احتمالا تجربه کرده‌اید که در زمان دندان‌درد، معمولا درد در دندان خراب احساس نمی‌شود و بیش‌تر دندان‌های کنار آن درد می‌کنند. در کسب و کارها هم در بسیاری اوقات همین اتفاق رخ می‌دهد. بنابراین درمان واقعی دردهای سازمانی، نیازمند کشف درد واقعی است. در اما چطور درد واقعی را کشف کنیم؟ پاسخ من این است: با طرح سؤالات درست.
شاید شنیده باشید که می‌گویند سؤال درست پرسیدن، نصف بیش‌تر راه‌حل مسئله است. سؤال درست می‌تواند باعث شود تا زوایای پنهان یک درد سازمانی کشف شود و ریشه‌های واقعی یک مشکل شناسایی شود. تجربه نشان می‌دهد که در بسیاری موارد، دردها نشانه‌های مشکلاتی که ما فکر می‌کنیم در سازمان‌مان وجود دارند نیستند! و این‌جاست که اهمیت طرح سؤالات درست، مشخص می‌شود. اما چطور درست سؤال کنیم!؟
ابتدا بیایید به یک سؤال دیگر پاسخ دهیم: چرا سؤالات درستی نمی‌پرسیم؟ پاسخ این است که ما برای اغلب مسائل، راه‌حل‌های از پیش تعیین شده داریم. خیلی وقت‌ها مشکل اصلی در حقیقت راه‌حل معمول برای یک مسئله است و ما باید اول مشکلِ “درست نبودن راه‌حل” را حل کنیم! در واقع ما همیشه به‌دنبال پیچی می‌گردیم که آچارمان به آن بخورد!
بنابراین برای پرسیدن سؤالات درست، باید اول کلیشه‌ها و سنت‌ها را کنار بگذاریم و بعد، سؤالات جدیدی بپرسیم. یک راه دیگر هم این است که سؤالات قدیمی را به‌روشی جدید مطرح کنیم. به‌عبارت بهتر: لازم است با یک ورق کاغذ سفید برای نوشتن سؤالات شروع کنیم!
کسب این مهارت نیازمند تمرین بسیار زیاد است. شخصا فکر می‌کنم این می‌تواند یک تمرین فوق‌العاده عالی برای درک بهتر مفاهیم و مسائل باشد: سعی کنیم هر از گاهی با سؤالاتی جدید یا متفاوت، خودمان را در مورد یک مفهوم که فکر می‌کنیم کاملا درک کرده‌ایم، به چالش بکشیم! همین تمرین کردن به ما این اجازه را می‌دهد تا در دنیای واقعی ـ مخصوصا در جایگاه یک مدیر ـ بتوانیم سؤالات درستی طرح کنیم و با رسیدن به عمق مسئله‌ی واقعی و بعد پیدا کردن یک راه‌کار مناسب، درد واقعی را درمان کنیم!
برای بهبود کیفیت اطلاعات دریافتی از یک مشتری، هیچ روشی بهتر از پرسیدن پرسش‌های کوتاه نیست. ما همه می‌توانیم زمان‌های بسیاری را به‌یاد بیاوریم که روبروی یک مشتری نشسته بودیم تا کمک‌اش کنیم ـ و می‌دانستیم که می‌توانیم کمک‌اش کنیم؛ البته اگر اطلاعاتی درباره‌ی نیازها و اهداف‌اش به ما می‌داد!
مشکل این است که بدون توجه به این‌که چه پرسشی را مطرح می‌کنیم، پاسخ یکسانی دریافت می‌کنیم: یک “نمی‌دانم” چاق و چله! (یا چیزی شبیه آن.) سپس اغلب ما بدون فکر کردن، به جامه‌ی فروشندگی (و البته مشاوره‌ی) خودمان درمی‌آییم و شروع می‌کنیم به تشریح همه‌ی چیزهایی که از دید ما مشتری به آن‌ها نیاز دارد. متأسفانه وقتی زمان توافق بر سر فروش ـ یا جمع‌بندی اطلاعات دریافتی از افراد ـ فرا می‌رسد، مشتری ناراضی است.
مشکل ما در تعامل با این نوع مشتریان این است که ما نیاز داریم تا روش بهتری را برای ترغیب آن‌ها و مجبور کردن‌شان به فکر کردن درباره‌ی آن‌چه می‌خواهند یا نیاز دارند ـ و سپس انتقال این اطلاعات به خودمان ـ بیابیم.
پاسخ این مسئله؟ پرسش‌های کوتاه. من باور دارم پرسش‌های کوتاه برای شما پاسخ‌های بلندی را به‌همراه خواهند داشت (در حالی که پرسش‌های بلند، پاسخ‌های کوتاه را دریافت می‌کنند.) چیزی که اغلب اتفاق می‌افتد این است که ما در هنگام گفتگو با مشتری، سؤال‌هایی از آن‌ها می‌پرسیم که مطمئنیم ساده‌اند؛ اما در حقیقت این سؤالات تنها برای ما ساده‌اند. برای کسی که با محصولات و خدمات ـ و در حالت کلی‌تر کار ما و اطلاعاتی که نیاز داریم ـ ناآشناست؛ پرسش‌های ما پیچیده‌اند.
برای مثال ما ممکن است سؤالی پرسیم که دو پاسخ متناقض دارد. در نتیجه پاسخ مشتری از آن چیزی که ما تنها به آن نیاز داریم منحرف می‌شود. و این موضوع باعث نگرانی مشتریان و بروز واکنش‌هایی مثل شانه بالا انداختن یا نگاه‌های متعجب به ما می‌شود.
چیزی که ما نیاز داریم پرسیدن سؤال‌های کوتاه است. ساده‌ترین شکل آن‌ها، سؤالاتی مثل “چرا” و “چگونه” هستند. یا ممکن است این شکلی به نظر برسند: “می‌توانید برای من مثالی بزنید؟” یا “می‌شود لطفا دوباره این موضوع را توضیح دهید؟”
هر چقدر سؤال کوتاه‌تر باشد؛ احتمال بیش‌تری می‌رود که پاسخ طولانی‌تری دریافت کنیم. گام بعدی پرسیدن سؤال کوتاه دیگری است که به سؤال قبلی مرتبط است. خوبی این روش این است که به مشتری اجازه می‌دهد همه‌ی حرف‌های‌اش را بزند. بدین ترتیب آن‌ها در طول گفتگوی‌شان با شما، نیازها و منافع مورد انتظار خود را برای شما بیان می‌کنند. آن‌ها اهداف‌شان را به شما می‌گویند و همه‌ی اطلاعاتی را که شما برای پاسخ‌گویی به آن‌ها به بهترین شکل ممکن به آن‌ها نیاز دارید، در اختیار شما قرار می‌دهند.
وقتی از رویکرد پرسش‌های کوتاه استفاده می‌کنید، تنها لازم است دو نکته را به‌یاد داشته باشید. اول: از مشتری سؤال ساده و روشنی بپرسید که می‌دانید حتما به آن پاسخ می‌دهد. بعد از این‌که به سؤال شما جواب داد، رویکرد پرسش‌های کوتاه را با پرسیدن این‌که “می‌توانید مثال دیگری برای من بیان کنید؟” پی بگیرید. سپس کمی صبر کنید و به مشتری اجازه بدهید تا به شما اطلاعات بیش‌تری را بدهد. در این‌جا گفتگو را با پرسش‌های کوتاهی مثل: “چطور؟” یا “چرا؟” ادامه دهید. در واقع شما باید هر کاری را که می‌توانید برای تشویق آن‌ها به طولانی‌تر کردن گفتگو انجام دهید.
قانون دومی که باید به‌یاد داشته باشید این است که به‌صورت ثابت سؤال‌های کوتاه یکسانی را نپرسید. اگر این کار را بکنید، مثل یک کودک ۳ ساله به نظر می‌رسید و نه یک فروشنده ـ یا مشاور ـ حرفه‌ای (که خودتان او را می‌شناسید!) بهترین روش اجتناب از این اشتباه، انتخاب یک نکته از میان سخنان طرف مقابل و بررسی آن نکته تا جزیی‌ترین سطح ممکن است.
وقتی روی جزئیات مربوط به یک موضوع خاص تمرکز می‌کنید، مهارت‌های گوش دادن خود و توان خود را برای تشخیص درست اطلاعات به‌نمایش می‌گذارید. خوبی این رویکرد این است که اگر کار کند، مشتری اغلب اوقات همان چیزی را به شما می‌گوید که می‌خواهد و از شما هم در مورد ویژگی‌ها و مزایای محصولات و خدمات شما خواهد پرسید.
پرسش‌های کوتاه برای شما پاسخ‌های بلند را به ارمغان می‌آورند. پرسش‌های طولانی، پاسخ‌های کوتاه را در پی دارند. شما اختیار دارید رویکرد منتخب خودتان را برگزینید؛ اما اگر می‌خواهید واقعا درباره‌ی نیازهای مشتری چیزی بفهمید، پرسیدن سؤال‌های کوتاه شما را سریع‌تر به مقصد خواهد رساند.
خروجی اصلی کار شما به‌عنوان یک مشاور، حل مسئله‌ی کارفرما است. در فرایند حل مسئله قرار است به تغییراتی که سازمان را از آن‌چه هست (As-Is) به آن‌چه باید باشد (To-Be) دست پیدا کنیم. برای تعیین آن آینده‌ی مطلوب مورد نظر چه باید کرد؟ آیا باید آینده‌ای را به صورت انتزاعی و جدا از شرایط و وضعیت واقعی سازمان برای آن تجویز کرد؟ نقش مدیران و کارکنان سازمان در تعیین وضعیت مطلوب چیست؟ این سؤالات به‌ویژه زمانی که تیم مشاوره قصد حل مسائل کلانی چون تدوین استراتژی را داشته باشند، بیش‌تر رخ می‌نمایند. تردیدی نیست که باید به نوعی از دیدگاه‌ها، دانش‌ها و مهارت‌های افراد تأثیرگذار سازمان نیز برای تدوین وضعیت مطلوب سازمان نیز بهره گرفت. چگونه؟ شاید دست یافتن به پاسخ چند سؤال زیر بتواند به ما در این زمینه کمک کند. تلاش کنید تا بفهمید افراد تأثیرگذار سازمان:
برای چه فکر یا ایده‌ای بیش‌ترین اهمیت را قائل هستند؟
چه آرزوهایی دارند؟
چه امیدواری‌هایی دارند؟
ترس‌های آنان چیست؟
چه اعتقاد و باوری نسبت به آینده دارند؟ در واقع آینده را چطور می‌بینند؟
برای فهمیدن پاسخ این سؤال‌ها می‌توانید از خودشان بپرسید؛ اما خوب در این مورد به نظر می‌رسد روش‌های غیرمستقیم و غیررسمی بهتر جواب می‌دهند.
