اصول مديريت

53 پست

معرفی کتاب: شرکت سهامی حیوانات

این پست کمی (!) طولانی است ولی لطفا هم خودتان بخوانید و هم به مدیران‌تان بدهید که بخوانند؛ چرا که ایده‌های مدیریتی ساده و در عین حال بسیار مهمی را مطرح می‌کند (نکات جالب‌ برای خودم را بولد کرده‌ام.)

شرکت سهامی حیوانات یک رمان مدیریتی است؛ داستانی که در آن نویسندگان سعی می‌کنند تا در قالب تمثیل، اصول کلی اداره‌ی سازمان‌ها را برای خواننده بیان کنند. پیش از هر چیز اسم کتاب خواننده را به خود جلب می‌کند، اسمی که کاملا اثر جاویدان جورج اورول نویسنده‌ی انگلیسی قرن بیستم در نقد سوسیالیسم و کمونیسم (به‌ویژه از نوع روسی‌اش) ـ یعنی قلعه‌ی حیوانات ـ را به خاطر می‌آورد. جالب است که در مطالعه‌ی کتاب هم کاملا این حدس تقویت می‌شود که نویسندگان کتاب‌شان را براساس همان ایده‌ی اورول نگاشته‌اند؛ با این تفاوت که این بار دیگر خبری از توتالیتاریسم خوکی (!) نیست و یک خوک خیرخواه و باهوش با همکاری دیگر حیوانات موفق می‌شود براساس اصول اولیه‌ی مدیریت و البته بر بستر یک اقتصاد رقابتی، توطئه‌های انسان‌ها را ناکام بگذارد و کشتی مزرعه‌ی گودی را به ساحل نجات برساند. تقریبا اغلب شخصیت‌های کتاب معادلی برای شخصیت‌های مشابه‌شان در قلعه‌ی حیوانات هستند؛ از جمله مو که معادل ناپلئون (خوک بدطینت قلعه‌ی حیوانات) گرفته شده یا اسب بارکش و بز پیری که در هر دو قصه حضور دارند؛ هر چند رفتارشان با یکدیگر متفاوت است (فقط گوسفندهاش نبودند متأسفانه!)

همه چیز از آن‌جا آغاز می‌شود که گودی ـ صاحب مزرعه ـ که دیگر پیر و ناتوان شده است، تصمیم‌ می‌گیرد که خود را بازنشست کند و برای استراحت به خانه‌ی سالمندان برود. از آن‌جایی که او فرزندی و وارثی ندارد، تصمیم می‌گیرد که اداره‌ی مزرعه را به حیوانات بسپارد. و در این میان خوکی خردمند به نام مو زمام امور را به‌عنوان مدیر مزرعه در دست می‌گیرد و قصه از همین جا آغاز می‌شود. در این میان فردی سوداگر به نام بیگز هم هست که می‌خواهد به هر قیمتی که شده مزرعه را از حیوانات بقاپد و با تأسیس یک مرکز تجاری، سود سرشاری را به جیب بزند. بنابراین مو هم وظیفه‌ی اداره‌ی مزرعه را به دوش می‌کشد و هم باید فکری برای مقابله با ترفندهای بیگز بکند.

مو تصمیم می‌گیرد اصول اداره‌ی مزرعه را یاد بگیرد. در طی داستان با مو در رشد قابلیت‌های مدیریتی و دانش او همراه هستیم و در خلال همین همراهی، ما نیز اصول مدیریت را یاد می‌گیریم. به نظرم جزئیات داستان چندان اهمیتی ندارند و تنها ایده‌های مدیریتی مطرح شده مهم هستند. بنابراین در این گزارش تنها به ذکر ایده‌های مدیریتی بیان شده در فصل‌های مختلف کتاب اکتفا می‌شود:

فصل اول: مو معتقد است: مدیریت یادگرفتنی است! (ص ۱۴) و تجارت یعنی محصول را به قیمتی بالاتر از قیمت تمام شده‌ی خودمان بفروشیم. (ص ۱۴)

فصل دوم: مو تمامی کتاب‌های بیزینسی موجود در بازار را می‌خرد و مشغول مطالعه‌ی آن‌ها می‌شود. نتیجه این‌که: در تجارت، راه‌برد مهم‌ترین چیز است (ص ۱۹)، کتاب‌های پرفروش مدیریت در عمل کاربردی ندارند؛ چون پیشنهادات آن‌ها با یکدیگر متناقض است! (ص ۱۹) مو شروع به کار روی یک طرح تجاری می‌کند که البته به نتیجه‌ای هم نمی‌رسد ]آیا واقعا هم لازم است!؟[ (ص ۲۱) در مزرعه تنها یک نفر از شغل‌اش راضی است و آن هم مترسک است هر چند او هم بعدا با تلقین دشمن‌اش یعنی یک کلاغ دچار نارضایتی می‌شود! باید توجه کرد که کارکنان سازمان ویژگی‌ها و توانایی‌های مختلفی دارند و شغل هر کس باید با توانایی‌های او سازگار باشد (مثلا مترسک بعدا تصمیم‌ می‌گیرد که مثل مرغ‌ها تخم بگذارد و مو هم چون مدیری مردمی است می‌پذیرد!) (ص ۲۹) استرس شغلی موضوعی مضر برای سلامت روحی و جسمی کارکنان است و البته امنیت شغلی هم اهمیت بسیار زیادی دارد (ص ۳۰)

فصل سوم: مدیر ارتباطات سازمان باید کسی باشد که روابط عمومی خوبی داشته باشد (به همین دلیل در مزرعه خروس برای این پست انتخاب می‌شود!؛ ص ۳۱) مدیران متفاوت طرح‌ها و برنامه‌های مختلفی را برای یک سازمان واحد تهیه می‌کنند. در هر حال موفقیت یا شکست سازمان به طرح و برنامه‌ی مدیریت سازمان وابسته است. کارکنان با تغییر مخالفند؛ چون فکر می‌کنند باعث شکست آن‌ها و در سطحی بالاتر سازمان می‌شود (صص ۳۲ و ۳۳) برای موفقیت مدیریت باید سازماندهی را انجام دهد. سه حوزه‌ی کاری اصلی هر سازمان عبارتند از: مدیریت امور اداری، مدیریت عملیات (که شامل تحقیق و توسعه یا R&D نیز می‌شود) و بازاریابی و فروش. (صص ۳۴ و ۳۵) رضایت شغلی یعنی این‌که فرد به کاری که از آن لذت می‌برد گماشته شود و مهارت‌های لازم برای انجام آن کار هم به او یاد داده شود. (ص ۳۸) احساس کارکنان در مورد نحوه‌ی اداره‌ی شرکت مهم است؛ چرا که بهترین راه برای ساده‌تر کردن اداره‌ی شرکت فراهم کردن آسایش بیش‌تر برای افراد است. بنابراین باید ببینیم: ۱- فرد چه کاری را دوست دارد؛ ۲- واقعا برای چه کاری مناسب است؟ تا فرد مناسب را به نقش مناسب تخصیص دهیم. اسم این کار طراحی شغل است. (صص ۳۹ تا ۴۱) یکی دیگر از وظایف مدیریت تمرکز بر رشد فردی کارکنان است (ص ۴۲) که برای آن از ارزیابی ۳۶۰ درجه استفاده می‌شود (ص ۴۳.) مشاغل سازمان دو دسته‌اند: مدیریتی (که کار خط‌مشی‌گذاری، برنامه‌ریزی، هدایت، نظارت و تأمین منابع را انجام می‌دهند) و کارگری (که کارها را انجام می‌دهند!) (ص ۴۳) برای تصدی هر شغل باید معیارهای احراز شغل تعیین شود. (ص ۴۴) رشد عمودی و غنی‌سازی شغلی برای ایجاد رضایت شغلی ضروری است (ص ۴۴) همه‌ی کارکنان از حداقل حقوقی برابر برخوردارند؛ باید دستمزد متناسب با کار به افراد پدراخت شود. (صص ۴۵ و ۴۶) تعیین دستمزد باید براساس ماهیت شغل و عملکرد افراد باشد (ص ۴۷)

فصل چهارم: برای موفقیت سازمان، مدیریت باید وضعیت موجود را بشناسد و سپس با برنامه‌ریزی، سازمان‌دهی مجدد و تأمین منابع به سمت وضعیت مطلوب گام بردارد (ص ۶۱) هر چه افراد بیش‌تر از قابلیت‌های خود استفاده کنند، امکان موفقیت آن‌ها ـ و بالتبع سازمان ـ بیش‌تر می‌شود. (۶۳) فلسفه‌ی پرداخت دستمزد براساس سنوات خدمتی آن است که هر کس کاری را بیش‌تر از بقیه انجام داده باشد، بهتر از همه می‌فهمد آن کار را چگونه باید انجام داد. (ص ۶۴) هر فردی لزوما همه‌ی قابلیت‌های مدیریتی را ندارد؛ ولی می‌تواند با تمرین و ممارست به تعدادی از آن‌ها دست یابد. (ص ۶۵) برای انتصاب افراد به سمت‌ها، باید علاوه بر نتایج حاصل از ارزیابی‌ها، تجربه، تحصیلات، مهارت‌ها و استعدادهای طبیعی، توانایی راهبری و نیازهای سازمان را نیز در نظر گرفت. (ص ۶۹) رضایت شغلی تنها به علاقه‌ی فرد به شغل‌اش و تناسب توانایی‌ها و مهارت‌های‌اش با شغل نیست؛ فرد نیاز دارد که شغل‌اش در سازمان به رسمیت شناخته شود و برای او اعتبار و احترام را به دنبال داشته باشد. (ص ۷۱) اطلاع‌رسانی درون‌سازمانی انگیزهبخش است. (ص ۷۵)

فصل پنجم: برای موفقیت سازمان، داشتن چشم‌اندازی از وضعیت آینده ضروری است. ( ص ۷۷) باید نام مناسب و متناسبی برای واحدهای سازمانی در نظر گرفته شود. (ص ۷۷) طوری دیگران را مدیریت کنید که دوست دارید شما را مدیریت کنند. (ص ۷۸) مدیران سبک‌های مختلفی برای رهبری دارند. (ص ۸۱) به‌عنوان یک مدیر باید کار را برای زیردستان‌تان دقیقا تعریف کنید. (ص ۸۱)

فصل ششم: هرگز به دوم بودن رضایت ندهید. (ص ۹۶) هر کس باید بهترین کارمند ممکن باشد. (ص ۱۰۲) ناتوانی مانع از پیشرفت کار نمی‌شود؛ بلکه باید ضعف‌ها را شناسایی و آن‌ها را برطرف کرد. (ص ۱۰۷) سیستم آموزشی باید: ۱- متناسب با نیازهای شغلی افراد باشد؛ ۲- نقاط قوت‌ آن‌ها را تقویت و نقاط ضعف را از بین ببرد؛ ۳- آموزش باغث ارتقای شغلی و افزایش رضایت شغلی افراد شود.

فصل هفتم: قدرت شرکت به اندازه‌ی قوت ضعیف‌ترین مورچه‌ی آن است. (ص ۱۱۱) فرد برای احراز یک سمت، باید دانش، مهارت و یا استعداد لازم را داشته باشد. (ص ۱۲۶)

فصل هشتم: آن‌چه می‌کنی و آن کسی که هستی زندگی‌ات را تعیین می‌کند. (ص ۱۳۲) همه در سازمان به کمک یکدیگر نیاز دارند؛ صرف‌نظر از این که چقدر قدرت دارند. (ص ۱۳۸)

سخن آخر: در صورت استفاده‌ی صحیح نظرسنجی‌ها ابزار مدیریتی بسیار خوبی هستند. اما اول باید به دقت تعیین کرد که مدیریت چه اطلاعاتی را نیاز دارد و با استفاده از نظرسنجی‌های خلاصه و مربوط این اطلاعات را فراهم کرد. (ص ۱۴۹) باید بر مهارت‌هایی تمرکز شود که امکان آموختن و توسعه‌ و کسب آن‌ها وجود داشته باشد. (ص ۱۵۰) مهم نیست که شخص چه سمتی، بالا یا پایین داشته باشد؛ زیرا فقط درست انجام دادن کارها است که اهمیت دارد. (ص ۱۵۰)

شرکت سهامی حیوانات؛ نوشته‌ی: کنیث توکر و واندانا آلمان؛ ترجمه‌ی: دکتر سهراب خلیلی شورینی؛ انتشارات اندیشه‌های گوهربار

پ.ن. این مطلب نتیجه‌ی یک تمرین تحویلی دانشگاهی است!

دوست داشتم!
۱۵

۱۲ باور یک رئیس خوب

قبلا در این‌جا توصیه‌هایی را براساس تجربه‌ی خودم در کار کردن برای مدیران نوشتم. امروز در وبلاگ‌های هاروارد به این مطلب برخورد کردم که جالب بود. ۱۲ باور یک رئیس خوب؛ گزاره‌هایی که رؤسای خوب هم‌واره در مورد آن‌ها می‌اندیشند و رؤسای بد حتی یاد آن‌ها هم نمی‌افتند! این هم آن ۱۲ باور خوب:

۱. من درک کاملی در مورد این‌که کار کردن برای من چه احساسی در آدم‌ها ایجاد می‌کند، ندارم (واقعا هم خیلی از مدیران ندارند که ما کارشناسای طفلکی را این‌قدر اذیت می‌کنند!)

۲. موفقیت من ـ و زیردستان‌ام ـ به شدت به چیزهای آشکار و این دنیایی وابسته است؛ نه ایده‌ها و روش‌های جادویی، مبهم یا فوق‌العاده.

۳. داشتن اهداف جاه‌طلبانه و خوب تعریف شده ضروری است؛ اما فکر کردن زیاد به آن‌ها هم بی‌فایده است. شغل من مستلزم تمرکز بر پیروزی‌های کوچکی است که به افراد من اجازه می‌دهد هر روز پیشرفت اندکی در کار داشته باشند.

۴- یکی از مهم‌ترین و در عین حال سخت‌ترین وظایف شغلی من تلاش برای حفظ  توازن حساس و شکننده‌ی بین زیادی سخت‌گیر بودن و زیادی آسان‌گیر بودن است (مدیر باید اقتدار داشته باشد اما در حد معقول‌اش. بعضی از مدیرانی که من دیده‌ام چه در برابر زیردست خودشان و چه در برابر بالادستان‌شان و بدتر از آن در حوزه‌ی مشاوره در برابر کارفرما همیشه با ملایمت برخورد می‌کنند تا کسی ناراحت نشود. همین می‌شود که خیلی وقت‌ها چیزهایی به آن‌ها تحمیل می‌شود که …)

۵. شغل من خدمت کردن به‌عنوان سپر انسانی زیردستان‌ام است؛ سپری که افرادم را از تجاوزهای خارجی، حواس‌پرتی و دست زدن به کارهای احمقانه وهم‌چنین تحمیل حماقت خودم به آن‌ها در امان نگاه دارد.

۶. من باید این‌قدر اعتماد به نفس داشته باشم که در جای‌اش به دیگران بفهمانم که رئیس کیست و در عین حال، آن‌قدر فروتن باشم که بدانم گاهی اوقات هم ممکن است اشتباه کنم.

۷. من می‌خواهم از بر حق بودن خودم دفاع کنم و در عین حال، حرف دیگران را در مورد در اشتباه بودن‌‌ام بشنوم؛ و این رفتار را به زیردستان‌ام نیز بیاموزم.

۸. یکی از به‌ترین آزمایش‌های کیفیت ره‌بری من و سازمان‌‌ام این است: “بعد از این‌که آدم‌ها اشتباه می‌کنند چه رخ می‌دهد؟”

۹. نوآوری برای هر گروه و سازمانی حیاتی است. بنابراین وظیفه‌ی من تشویق افرادم برای تولید و آزمودن همه نوع ایده‌ی جدید است. با این حال کمک به آن‌ها برای حذف ایده‌های بدی که ایجاد کرده‌ایم و البته اغلب ایده‌های خوب (و حفظ چند ایده‌ی بسیار خوب) نیز جزو وظایف من است.

۱۰. بدی از خوبی قدرت‌مندتر است. بنابراین خیلی مهم‌تر است که نقاط منفی سیستم (و در این‌جا سازمان) را حذف کنیم تا این‌که بر خوبی‌های آن تکیه کنیم.

۱۱. “چطور کارها را انجام می‌دهم” به همان اندازه‌ی “چه کارهایی انجام می‌دهم” مهم است.

۱۲. من به دلیل قدرت بیش‌ترم نسبت به دیگران، استعداد تبدیل شدن به یک آدم احمق بی‌احساس (و نفهمیدن این موضوع!) را دارم.

نکات جالبی است که خیلی‌های‌شان (۴، ۶، ۷، ۱۰ و ۱۱) به درد کارشناسان و حتی همه‌ی افراد در زندگی شخصی‌شان (از جمله زندگی خانوادگی) می‌خورد. باور شماره‌‌ی ۱۰ هم که خودش یک ایده‌‌ی بسیار جالب است برای بهبود سیستم‌ها که شاید بعدا گسترش‌اش بدهم.

دوست داشتم!
۱

توصیه‌هایی به مدیران از زبان یک کارشناس

چند روز پیش مطلبی ترجمه کردم در مورد نحوه کار کردن با یک مدیر بد. حالا در این پست می‌خواهم براساس تجربه خودم در این چند سال توصیه‌هایی را برای مدیران از زبان یک کارشناس بنویسم. در واقع در این پست می‌خواهیم ببینیم مدیران چه کارهایی را به‌تر است انجام دهند و چه کارهایی را نه. طبعا این نوشته براساس مباحث رفتار سازمانی و اصول ارتباطی نوشته نشده و ادعایی هم در مورد علمی بودن ندارد. صرفا مجموعه‌ای است از تجربیات من در مورد کار کردن به‌عنوان یک کارشناس و دقت در رفتارهای مدیرانی که با آن‌ها  کار کرده‌ام و مطالبی که این‌ور و آن‌ور خوانده‌ام. خوب برویم سر اصل مطلب:

۱- یاد بگیرید که چطور درست تصمیم بگیرید و مسئولیت تصمیم‌تان را هم به‌عهده بگیرید: برای اولی مهم‌ترین و اصلی‌ترین راه یاد گرفتن اصول روان‌شناسی تصمیم‌گیری و شناخت خطاهای تصمیم‌گیری است. حتی اگر مدیر نیستید یاد گرفتن این مباحث از نان شب برای‌تان واجب‌تر است! (بعضی‌های‌اش را در ادامه می‌نویسم.) دومی هم بیش‌تر یک تعهد اخلاقی است.

۲- هیچ وقت یک تصویر ثابت از فرد در ذهن‌تان نسازید: آدم‌ها هر روز تغییر می‌کنند. از آن بدتر این است که شما در روزهای کار اول فرد یا براساس یک عملکرد نسبتا خوب یا حتی عالی در یک مقطع زمانی تصویری بسازید و بخواهید همیشه بر مبنای آن در مورد فرد قضاوت کنید. (حالا توهم زدن در مورد فرد را فاکتور گرفتم!) حواس‌تان باشد آدم‌ها نقاط ضعف و قوت دارند. هنر شما به‌عنوان مدیر استفاده اثربخش از نقاط قوت آدم‌ها است و بازخور دادن در مورد نقاط ضعف فرد است.

۳. هیچ وقت احساسات را در تصمیم‌گیری دخالت ندهید: از این یکی بیش از هر چیزی در دوران کاری‌ام ضربه خورده‌ام. احساس شما در مورد من کارشناس، احساس شما در مورد یک موضوع یا احساس شما در مورد فرد دیگر ربطی به تصمیمی که می‌خواهید بگیرید ندارد. خیلی روراست می‌گویم که بیش‌ترین نمودش این است که وقتی فردی باید سازمان را ترک کند و شما دل‌تان به حال‌اش می‌سوزد؛ چون ممکن است دودش به چشم همه برود و تنها یک نفر قربانی نشود (همان چیزی که احسان این‌جا نوشته.)

۴. همیشه برای دریافت خروجی کار فرد با توافق خودش زمانی را مشخص کنید: اگر این کار را نکنید، ممکن است هیچ وقت خروجی را نگیرید! ترجیح شخصی من این است که در این فاصله زمانی مدیرم مدام از من نپرسد که کار به کجا رسید.

۵. انتظارات‌تان چه از نظر رفتاری و چه از نظر کاری به صورت شفاف برای فرد مشخص کنید و مطمئن شوید فرد منظورتان را دقیقا درک کرده است: من نمی‌توانم بپذیرم مدیری که با ایشان کار می‌کنم بدون این‌که به من بگوید از من چه می‌خواهد، از من ایراد بگیرد که شما آن‌جوری که من می‌خواهم نیستی.

۶. مختصر و مفید حرف بزنید! لازم نیست یک موضوع را از هزار دیدگاه مختلف توضیح دهید یا برای‌اش صد تا دلیل بیاورید. ساده و مؤثر و کوتاه حرف بزنید! حوا‌س‌تان باشد که طرف مقابل‌تان هم از درک و شعور برخوردار است!

۷. در انتخاب واژه‌های‌تان دقت کنید: گاهی یک واژه از نظر شما اشکالی ندارد، اما در عمل عکس‌اش رخ می‌دهد! این موضوع خیلی حساس است. پیشنهاد می‌کنم برای درک این موضوع ادبیات داستانی را خیلی دنبال کنید تا بتوانی موقعیت‌های مختلف مواجهه انسان‌ها با یکدیگر را به‌تر درک کنید.

۸. ادب آداب دارد: باور کنید یاد گرفتن و عمل کردن به اصول ابتدایی آداب معاشرت اصلا بد نیست!

۹. بین آدمی که خوب کار می‌کند و بقیه فرق بگذارید و اجازه بدهید همه این را بفهمند: بدون شرح!

۱۰. نقد عملکرد کنید و نه نقد شخصیت: نقد شخصیت رفتار تهاجمی فرد و نهایتا دعوا را در پی دارد!

۱۱. یاد گرفتن اصول علمی مدیریت: هر چند شاید مدیران براساس نظریه مهارت‌های سه گانه مدیریت براساس سطح سازمانی‌شان نیاز به سطوح متفاوتی از مهارت فنی، انسانی و نظری دارند؛ اما این بدان معنا نیست که نباید از اصول و ابزارهای مدیریت سر در بیاورند. به‌ خصوص در یک شرکت مشاوره مدیریت، آشنایی علمی با مدیریت ضروری است. پس به‌روز بودن را فراموش نکنید!

۱۲. هیچ وقت پشت کارشناس‌تان را در برابر کارفرما یا افراد بالادست خالی نکنید: باور کنید کوچک‌ترین حمایت شما، در عملکرد افراد زیردست شما بسیار تأثیرگذار است.

۱۳. یادتان باشد که فقط شما زندگی شخصی و مشکلات آن را ندارید: زیردستان‌تان هم زندگی خارج شرکت دارند. البته این به معنای آن نیست که به افراد اجازه دهید همیشه هر ضعف، اشتباه یا تأخیری را به بهانه مسائل شخصی توجیه کند.

۱۴. مرز صمیمیت و رفتار حرفه‌ای را برای زیردستان‌تان مشخص کنید: یکی از عوامل اصلی پاره‌پاره شدن سازمان و ایجاد گروه‌های غیررسمی همین است.

فعلا همین‌ها به ذهن‌ام می‌رسد. اگر چیز دیگری به ذهن‌ام رسید همین‌جا اضافه می‌کنم.

دوست داشتم!
۰