کار حرفه‌اي

“یکی از مهم‌ترین جنبه‌های زندگی هر کسی این است که شانس نقش بسیار مهمی در تعیین مسیر او دارد. برای من شگفت‌آور است که شانس چه نقش بزرگی می‌تواند در زندگی آدم‌ها داشته باشد … من آدم بااستعدادی هستم؛ اما خوش‌شانسی‌ام را نادیده نمی‌گیرم. فکر می‌کنم دلیلی دارد که شانس به خیلی‌ها رو نمی‌کند؛ آن‌ها زمینه را برای شانس آوردن فراهم نمی‌کنند!“

“آدم چه می‌تواند بخواهد بیش‌تر از خود کار، که فوق‌العاده است، که درآمد خوبی دارد و لذت‌بخش است و بیمه‌ی پزشکی درجه‌ یکی هم از اتحادیه می‌گیرد. یعنی خدای من آدم دیگر چی می‌خواهد؟”

(سیدنی لومت فقید و بزرگ به‌ نقل از یادنامه‌اش در مجله‌ی فیلم؛ شماره‌ی ۴۲۹؛ مرداد ۱۳۹۰)

عکس از این‌جا

“اگر به ادامه‌ی هر حرفه‌‌ای به‌اندازه‌ی یک عمر کاری فکر کنید و برای‌تان مهم باشد که تا جایی که توان دارید، باید در آن زمینه موفق باشید، مجبورید در خود آمادگی ایجاد کنید. مثل ورزشکاری که عمر قهرمانی‌اش محدود است و در آن مدت باید تمرین‌هایی را انجام بدهد تا زودتر از موعد کنار گذاشته نشود. من هم حرفه‌‌ام را دوست دارم، از این طریق امرار معاش می‌کنم و احساس می‌کنم باید همیشه آماده باشم. مثل افسرها که شغل‌شان حفاظت از کشور است، ممکن است ده یا بیست سال بگذرد و حمله‌ای صورت نگیرد، اما افسر باید همیشه آمادگی مقابله با یک حمله را داشته باشد. به خودم می‌گویم تو یک بازیگری، باید همیشه آمادگی تمرین نرمش بدن، نرمش احساس و انعطاف در بیان را انجام دهی، در جریان فیلم‌ها و بازی‌های مهم ایران و جهان باشی، تا اگر روزی نقش مهمی به تو پیشنهاد شد آماده باشی. دورخیزت را کرده باشی و همیشه این طرفیت و نیروی باطنی را داشته باشی تا بلندترین پر‌ش‌ات را انجام دهی.“

 (از گفتگو با مهدی هاشمی؛ مجله‌ی فیلم؛ شماره‌ی ۴۳۲؛ مهر ۱۳۹۰)

پ.ن. مجموعه پست‌های حرفه‌ای‌ها بر آن است تا روایتی باشد بر کار حرفه‌‌ای از از نگاه حرفه‌ای‌ها بدون هیچ تفسیری. حرفه‌ای‌هایی که می‌توانند در هر رشته‌ای فعال باشند: از مهندسی و پزشکی گرفته تا هنر و فلسفه و جامعه‌شناسی و روان‌شناسی و سایر زمینه‌ها. منتظر باشید! 🙂

(عکس آقای هاشمی از این‌جا)

هفته‌ی پیش با دوستی از هم‌کاران درد‌دل می‌کردیم. برای من جالب بود که چقدر درددل‌های‌مان شبیه هم بود. این دوست عزیز با وجود این‌که درس مدیریت نخوانده، نکات رفتاری جالبی را در مورد برخی از افراد برای‌ام تعریف کرد. در صحبت‌های‌مان دیدم چقدر با هم، هم‌دلیم و انگار من در نقد برخی رفتارها در محیط کار تنها نیستم.

خیلی وقت‌ها دیده‌ام که آدم‌ها از عدم پیش‌رفت شغلی‌ در کارراهه‌شان ناراضی‌اند. تا به‌حال به این فکر کرده‌اید که شاید یکی از دلایل‌اش رفتارهای‌تان باشد؟ من که حداقل دو مورد را یادم می‌آید:

۱- یادم هست زمانی که تازه سر کار آمده بودم، به‌دلیل سن کم‌ام آدم بسیار شلوغی بودم. آن زمان از چند تذکر مدیرم (که یک بار هم با جریمه‌ی مالی همراه بود)، ناراحت شدم؛ اما حالا از ایشان ممنون‌ام که من را متوجه اشتباهات‌ام کردند. تغییر رفتارم در آن مقطع روی پیش‌رفت من در شرکت محل کارم بسیار مؤثر بود.

۲- زمانی در یک مؤسسه‌ی حقوقی تازه‌تأسیس کار می‌کردم. تجربه‌ای کوتاه‌مدت؛ اما بسیار بسیار مفید. آن‌جا مدیر بسیار کهنه‌کاری داشتم که سال‌ها در خارج از کشور کار کرده بود. آن آقای مدیر ـ که مدت‌هاست از او خبری ندارم ـ برای من باز هم کم‌سن و سال و زودرنج، مثل یک پدر مهربان بود که اشتباهات رفتاری‌ام را تذکر می‌داد و شکل درست‌‌شان را هم یادم می‌داد. آن‌جا بود که متوجه شدم چه نکات پیش‌پاافتاده‌ای ممکن است چه مشکلات بزرگی را به‌وجود بیاورند.

حالا بعد از ۵ سال کار کردن و تجربه‌ی کار در ۵ محیط مختلف در بخش خصوصی (که البته برخی از آن‌ها به‌صورت مقطعی و کوتاه‌مدت بوده)، به‌پایان رساندن دوره‌ی حرفه‌ای مدیریت MBA، همکاری و دوستی آن‌لاین و آف‌لاین با تعداد زیادی آدم واقعا حرفه‌ای و البته مطالعات شخصی و وبلاگ‌نویسی در حوزه‌ی رفتار حرفه‌ای، فکر می‌کنم تا حدود زیادی الفبای این رفتار را یاد گرفته‌ام.

بنابر شغل‌ام که مشاوره‌ی مدیریت است، با محیط‌های حرفه‌ای زیادی سر و کار داشته‌ام و آدم‌های بسیار حرفه‌ای را در این مسیر چند ساله دیده‌ام. شاید این به علاقه‌ی شخصی‌ام باز می‌گشته که همیشه دنبال این بوده‌ام که کشف کنم این آدم‌های حرفه‌ای چه رفتارهای درستی دارند. وقتی رفتارهای آن‌ها را با خودم مقایسه می‌کنم، نقایص رفتاری خودم را کشف می‌کنم و سعی می‌کنم برطرف‌شان کنم.

قبلا چند باری نوشته‌ام که انگیزه‌ی اصلی راه‌اندازی گزاره‌ها، یاد گرفتن و یاد دادن رفتارهای حرفه‌ای بود. نمی‌خواستم صرف غر بزنم و فکر می‌کردم (و هنوز هم معتقدم)، به‌ترین راه مقابله با رفتارهای نادرست، یاد دادن رفتارهای درست است؛ البته به این شرط که طرف مقابل هم بخواهد یاد بگیرد! جدیدا البته یک نتیجه‌ی دیگر هم گرفته‌ام که هر از چند گاهی غر زدن (!) هم می‌تواند بهانه‌ای باشد برای یادآوری برخی نکات اساسی که معمولا بدیهی فرض می‌شوند؛ اما به همین دلیل معمولا هم نادیده گرفته می‌شوند.

بنابراین بد ندیدم من‌باب غر زدن (!) چند نکته را در این رابطه یادآوری کنم:

۱- رفتار جوانانه با رفتار کودکانه فرق دارند. بزرگ شدن و مثل آدم‌ بزرگ‌ها رفتار کردن نه یک انتخاب که یک اجبار است.

۲- حرفه‌ای بودن یعنی جلب نظر و علاقه‌ی دیگران برای دانش و توانایی حرفه‌ای و شخصیت و رفتار احترام‌آمیز شما؛ نه جلب توجه با رفتارهایی که در به‌ترین حالت می‌شود اسم‌شان را “جلف” گذاشت. داشتن شخصیت حرفه‌ای با این رفتارها اصلا سنخیتی ندارد. خوش‌مزه‌گی و بامزه‌گی شاید به درد چند دقیقه جلب توجه دیگران بخورد؛ اما در بلندمدت به ضررتان است.

۳- پذیرش / تأیید ظاهری این رفتارهای شما توسط دیگران، به‌معنی درست بودن آن‌ها نیست. در به‌ترین حالت فکر می‌کنند که رفتار شما برای‌ آن‌ها ضرری ندارد و در بدترین حالت هم ته دل‌شان دارند به شما می‌خندند که چطور دارید اعتبار حرفه‌ای‌تان را برای یک خنده و لذت چند دقیقه‌ای خرج می‌کنید. حالا گذشتم از این‌که طرف مقابل‌تان هم خودش حرفه‌ای نباشد.

۴- این‌که مدیر یا سرپرست‌تان به شما چیزی نمی‌گوید، به این معنی نیست که از رفتار شما راضی است. در به‌ترین حالت هنوز امیدوار است که شما به‌خودتان بیایید و در بدترین حالت هم از شما ناامید شده و به هم‌کاری مقعطی ـ و نه درازمدت ـ با شما می‌اندیشد. ضرر این دومی آن‌قدر زیاد است که ارزش داشته باشید کمی به بازنگری رفتارهای‌تان بیاندیشید.

۵- بعضی رفتارها بسته به نوع محیط کار می‌توانند نادرست باشند. برخی رفتارهایی که در یک محیط کارگری نادرست تلقی نمی‌شود؛ در محیط یک شرکت مشاوره‌ی مدیریت در هیچ حالتی پذیرفته شده نیست.

۶- رفتار دوستانه داشتن و حتا دوست بودن و حتا تر (!) صمیمیت، به‌معنی مجاز بودن انجام هر کاری در محیط سازمان نیست. در سازمان “هم‌کار بودن” اولویت اصلی در روابط آدم‌ها است؛ چه بخواهیم و چه نخواهیم. چه دوست داشته باشیم و چه دوست نداشته باشیم. این واقعیتی تغییرناپذیر است. بنابراین با هم در محیط کار اول هم‌کار هستیم و بعد دوست. خارج محیط کار، به‌ترین دوستان هم هستیم.

۷- ارتباط با هم‌کاران تمرینی است برای روزهای آینده که شاید مسئولیت بزرگ‌تری را پذیرفتید. روزهایی که بیش‌تر از هم‌کاران‌تان با آدم‌های خارج سازمان ـ به‌ویژه مشتریان ـ سر و کار خواهید داشت. اگر در یک محیط کوچک و دوستانه رفتارهای درست و حرفه‌ای را تمرین نکرده باشید و اگر به رفتارهای درست عادت نکرده باشید، چطور می‌توانید در آن روز که کوچک‌ترین اشتباهی عواقب بسیار وخیمی را برای شما به‌دنبال خواهد داشت، درست عمل کنید؟‍

حالا چطور رفتار حرفه‌ای داشته باشیم؟ کتاب فوق‌العاده‌ی “آداب معاشرت در محیط کار به زبان آدمیزاد” را از دست ندهید. در مطالب مربوط به کار حرفه‌ای در گزاره‌ها هم در تلاش هستم تا در همین زمینه مطالبی را منتشر کنم. اما قبل‌ از این کار اول باید بپذیریم که حرفه‌ای نیستیم و بعد تصمیم بگیریم که حرفه‌ای شویم. این یک تغییر دشوار اما بی‌نهایت ضروری است.

قبلا پستی داشتم با این‌ عنوان که: حرفه‌ای بودن یعنی چه؟ در ادامه‌ی آن پست، در این پست ۷ عادت افراد حرفه‌ای را مرور می‌کنیم:

1. کسب و به‌روزرسانی دانش تخصصی به صورت مداوم: انتظار می‌رود حرفه‌ای‌ها دانش و تخصص بالایی داشته باشند. آیا آن‌هایی که به‌روز هستند با آن‌هایی که به‌روز نیستند، برابرند!؟
2. شرکت در دوره‌های آموزشی رسمی و غیررسمی: به‌روز رساندن خود تنها با کتاب و مقاله و کیس خواندن که حاصل نمی‌شود. خیلی وقت‌ها لازم است برای قرار گرفتن در جریان آخرین پیش‌رفت‌های مربوط به حوزه‌ی کاری‌تان در دوره‌های آموزشی مختلف رسمی و غیررسمی شرکت کنید. البته طبعا نباید منتظر سازمان‌تان باشید؛ خودتان دست به‌کار شوید!
3. مسئولیت‌پذیری: حرفه‌ای‌ها قابل اعتماد هستند و سطوح بالایی از مسئولیت‌پذیری را در سازمان از خود نشان می‌دهند. حرفه‌ای‌ها آن‌قدر کیفیت کاری‌شان بالا است که عمل‌کرد ضعیف آن‌ها روی موفقیت کل سازمان ـ و نه فقط خود آن‌ها ـ تأثیرگذار است.
4. داشتن حس مالکیت نسبت به کار: حرفه‌ای‌ها نسبت به کارشان احساس مالکیت و غرور می‌کنند. آن‌ها نه فقط برای رسیدن به استانداردهای سازمانی، بلکه برای دست‌یابی به استانداردهایی که غرورشان تعیین کرده کار می‌کنند. حرفه‌ای‌ها طوری کار می‌کنند که انگار دارند برای خودشان کار می‌کنند.
5. شبکه‌سازی در خارج سازمان: حرفه‌ای‌ها می‌دانند که کار آن‌ها به درون سازمان منحصر نی‌شود. آن‌ها اهمیت روابط حرفه‌ای در خارج سازمان را درک می‌کنند.
6. رعایت استانداردهای اخلاقی و درستی: حرفه‌ای‌ها در چارچوب استانداردهای اخلاقی حرکت می‌کنند. آن‌ها شمّ قوی برای تشخیص درستی از نادرستی دارند. درستی حرفه‌ای‌ها به آن‌ها اجازه می‌دهد مجموعه‌ای از ارزش‌ها را برای چگونه انجام دادن کارشان تعیین کنند. درستی آن‌ها باعث می‌شود مدیران و دیگران به حرفه‌ای‌ها اعتماد کنند. آن‌ها می‌گویند که چه کاری را انجام خواهند داد و همان را انجام خواهند داد.
7. رعایت استانداردهای عمل‌کردی: حرفه‌ای‌ها از خودشان و دیگران انتظارات سطح بالایی دارند. آن‌ها مصمم‌اند تا حد امکان کارهای درست را به شکل درست انجام دهند. انجام دادن درست کار برای یک حرفه‌ای مهم‌تر از مجموع ساعاتی است که روی تایم شیت کاری او ثبت می‌شود. یک آدم واقعا حرفه‌ای از عمل‌کرد ضعیف ناراضی می‌شود. پول ممکن است مهم باشد؛ اما مهم‌ترین انگیزه‌ی پشت کارهای فوق‌العاده‌ی حرفه‌ای‌ها نیست!

منبع

پ.ن. خوش‌حال‌ام که حداقل روی کاغذ، این عادت‌ها را دارم! 🙂

“سؤال: چه معیارهایی سبب پیشرفت مجید جلالی در حیطه مربیگری شده است؟

**مجید جلالی: سه شاخصه برای من اهمیت داشته و دارد که این شاخص ها عبارتند از: ۱- تحمل و حل ابهامات؛ ۲- تولیدات فنی؛ ۳- پشتکار و ممارست.” (این‌جا)

برای پیش‌رفت حرفه‌ای باید:

1. صبر و شکیبایی داشته باشید و بر مشکلات غلبه کنید.
2. خودتان را از نظر فنی و مهارتی هم‌واره به روز نگه‌دارید و توسعه دهید.
3. پشتکار و ثبات داشته باشید.

این سه شاخص، به‌ویژه باید مورد توجه جوانان تازه‌کار قرار بگیرند.

یکی از دسته موضوعات اصلی این وبلاگ و البته موضوعات مورد علاقه‌ی من، کار حرفه‌ای است. این‌که شما هر جا که کار بکنید، به صورت عمومی و فارغ از ویژگی‌های محل کارتان نیازمند رعایت برخی اصول اولیه هستید تا بشود به‌عنوان یک آدم حرفه‌ای شما را شناخت. اما یک سؤال خوب این است که اصلا حرفه‌ای بودن یعنی چه؟ پاسخ این سؤال را خانم فیونا چرنیاوسکا در این مقاله‌ی خواندنی داده‌اند که خلاصه‌ی آن را با هم مرور می‌کنیم:

اغلب تعاریف، حرفه‌ای بودن را تنها به صورت تصدی یک شغل می‌نگرند:

1. داشتن دانش تخصصی منحصر به فردی که توسط آموزش ایجاد شده است.
2. فردی که مسئولیت ایجاد اطمینان نسبت به کاربرد دانش ـ و هر جا که لازم بود ـ اصول اخلاقی را برعهده دارد.

اما آیا این تعاریف کامل هستند؟ خیر. مهم‌ترین اشکال این تعاریف این است که در بسیاری از حوزه‌های کاری از جمله در مشاوره‌، حوزه‌های دانشی مشخصی که بتوان گفت فرد با فرا گرفتن آن‌ها، دیگر نیازی به یاد گرفتن چیز جدیدی ندارد، وجود ندارد. به‌ویژه این‌که خیلی از مشاغل، اصلا با تولید دانش و ایده‌های جدید سر و کار دارند. بنابراین باید تعریف جامع‌تری برای حرفه‌ای بودن یافت.

از نظر خانم فیونا حرفه‌ای بودن سه جنبه دارد:

اول ـ همان تعریف عام حرفه‌ای بودن به معنای تصدی یک شغل: مثلا تعریف ویکی‌پدیا را ببینید: یک حرفه‌، موقعیتی است که با آموزش‌های تخصصی (با هدف فراهم آوردن توانایی ارایه‌ی مشاوره و خدمات به دیگران در قبال دریافت یک دست‌مزد مشخص ـ و فارغ از دیگر منافع شغلی ـ)، به دست می‌آید.”

دوم ـ حرفه‌ای بودن به‌عنوان یک سبک (Style): دیکشنری بیزینس حرفه‌ای بودن را این‌گونه تعریف می‌کند: “مراقبت دقیق از خود برای داشتن رفتار متواضعانه و صادقانه و مسئولیت‌پذیری در قبال مشتریان و همکاران همراه با رعایت بالاترین سطوح انتظارات تجاری و قانونی.”

سوم ـ تعریف شخصی خانم فیونا: “حرفه‌ای بودن یعنی انجام به‌ترین کاری که می‌توانید، وقتی که علاقه‌ای به کارتان ندارید.” تمام مشکلات به جای خود؛ یک آدم حرفه‌ای همیشه به‌ترین و عالی‌ترین خروجی را تولید می‌کند.

پ.ن. تعریف سه از نظر من هم کامل‌ترین تعریف است!

خانم فرشته جعفری از من خواسته‌اند در مورد روش‌های درست برنامه‌ریزی بنویسم. بد ندیدم روش برنامه‌ریزی خودم برای کار و زندگی ـ از جمله وبلاگ‌نویسی! ـ را بنویسم. امیدوارم مفید باشد.

تجربه‌ی کار کردن در یک سازمان پروژه ـ محور من را با ویژگی‌های کار پروژه‌ای آشنا کرده است. از تعریف استاندارد پروژه یادمان هست که پروژه فعالیتی است موقتی که برای تولید یک خروجی منحصر به فرد به صورت موقتی در طول یک دوره‌ی زمانی مشخص انجام می‌شود. در برابرش، در طول یک سال اخیر در شرکت مسئولیت‌های دیگری هم داشته‌ام که به‌نوعی در برابر مفهوم پروژه، به مفهوم برنامه نزدیک‌تر بوده‌اند که در تعریفی که من برای برنامه‌ریزی شخصی و کاری دارم، بر روی ویژگی منحصر به فرد نبودن‌ و محدود نبودن‌شان به یک دوره‌ی زمانی مشخص تأکید دارم. مثال بزنم:  در طول یک هفته تولید گزارش X برای پروژه‌ی Y برای من یک کار پروژه‌ای است؛ اما تهیه‌ی خبرنامه‌ی آموزشی هفتگی شرکت یک کار برنامه‌ای است.

در زندگی شغلی و شخصی هم می‌شود به کارها با همین دیدگاه نگاه کرد. چند مثال می‌زنم تا بحث روشن‌تر شود: خواندن فلان کتاب که برای کارم به آن نیاز دارم، گرفتن فلان مدرک یا گواهی‌نامه‌ی حرفه‌ای (حتی همین تافل یا آیلتس و جی‌مت و جی‌ آر ای خودمون!)، دنبال کردن کارهای فارغ‌التحصیلی‌ دانشگاه‌ام و کارهایی از این دست برای من، کارهای پروژه‌ای هستند که باید در یک دوره‌ی زمانی مشخص، روی آن‌ها تمرکز کنم و از اول تا آخرش را در چند روز (یا چند ماه!) طی کنم تا به نتیجه‌ی مورد نظرم برسم. دقت کرده‌اید که خود ما هم فارغ از آشنا بودن یا نبودن با مفهوم علمی پروژه، معمولا در زندگی‌مان این کارها را پروژه می‌نامیم؟ مثلا: “من پارسال پروژه‌ی بزرگ گرفتن کارت معافیت خدمت‌ام را به سرانجام رساندم!” در برابرش کارهای دیگری هم هستند که به مفهوم برنامه نزدیک هستند: رشد مستمر مهارت‌ها و توانایی‌های‌ام (مدیریت این فرایند رشد منظورم است؛ نه مثلا صرفِ گرفتنِ PMP!)، برنامه‌ریزی مالی، پیدا کردن منابع مالی جدید (!)، مدیریت درآمدها و سرمایه‌گذاری‌ها، یاد گرفتن یک ساز موسیقی، اپلای کردن برای تحصیل در یک دانشگاه معتبر خارجی، ازدواج (!) و چیزهایی شبیه این‌ها که به ذهن من نمی‌رسند، می‌شوند برنامه‌های زندگی.

یک مثال شاید ملموس‌تر وبلاگ‌نویسی من باشد. من یک سری اهداف کلی از وبلاگ‌نویسی دارم که برنامه‌های من را مشخص می‌کنند. در مقابل، نوشتن همین پست می‌شود پروژه‌ی امروز من!

همان‌طور که می‌بینید تمایز میان “پروژه” و “برنامه” شخصی‌مان، در استمرار برنامه‌ها و طولانی مدت بودن فرایند دست‌یابی به اهداف مورد انتظار آن‌ها نسبت به پروژه‌ها است.

خوب با این تعریف اولیه بروم سراغ روشی که دیگر کم‌کم به صورت ناخودآگاه برای برنامه‌ریزی کارهای‌ام دارم:

1. گام اول ـ تعیین بایدها: به کمک ابزار ترسیم نقشه‌های ذهنی Mind Mapper، با توفان فکری (Brainstorming) با خودتان، کارهایی را که باید در یک دوره‌ی زمانی مشخص انجام بدهید (To-Do List) فهرست کنید. راست‌اش تجربه‌ی من نشان می‌دهد که عموما برنامه‌ریزی برای یک سال و شش ماه و این‌ها، جواب نمی‌دهد (شاید هم من نتوانستم!) اگر برای هفته‌ی آینده یا دو هفته‌‌ی دیگر برنامه‌ریزی کنید و واقعا به این برنامه‌ریزی متعهد باشید، جواب عملی‌تری می‌گیرید (پایین‌تر مفهوم تعهد را توضیح می‌دهم.) حواس‌تان باشد که این فهرست، اولویت‌بندی ندارد. هر چه می‌خواهد دل تنگ‌تان بنویسید!
2. گام دوم ـ تعیین فهرست نبایدها: فهرست کارهایی را که نباید انجام بدهید (Not To-Do List) را هم به کمک مایند مپر دربیاورید (مثال: گودربازی مجموعا بیش از سه ساعت در روز!)
3. گام سوم ـ تعیین برنامه‌ها در برابر پروژه‌ها: در اکسل، یک جدول درست کنید و کارهایی را که در مایندمپر در فهرست To-Do نوشته‌اید زیر ستون اول ـ با عنوان موضوعات کاری (Work Subject) ـ بنویسید. بعد دو تا ستون کنار ستون شماره‌ی یک درست کنید: یکی از این ستون‌ها عنوان‌اش می‌شود برنامه‌ها (Plan) و دیگری طبعا پروژه‌ها (Projects)! از بالا به پایین فهرست‌تان شروع کنید و مقابل موضوعات کاری فقط و فقط در یکی از ستون‌های برنامه / پروژه علامت بزنید. اگر چند بار نتیجه‌ی کارتان را مرور کنید تا خطاهای احتمالی برطرف شوند بد نیست.
4. گام چهارم ـ برنامه‌ریزی اجرا: حالا فهرست برنامه‌ها و پروژه‌های شما برای چند روز، چند ماه یا چند سال آینده مشخص است و باید برای اجرای‌شان برنامه‌ریزی کنید. شاید این‌جا حساس‌ترین بخش‌ کار باشد. این برنامه‌ریزی را چطور انجام دهیم؟ خوب به صورت کلیشه‌ای باید گفت که اول کارهای پروژه‌ای و برنامه‌ای را اولویت‌بندی کنید. روش‌اش با خودتان! بعدش من این طوری کار را انجام می‌دهم: اول به سراغ برنامه‌ها می‌روم و سعی می‌کنم به شکل عملی‌تری آن‌ها را به کارهای پروژه‌ای بشکنم. بعد برای هر پروژه‌ حداکثر فرجه‌ی زمانی مورد انتظار را مشخص می‌کنم.  مثال بزنم: من با خودم قرار گذاشته‌ام که هر روز حتما حداقل یک پست در گزاره‌ها داشته‌ باشم. برای این کار  می‌شود هر روز گزاره‌ها یا شعر نوشت یا از کتاب‌ها نقل قول کرد، مطلب دیگران را کپی پیست کرد و الخ. اما برنامه‌ی من داشتن یک وبلاگ مدیریتی و مشاوره‌ی مدیریت و تولید محتوا در این زمینه است. فلسفه‌ی وجودی پست‌های ثابت هفتگی گزاره‌ها به‌عنوان پروژه‌های هفتگی در همین است: تولید محتوا یعنی من شنبه‌ها باید حتما یک ترجمه داشته باشم، یکشنبه‌ها باید یک مقاله را بخوانم و مرور کنم، سه‌شنبه‌ها یک مطلب جدید در مورد مشاوره‌ی مدیریت از خودم بنویسم یا از جایی ترجمه کنم و جمعه‌ها لینک‌های هفته را مرور کنم. این شیوه‌ی نگاه به برنامه‌ی وبلاگ‌نویسی، در واقع مجبورم می‌کند هر هفته مطالب و مقالاتی که باید را بخوانم. اما همه‌ی این‌ها در کنار هم، مرا به یک هدف دیگر هم می‌رسانند: خواندن مطالب ثابت مربوط به کارم در طول هفته و در نتیجه رشد شغلی و مهارتی! (شاید به‌نوعی این‌ چهار پست ثابت هفتگی در کنار پست‌های دیگرم، تعریف من را از ماهیت و چیستی رشد شغلی و مهارتی هم نشان بدهند.) بنابراین ارتباط میان پروژه‌های اجرایی‌کننده‌ی برنامه‌های‌تان را هم در نظر داشته باشید. یا مثال دیگر: من می‌خواستم معافیت از خدمت سربازی‌ام را پی‌گیری کنم (برنامه)؛ بنابراین مجبور بودم زمان‌های مشخصی از هفته دنبال تکمیل مدارک‌ام و طی فرایندهای اداری‌اش بدوم! (پروژه) این، یکی از اولویت‌های اصلی زندگی من بود؛ در برابر مثلا یاد گرفتن یک ساز موسیقی.
5. گام پنجم ـ اجرای برنامه‌ها: اما … چرا اغلب برنامه‌ها اجرا نمی‌شوند؟ تنبلی، ترس از شکست، سخت بودن کار کردن و بهانه‌ها و توجیهاتی شبیه این‌ها!؟ راه‌حل چیست؟ من هیچ راهی جز ایجاد تعهد نمی‌شناسم. بارزترین مثال‌اش گزاره‌ها: همان قضیه‌ی هر روز یک پست جدید و پست‌های ثابت هفتگی. راست‌اش بعضی از وقت‌ها که برای پست ثابت هفتگی‌ام کاری نکرده‌ام، استرس می‌گیرم! این متعهد کردن خود، یک اجبار و الزام درونی است و هیچ کس نمی‌تواند آن را به شما تحمیل کند. بنابراین باید یک تصمیم مشخص بگیرید و سر تصمیم‌تان بایستید. برای این‌ کار من دو محرک‌ بزرگ می‌شناسم: اولی مقایسه کردن و بزرگ‌نمایی مداوم لذت‌هایی که در پایان نصیب شما می‌شود با سختی‌های کار است (لذتِ داشتنِ یک مدرک معتبر با امتیاز خوب مثل تافل یا PMP، تعداد لایک‌های یک مطلب در گودر (!)، دریچه‌هایی که با رسیدن به یک هدف به روی شما باز می‌شود ـ مثل امکان پاسپورت گرفتن و ترک کشور برای کار یا ادامه تحصیل برای منی که داشتم کارهای معافیت سربازی را دنبال می‌کردم ـ و …) و دومی ترساندن خود از عواقب انجام ندادن کار و بزرگ‌نمایی این ترس (سربازی!!! خودش بزرگ‌ترین ترس است!)
6. گام ششم ـ مدیریت فرایند اجرای برنامه‌ها: خوب آستین‌ها را بزنید بالا و بروید سراغ انجام کارها و به‌ترتیب انجام‌شان بدهید. هر کاری را که سر وقت و درست انجام دادید به خودتان جایزه بدهید (برم یک ربع گودر گردی!) و از آن طرف، برای انجام ندادن کارها هم خودتان را جریمه کنید (گودر؛ چهار ساعت تعطیل و تمرکز روی کاری که عقب است!) اگر یادتان باشد یک فهرست Not To-Do هم داشتید. برای کارهای آن فهرست، برعکس عمل کنید: اگر انجام‌شان ندادید به خودتان جایزه بدهید و اگر انجام‌شان دادید خودتان را جریمه کنید! شوخی و تعارف هم با خودتان نداشته باشید لطفا.

در ادبیات علم مدیریت هم این روزها ثابت شده که هدف‌گذاری و برنامه‌ریزی بدون اجرا هیچ فایده‌ای ندارد. روش اجرا قطعا مهم‌تر است. بنابراین هر طور که برنامه‌ریزی کردید؛ می‌توانید از بندهای ۵ و ۶ برای اجرای برنامه‌های‌تان استفاده کنید. موفق باشید.

پ.ن. من قبل‌تر نوشته‌ها و ترجمه‌هایی در این زمینه داشته‌ام از جمله:

اهداف‌تان را به مسیر خودشان بازگردانید

یک مشاور جوان در طول هفته چه باید بخواند!؟

درسی برای برنامه‌ریزی

پیشنهاد می‌کنم پست‌های مربوط به مدیریت زمان امیر مهرانی را هم در این زمینه دنبال کنید.

نویسنده: تونی شوارتز/ مترجم: علی نعمتی شهاب

آیا ساعت‌های زیادی کار می‌کنید، در جلسات زیادی حاضر می‌شوید، تعطیلات کوتاه‌تری دارید، ای‌میل‌های بیش‌تری را پاسخ می‌دهید و ناهارتان را سر میزتان صرف می‌کنید؟ (تازه اگر اصلا ناهاری در کار باشد!)

آیا تقاضاها از شما هر روز بیش‌تر می‌شود و در نتیجه برای همراه ماندن با آن‌ها برای شما دچار مشکل شده‌اید؟ آیا حال‌تان از شنیدن عبارت “کار بیش‌تر با ورودی کم‌تر” به هم می‌خورد؟ آیا واژه‌ی “ناپایدار” برای‌تان آشنا به نظر می‌رسد؟

انسان‌ها مثل رایانه‌ها نیستند: آن‌ها نمی‌توانند برای زمان زیادی به صورت مداوم و با سرعت بالا کار کنند. ما برای داشتن هارمونی و نوسازی گاه به گاه طراحی شده‌ایم. در این مقاله ۶ استراتژی که برای ما مفید بوده را به شما هم هدیه می‌کنیم:

یک: خواب کافی را بالاترین اولویت خود قرار دهید

بسیاری از ما این افسانه را که یک ساعت خواب کم‌تر باعث افزایش بهره‌وری می شود را باور کرده‌ایم. در حقیقت حتی مقدار کوچکی کم‌خوابی می‌تواند به شکل قابل توجهی ظرفیت تمرکز، تفکر تحلیلی و خلاقیت ما را تحت تأثیر قرار دهد.

نتایج تحقیقات روشن‌اند: بیش از ۹۵ درصد از ما نیازمند ۷ تا ۸ ساعت خواب شبانه هستیم تا به میزان کافی استراحت کنیم و مغزمان هم بتواند به صورت بهینه آموخته‌های جدید ما را در خودش هضم کند. افراد دارای عملکرد عالی ـ از موسیقی‌دادن‌ها گرفته تا قهرمانان ورزشی ـ حتی بیش‌تر از ۸ ساعت در شبانه‌روز می‌خوابند!

دو استراتژی ساده‌ای که می‌توانند کمک کنند این‌ها هستند:

1. یک زمان معین برای رفتن به رختخواب را مشخص کنید و ۳۰ تا ۴۵ دقیقه زودتر کم‌کم برای خواب آماده شوید. به این ترتیب می‌توانید از کارهای تحریک‌کننده‌ای مثل پاسخ دادن به ای‌میل‌ها رها شوید و در مقابل، به کارهای آرامش‌بخشی مثل گرفتن یا حمام داغ یا مطالعه بپردازید.
2. زمان کوتاهی را به مرور آن‌چه پیش از خوابیدن در ذهن‌تان هست بگذرانید و سپس هر چیزی را که نگران‌تان می‌کند یادداشت کنید. کاری که می‌کنید پارک کردن اثربخش این دغدغه‌ها است تا بدین ترتیب ان‌ها شما را از خوابیدن باز ندارند یا در نیمه شب شما را از خواب نپرانند!

دو: هر ۹۰ دقیقه به خودتان یک زنگ تفریح بدهید

مقدار زمانی که کار می‌کنید ارزش محصول‌ کارتان را مشخص نمی‌کند؛ بلکه انرژی که هر ساعت به کارتان وارد می‌کنید این ارزش را تعیین می‌کند. به همین شکل زمانی که کار نمی‌کنید اهمیت ندارد؛بلکه این‌که چقدر ماهرانه‌ تجدید انرژی می‌کنید مهم است.

کلید اول تسکین دادن متناوب بدن‌تان است. شما می‌توانید با تمرین کردن به شکل قابل توجهی ضربان قلب‌، فشار خون و تنش عضلات‌تان را بین ۳۰ تا ۶۰ ثانیه کاهش دهید.

در حالی که چشمان‌تان بسته‌اند، با سه شماره یک نفس بسیار عمیق با تمام ظرفیت‌ بینی‌تان بکشید و با شش شماره نفس را از دهان‌تان بیرون بدهید. بدین ترتیب عملیات بازیابی خود را تقویت می‌کنید.

وقتی بدن‌تان تسکین بیابد، مغز متفکرتان هم راحت‌تر می‌شود و شما هم احساس به‌تری خواهید داشت.

سه: یک فهرست پویا از همه چیز داشته باشید

همه چیز یعنی هر کاری می‌خواهید انجام دهید. هر چقدر ذهن‌تان را به صورت کامل‌تر و در دوره‌های زمانی کوتاه‌تری دانلود کنید؛ انرژی کم‌تری را در فکر کردن بی‌ثمر در مورد کارهای انجام شده تلف خواهید کرد و انرژی بیش‌تری برای خرج کردن در کارهایی که انجام می‌دهید خواهید داشت.

چهار: ضربان قلب‌تان را بالا ببرید یا بعد از ظهرها چرتی بزنید

اگر دارید برای ورزش نکردن به صورت منظم از خودتان عذرخواهی می‌کنید که “ببخشید، وقت ندارم!” با ورزش کردن در زمان ناهار خوردن چطورید؟

برای پاک کردن ذهن‌، کاهش نگرانی و به دست آوردن انرژی جدید هیچ راه به‌تری از بالا بردن هدف‌دار ضربان قلب‌تان تا نقطه‌های آئروبیک و آنائروبیک وجود ندارد.

اگر رفتن به یک سالن ورزش برای‌تان خیلی وقت‌کشی محسوب می‌شود؛ درباره‌ی یک پیاده‌روی با سرعت بیش‌تر از حد معمول در بیرون ساختمان چطورید؟ اگر در دفترتان هستید، چطور است بلند شوید و از پله‌ها پایین بروید؟

یک گزینه‌ی جایگزین، ۲۰ تا ۳۰ دقیقه خواب نیم‌روزی بین ساعت‌های ۱۳ تا ۱۶ است؛ وقتی اغلب ما موجی از خستگی را احساس می‌کنیم. یافته‌های پژوهش‌گری به نام سارا مدنیک نشان می‌دهد که یک چرت کوتاه هر چند نمی‌تواند کاملا قدرت‌بخش باشد؛ اما در مقایسه با افراد نخوابیده، به شکل قابل توجهی عملکرد را در فعالیت‌های فکری در ساعات بعد از آن افزایش می‌دهد.

کارفرماهای اندکی چرت زدن را ممنوع کرده‌اند؛ با این حال حتی تکیه دادن به پشتی صندلی‌تان و بستن چشمان‌تان برای دقایقی هر چند اندک می‌تواند باعث تجدید انرژی شود. اگر هم رئیس‌ هستید؛ یک صندلی مخصوص خواب بگیرید ـ محبوب‌ترین اثاثیه‌ی اداری برای من ـ و خودتان به‌عنوان سرمشق دیگران به این کار مبادرت ورزید!

پنج: قدردانی کردن و لذت بردن را تمرین کنید

یکی از کم‌ احتمال‌ترین راه‌های شناخته شده برای از دست دادن انرژی احساسات منفی است. ما در تذکر دادن آن‌چه اشتباه است نسبت به آن‌چه درست است، سرعت بیش‌تری داریم!

در زندگی‌‌تان به دنبال موقعیت‌هایی برای قدردانی از دیگری بگردید و احساس‌تان را به صورت مستقیم یا در قالب یک نوشتار با او در میان بگذارید. به این ترتیب شما به او جامی از انرژی مثبت را خواهید بخشید؛ اما به‌اشتراک گذاشتن انرژی مثبت به خودتان هم این امکان را می‌دهد که احساس به‌تری داشته باشید.

به دنبال فرصت‌هایی برای قدردانی از خودتان باشید. زمانی را برای لذت بردن از پیروزی‌های کوچک صرف کنید، به خودتان اعتباری را که لیاقت‌اش را دارید، بدهید و خودتان را برای زمان‌هایی که کم می‌آورید، ببخشید.

شش: یک مراسم آیینی را برای رفتن از محل کار به منزل و بالعکس طراحی کنید

وقتی دفترمان را ترک می‌کنیم، بسیاری از ما کارمان را با خودمان حمل می‌کنیم. در نتیجه حتی وقتی که در منزل هستیم، حضورِ غایبِ میان جمع محسوب می‌شویم! دنبال ایجاد روش خاصی بگردید که خودتان را از کارتان رها سازید تا بتوانید در پشت صحنه به زندگی‌تان بپردازید.

به‌ترین مراسم آیینی که من در میان مشتریان خودم ملاحظه کرده‌ام، توقف جایی نزدیک منزل‌ ـ مثل یک پارک ـ و چند دقیقه صرف وقت برای تمام کردن روز و تمرکز بر آن‌چه در پیش رو قرار دارد، است. منزل را دوباره به جایی تبدیل کنید که شما را تازه می‌سازد.

منبع

برای موفقیت در هر شغلی باید عوامل زیر را خوب بشناسید:

خودتان، شغل‌تان، زیردستان و هم‌کاران و از همه مهم‌تر بالادستان، کالا یا خدمتی که تولید می‌کنید و فرایند تولیدش را و البته مشتریان‌تان.

پ.ن. این نکات کاملا بدیهی است؛ اما لازم است برای دوستی که متأسفانه مدام دارد در زندگی شغلی‌اش مرتکب اشتباه می‌شود و از آن بدتر هیچ وقت هم به راه‌نمایی‌های دوستان‌اش عمل نمی‌کند، تکرار شوند. امیدوارم که این‌جا را ببیند.