زیر را بپرسید:

• اوضاع چطور پیش رفته است؟ چه موفقیت‌هایی را تجربه کرده‌ام؟ در برابر چه چالش‌هایی مقاومت کرده‌ام؟
• امروز چه چیزهایی یاد گرفته‌ام؟ درباره‌ی خودم؟ درباره‌ی دیگران؟‍ چه کارهایی را می‌خواهم فردا متفاوت از امروز انجام بدهم؟
• چگونه با دیگران تعامل داشته‌ام؟ لازم است کسی را مطلع بکنم؟ یا از کسی تشکر بکنم؟ یا از کسی سؤالی بپرسم؟ یا به او بازخورد بدهم؟

سؤالات بخش آخر برای نگهداشت و رشد روابط با دیگران بسیار باارزش است. زدن یک ـ یا حتی سه تا ـ ای‌میل وقت زیادی از شما نمی‌گیرد تا سپاس‌تان را از مهربانی کسی ابراز دارید، از دیگری سؤالی بپرسید یا آن یکی را در جریان وضعیت پروژه قرار دهید.

اگر ما این تأمل را درباره‌ی روزی که گذشت نداشته باشیم، سزاوار از دست دادن این‌گونه ارتباطات غیرررسمی و باارزش هستیم. و اغلب ما این اشتباه را مرتکب می‌شویم. اما در جهانی که ما برای دستیابی به کوچک‌ترین خواسته‌مان به دیگران وابسته‌ایم، حفظ این روابط حیاتی‌اند.

پس از چند گفتگوی طولانی با جولی، او اثربخشی کم کردن سرعت‌ کارش و دیدن دیگرانی که دور و برش هستند را پذیرفت. او متوجه شد که او خیلی سخت و سریع کار می‌‌کرده و در حالی که نتایج با کیفیتی را تحویل می‌داده، علیه خودش کار می‌کرده است و به این ترتیب هم شغل خود را در معرض خطر قرار داده و هم اوضاع را برای دیگران سخت‌تر کرده است.

بنابراین به‌تدریج و در چارچوب یک نظم عالی، او شروع به تغییر دادن خودش کرد. کم‌کم دیگران هم تغییر یافتن او را درک کردند. من با این‌که می‌دانستم که همه چیز رو به راه است؛ برای‌اش پیامی گذاشتم که در طول چند هفته‌ی بعد اگر مشکلی داشت به من زنگ بزند؛ اما او همان روز عصر زنگ زد.

“سلام پیتر. فقط خواستم بدونی که تماس تو را دریافت کردم و خواستم از توجهی که به من داشتی تشکر کنم. من الان با اعضای تیم‌ در حال صرف چای هستم. چند روز دیگه بهت زنگ می‌زنم.”

و خوب، او چند روز بعد به قول‌اش وفا کرد.

منبع