مصلحت، سبک‌باری است …

یکی از بدیهی‌ترین گزاره‌هایی که از دوران کودکی برای‌مان تکرار شده است، “طلا بودن زمان” است. زمان، موضوعی خطی است که تنها در یک جهت پیش می‌رود و ما را هم در مسیر رودخانه‌‌ی خود به‌سوی اقیانوسی ناپیدا پیش می‌برد. این روزها همگی بیش از دوران کودکی گرفتار محدودیت‌های ناشی از ویژگی‌های خاص زمان هستیم و همیشه در جستجو و آرزوی “اوقات فراغت” به‌سر می‌بریم. اما عاقبت جوینده‌ی زمانِ کافی، لزوما یابنده نیست: هر روز صبح با انگیزه‌ی انجام ده‌ها کار جذاب از حواب بیدار می‌شویم و هر شب، در غمِ انجام نشدن بخش عمده‌ای از آن کارها با رؤیای “فردا روز دیگری است” به خواب می‌رویم. نتیجه؟ یک دورِ باطلِ غیرقابلِ شکستن که گویی سرنوشت محتوم ما است …

در مواجهه با “غولِ زمان” بشر تکنیک‌های مختلفی را ابداع کرده است. سال‌ها است که روش‌ها، مدل‌ها و رویکردهای مختلف “مدیریت زمان” در قالب کتاب و مقاله و سخنرانی در اختیار ما قرار گرفته است. شاید آن چیزی که از آن به “مهارت‌های بهره‌وری شغلی و زندگی” یاد می‌کنیم، در حقیقت چیزی جز روش‌های مختلف مدیریت زمان نباشد که هر کدام روی جنبه‌ای متفاوت از زندگی ما متمرکز هستند: برنامه‌ریزی و مدیریت انجام اثربخش وظایف، نظم و ترتیب برای سرعت بخشیدن به دسترسی به ابزارها و وسایل، مدیریت روابط بین‌فردی برای سریع رسیدن به نتیجه از ارتباط با آدم‌ها و دیگر مهارت‌هایی شبیه این‌ها نمونه‌هایی از این دست مهارت‌ها هستند. البته اساسا شاخه‌ی مهارتی مدیریت زمان خود شاخه‌ی مهمی در حوزه‌ی “مهارت‌های بهره‌وری” است. از میان تکنیک‌های مختلف مدیریت زمان، فن پومودورو این روزها بیش از هر زمان دیگری نام‌ش شنیده می‌شود. پیش از این در گزاره‌ها روش شخصی خودم تحت عنوان کار پروژه‌ای در برابر کار برنامه‌ای را معرفی کرده بودم.

اما یک حقیقتِ تلخ این است که فاصله‌ی علمِ مدیریت زمان تا عملِ آن چیزی در حدود چند میلیون سالِ نوری راه است! 🙂 ما می‌دانیم که زمان، محدود است و می‌دانیم که چگونه می‌شود آن را مدیریت کرد؛ اما بخش مهمی از زمان‌مان را به‌هدر می‌دهیم! چرایی‌ش را البته شاید هیچ‌کس به‌صورت قطع هنوز نتوانسته کشف کند؛ اما بارِ “سبکیِ تحمل‌ناپذیر”ش بر دوش همه‌مان سنگینی می‌کند.

راه‌حل چیست؟ مدتی است در این فکر هستم که شاید بیش از آن چیزی که لازم است به ایده‌ی “وقت، طلا است” در ذهن‌مان بها داده‌ایم. البته که زمان، گوهر گران‌بهایی است؛ اما در زندگی روزمره آن‌چنان گرفتار عدم قطعیت‌هایی هستیم که خیلی وقت‌ها واقعا اتلاف زمان انتخابی نیست! بخشی از این عدم قطعیت‌ها مربوط به دنیای واقعی هستند که به‌صورت طبیعی آن‌ها را می‌شناسیم و می‌پذیریم (نگاهی به یک روزِ کاری معمولی‌تان بیاندازید، نمونه‌های‌ش از جمله: جلساتِ ناگهانی، کارهای فوریِ خارج از نظمِ برنامه‌ریزی شده و … زیادند!)؛ اما بخش دیگری از آن‌ها هم درونی هستند که اتفاقا تأثیرشان شاید بیش‌تر از آن عواملِ بیرونی باشد، هر چند خیلی به‌رسمیت‌شان نمی‌شناسیم: جنگ‌های درونی، احساس ناامیدی و پوچی و افسردگی، حس شکست و خمودگی و … نمونه‌هایی از این عوامل هستند. عواملِ درونیِ مؤثر بر اتلافِ زمان، خیلی وقت‌ها از کنترلِ ما بیرون هستند؛ اما مشکل این‌جا است که بارِ روانیِ ناشی از گزاره‌ی غیرمنعطفِ “وقت، طلا است” نمی‌گذارد تا نفسی به‌راحتی بکشیم و کمی هم به زندگی‌مان آن‌طور که خودش پیش می‌رود، برسیم. همیشه عذابِ‌ وجدانِ کارهای عقب‌افتاده، حرف‌های نگفته (در انتظارِ فرصتی مناسب …)، کتاب‌ها و فیلم‌های ندیده، مسافرت‌های نرفته و … بر دوشِ ما سنگینی می‌کند و همین است که هر روز، بیش از پیش در چاهِ زندگی فرو می‌رویم و طنابِ نجات از دست‌مان دورتر می‌شود!

در مواجهه با این زندگی سرشار از عدمِ قطعیت و آن عذابِ‌ وجدانِ لعنتی چه می‌شود کرد؟ به‌نظرم راه‌‌حل‌ش نه کنشِ صد در صدی پیش‌دستانه است و نه انفعالِ خام‌دستانه. ماجرا ساده‌تر از آن چیزی است که فکر می‌کنیم یا به‌عبارت به‌تر قصد داریم به خودمان بقبولانیم: ما در این دنیا زمانِ محدودی برای زندگی در اختیار داریم. چیزی که در نهایت مهم است کیفیتِ زندگی‌مان یا به‌عبارت به‌تر عرض آن است نه طول آن. بنابراین به‌تر آن است که زندگی را کم‌تر جدی بگیریم و به‌جای برنامه‌ریزی برای لحظه‌لحظه‌ی آن (که خودمان هم می‌دانیم اجرا نمی‌شود)، کمی شهودی‌تر با دنیا برخورد کنیم: نگاه کردن به زندگی به‌عنوان پروژه‌ای برای کشف کردن، لذت بردن و جلو رفتن همیشگی در مسیر رودِ زمان. این‌گونه مدیریتِ زمان هم راحت‌تر می‌شود: این‌که بدانی چه کارهایی را نباید انجام بدهی!

دوست داشتم!
۷

عیدی سال نو: مدیریت کار و زمان به‌روایت گزاره‌ها!

سلام سال نو بر شما دوستان عزیز. امیدوارم سال جدید را با خوبی و خوشی آغاز کرده باشید و تعطیلات به شما خوش گذشته باشد. من هم بعد از چند روز استراحت، از امروز کار را در سال جدید آغاز کردم و گزاره‌ها هم از همین امشب با انرژی کامل در سال جدید کلید می‌خورد!

این چند روز تعطیلات در این فکر بودم که چه عیدی می‌توانم به دوستانم بدهم. در نهایت به‌نظرم رسید به‌ترین عیدی در آغاز سال نو، هدیه‌ی یک راه‌نمای ساده برای برنامه‌ریزی و مدیریت کارها، وظایف و زمان در سال جدید است. هدیه‌ی امسال گزاره‌ها بخشی از مهارت‌هایی است که در کارگاه متخصص حرفه‌ای آن‌ها را با هم یاد می‌گیریم. فایل PDF این راه‌نما را از این‌جا (سایت ترین‌بیت) یا این‌جا (مدیافایر) دانلود کنید.

امیدوارم این عیدی نوروزی نه‌فقط در ابتدای سال و نه فقط امسال، که برای همیشه‌ی زندگی به کارتان بیاید. 🙂 سال خوبی داشته باشید.

پ.ن. لینک دانلود از مدیافایر برای دوستانی که با لینک اول مشکل داشتند به متن این پست افزوده شد.

دوست داشتم!
۲۵

۳ قانون برای اولویت‌بندی کارها

یکی از معضلات دائمی زندگی ما انسان‌ها، کم‌بود وقت است. همیشه وقت نداریم یا کم داریم و در مقابل، آدم‌هایی را می‌بینیم که این‌قدر وقت اضافی دارند که کاش می‌شد وقت‌ آن‌ها را خرید! اما اگر کمی منصفانه نگاه کنیم، می‌بینیم که کم در زندگی‌مان وقت تلف نمی‌کنیم و از آن مهم‌تر، بسیاری از اوقات روی کارهایی انرژی و وقت صرف می‌کنیم (و طبیعتا از کارهای دیگری عقب می‌مانیم) که نباید. پس این سؤال مهم مطرح می‌شود که از کجا بفهمم چه کاری را باید همین الان انجام دهم؟ خانم الیزابت گریس ساندرز در پاسخ به همین سؤال این‌جا روی سایت اینک‌دات‌کام سه قانون جالب را برای مدیریت زمان ارائه داده است:

اول ـ فیلتر اولویت‌ها را تعریف کنید: “هر فردی اولویت‌های خاص خودش را دارد. بنابراین اولین قدم در راه داشتن احساس خوب در مورد انتخاب‌های‌تان در زندگی، این است که صادقانه چیزهایی را برای شما از همه مهم‌ترند مشخص کنید. مثلا اولویت من در زندگی این‌گونه است:

زندگی معنوی —–> روابط انسانی —–> کسب و کار —–> سلامتی و شادی —–> نظم —–> تفریح

ممکن است ترتیب اولویت‌های شما مثل من باشد. ممکن هم هست کاملا متفاوت باشد؛ مثلا:

سلامتی و شادی —–> استارت‌آپ —–> لذت بردن —–> روابط انسانی —–> خدمت به جامعه.”

دوم ـ برای هر یک از اولویت‌ها، اقدامات لازم را فهرست کنید: “برای من، زندگی معنوی یعنی این‌که هر روز صبح کمی دعا کنم و مدیتیشن داشته باشم. اولویت روابط انسانی یعنی هر هفته حداقل سه بار دوستان‌م را ببینم. در مورد کسب و کار یا استارت‌آپ، ممکن است این اقدام اجرایی، کار کردن از ۸ صبح تا ۵ بعد از ظهر در پنج روز از هفته باشد.” و البته برای اولویت لذت بردن، من (مترجم) شخصا کتاب را پیشنهاد می‌کنم!

سوم ـ تمام تصمیمات را اول از فیلتر اولویت‌ها رد کنید و بعد تصمیم بگیرید: “بسیاری از کارهای ما در زندگی، روتین و مطابق همان فهرست گام دوم هستند. اما همیشه کارهایی هم هستند که به‌ناگاه در برابر ما قرار می‌گیرند و لازم است در مورد آن‌ها تصمیم بگیریم. لازم است این تصمیمات را از فیلتر اولویت‌ها بگذرانید تا برای انجام دادن آن‌ها یکی از سه گزینه‌ی “بلی / “نه” / “الان نه” را انتخاب کنید.” مثلا فهرست دوم اولویت‌ها را نگاه کنید: در این فهرست سلامتی و شادی بالاتر از استارت‌آپ قرار دارد. بنابراین اگر پاسخ‌گویی به نیاز یک مشتری نیازمند چند شب نخوابیدن و کار کردن شبانه‌روزی باشد، هر چقدر هم که آن مشتری، سودآور باشد، لازم است گزینه‌ی “نه” یا “الان نه” را انتخاب کنید!

نگاه جالبی است به زندگی و کار کردن. من خودم که همین الان دارم به نوشتن اولویت‌های زندگی خودم فکر می‌کنم …

دوست داشتم!
۱۵

۲۰ پیشنهاد برای مدیریت اثربخش زمان

زمان از آن چیزهایی است که همیشه محدود است! همیشه کارهایی هست که انجام نداده‌ایم و البته همیشه زمانی است که لازم‌اش داریم، ولی در اختیارش نداریم. چه باید کرد؟ چطور می‌شود با محدودیت‌ زمان مقابله کرد؟ انتظارمان را از زندگی کم‌تر کنیم؟ فهرست کارهای‌مان را محدود کنیم؟ بعضی کارها را برای انجام برخی کارهای دیگر کنار بگذاریم؟ به نظر می‌رسد یک راه‌حل دیگر هم وجود داشته باشد: استفاده‌ی بهینه از زمان موجود. در واقع ثابت شده است که زمان‌های هدر رفته بخش بزرگی از زندگی کاری و شخصی هر فرد را تشکیل می‌دهند. بنابراین براساس اصل پارتو اگر حتا ۲۰ درصد این زمان‌ها را هم بتوانیم به‌صورت مفید در بیاوریم، ۸۰ درصد می‌توانیم بیش‌تر کار انجام بدهیم!

در این‌جا ۲۰ پیشنهاد برای مدیریت اثربخش‌تر زمان ارایه می‌شود:

  1. یک فهرست روزانه (To-Do List) داشته باشید.
  2. برای به پایان رساندن هر کار یک زمان مشخص تعیین کنید.
  3. یک تقویم داشته باشید و به‌کمک آن برنامه‌های آینده‌تان را تنظیم کنید.
  4. یک وسیله‌ی سازمان‌دهی برای مدیریت زمان داشته باشید که توانایی مدیریت پروژه‌ها، فهرست‌های کاری و زمان‌بندی‌های شما را داشته باشد (مثلا ابزار مدیریت فعالیت Outlook.)
  5. حواس‌تان به موعدهای زمانی (Deadline) انجام کارها باشد.
  6. یاد بگیرید که به خودتان و دیگران “نه” بگویید!
  7. هدف‌تان را انجام دادن زودتر کار نسبت به موعد زمانی مقرر بگذارید (این‌طوری شاید سر وقت کار را تمام کردید!)
  8. برای از فعالیت‌های روزانه‌ی خود زمان‌بندی داشته باشید.
  9. یک ساعت را جایی بگذارید که راحت آن را ببینید.
  10. ساعت را طوری تنظیم کنید که ۱۵ دقیقه مانده به پایان زمان انجام یک فعالیت به شما اطلاع دهد.
  11. در یک زمان فقط و فقط بر یک کار تمرکز کنید.
  12. چیزهایی که حواس‌تان را پرت می‌کنند، کنار بگذارید (مثلا ای‌میل‌تان را ببندید.)
  13. زمان گذشته از آغاز یک کار را مثلا با ابزاری مثل کرونومتر ثبت کنید.
  14. وقت‌تان را تلف جزئیات غیرضروری نکنید.
  15. اولویت‌بندی داشته باشید.
  16. کارهایی که می‌شود را به دیگران واگذار کنید.
  17. کارهای شبیه به هم را با هم ترکیب کنید (مثلا گزارش نوشتن، جستجو در اینترنت و …)
  18. عوامل هدردهنده‌ی زمان (مثل فیس‌بوک!) را حذف کنید.
  19. هر وقت خسته شدید توقف کنید. ادامه دادن، اثربخشی شما را به‌شدت کاهش می‌دهد.ژ
  20. بین دو کار / فعالیت، زمان کوتاهی را به استراحت بپردازید.
دوست داشتم!
۱۲

یک طرح ۱۸ دقیقه‌ای برای مدیریت روز کاری‌تان

نوشته‌ی: پیتر برگمان / ترجمه‌ی: علی نعمتی شهاب

دیروز با بهترین خیال‌های‌اش شروع شد: من صبح با یک احساس مبهم در مورد این‌که باید به چه چیزی دست یابم وارد دفترم شدم. سپس روی صندلی نشستم و رایانه‌ام را روشن کردم و میل‌های‌ام را چک کردم. دو ساعت بعد و بعد از خاموش کردن چند آتش‌سوزی، حل کردن مسائل دیگران و درگیر شدن با هر چیزی که از طریق رایانه‌ام و تلفن به سمت من پرتاب شد؛ من به سختی می‌توانستم به یاد بیاورم که اول که رایانه‌ام را روشن کردم قصد داشتم چه کاری را انجام بدهم! من قربانی کمین‌گاه دشمن شده بودم؛ ولی در عین حال چیزهای بیش‌تری می‌دانستم …

وقتی مدیریت زمان تدریس می‌کنم؛ اغلب با سؤال‌هایی مانند این‌ها کارم را شروع می‌کنم: چند نفر از شما زمان زیادی دارد که برای انجام کارهای‌اش در آن زمان، کافی نیست؟ در ده سال گذشته حتی یک نفر هم دست‌اش را بالا نبرده است!

این بدان معنا است که ما هر روز را با دانستن این‌که قصد نداریم امروز کارهای‌مان را کامل کنیم شروع می‌کنیم. بنابراین این‌که چگونه زمان‌مان را مصرف می‌کنیم یک تصمیم استراتژیک است. و به همین دلیل است که این ایده خوبی است که یک ” فهرست کارهای ضروری برای انجام شدن (To-Do List)” و یک “فهرست کارهای نادیده انگاشته شده (Ignore List)” درست کنیم. سخت‌ترین چیزی که باید روی آن تمرکز داشته باشیم، خودمان هستیم.

با این حال حتی با داشتن چنین فهرست‌هایی، چالش اصلی اغلب، اجرای آن‌ها است. چگونه می‌توانیم به یک طرح بچسبیم وقتی که چیزهای زیادی آن را تهدید به انحراف می‌کنند؟ چگونه می‌توانید بر کارهای محدود و مهم تمرکز کنید وقتی چیزهای زیاد توجه شما را به خود می‌طلبند؟

ما به یک ترفند نیازمندیم.

جک لالین ـ مربی بد‌سازی ـ همه چیز را در مورد ترفندها می‌داند؛ وی برای دستبند زدن به خودش و سپس شنا کردن مسافت یک مایلی یا بیش‌تر همراه با کشیدن قایق‌های بزرگی که مملو از آدم‌ها هستند معروف شده است! با این حال او چیزی فراتر از یک شومن است. وی چند دستگاه‌ تمرین بدنسازی از جمله دستگاهی که دارای قرقره‌‌ها و وزن‌های قابل انتخاب است، ابداع کرده که در تمام باشگاه‌های بدن‌سازی دنیا استفاده می‌شود. و شوی معروف تلویزیونی او “شو جک لالین” با پخش در ۳۴ سال طولانی‌ترین برنامه بدن‌سازی تلویزیونی بوده است.

هیچ یک از ویژگی‌ها یا کارهای جک مرا تحت تأثیر قرار نداده است؛ البته جز ترفندی که به نظر من قدرت واقعی او در آن پنهان است: آیین‌ِ کاری او.

در ۹۴ سالگی او هنوز دو ساعت اول روز کاری‌اش را به تمرین کردن می‌پردازد: ۹۰ دقیقه وزنه‌ زدن و ۳۰ دقیقه شنا یا پیاده‌روی. هر روز صبح او نیاز به انجام چنین کارهایی دارد تا به اهداف‌اش برسد: در تولد ۹۵ سالگی‌اش او قصد دارد از ساحل کالیفرنیا تا جزیره سانتا کاتالینا شنا کند که فاصله‌ای حدود ۲۰ مایل دارند. هم‌چنین او شیفته گفتن این جمله است که: ” من قصد مردن ندارم چون تصویر من را در جامعه خراب می‌کند!”

بنابراین او هم‌چنان استوار و اندیشمندانه به سمت اهداف‌اش گام بر می‌دارد. او از سلامتی‌اش مراقبت می‌کند و آن را در برنامه کاری‌اش گنجانده است.

مدیریت زمان نیز نیازمند انجام آیین‌ی است؛ البته نه به سادگی داشتن یک فهرست یا یک احساس مبهم در مورد اولویت‌های‌مان! این کارها استوار و اندیشمندانه نیستند. مدیریت زمان نیازمند انجام به صورت یک فرایند مداوم است که بدون توجه به این‌که چه چیزی ما را بر روی اولویت‌های‌مان در طول روز متمرکز نگاه می‌دارد آن را دنبال کنیم.

فکر می‌کنم می‌توانیم این فرایند را در سه گام که کم‌تر از ۱۸ دقیقه در ۹ ساعت کاری‌مان طول می‌کشد انجام دهیم:

گام اول (۵ دقیقه) ـ برنامه‌ریزی روز کاری: قبل از روشن کردن رایانه‌تان پشت میزتان بنشینید و تصمیم‌ بگیرید چه کارهایی آن روز کاری را تا حد بسیار زیادی موفق می‌کنند. تصمیمات‌تان را روی یک برگه کاغذ بنویسید. سؤال این است: به صورت واقع‌بینانه چه کارهایی را می‌توانید کامل کنید که بر پیشبرد دستیابی به اهداف‌تان تأثیرگذار بگذارند و به شما امکان داشتن احساس بهره‌ور و مفید بودن روز کاری را بدهند. آن کارها را بنویسید.

در مرحله بعد بسیار مهم است که کارهایی که در مرحله قبل تعیین شده‌اند را به صورت بسته‌های زمانی برنامه‌ریزی و زمان‌بندی کنید؛ به شکلی که سخت‌ترین و مهم‌ترین کارها در ابتدای روز انجام شوند. منظور من از ابتدای روز کاری ـ در صورت امکان ـ حتی پیش از چک کردن میل‌های‌تان است. اگر تمام کارهای موجود در فهرست‌تان در تقویم کاری‌تان جا نمی‌گیرند آن‌ها را اولویت‌بندی کنید. تصمیم‌گیری در این زمینه که در چه زمانی و در کجا قصد دارید کاری را انجام دهید، قدرت بسیار زیادی را به شما می‌دهد.

در یک تحقیق که در آن معتادان دارو (می‌توانید افرادی با استرس بیش‌تر از آن‌ها پیدا کنید) موافقت کردند در زمان قطع دارو مطلبی را قبل از ساعت ۵ بعدازظهر بنویسند. در یک روز خاص ۸۰% کسانی که گفته بودند کی و کجا آن مطلب را می‌نویسند، آن را نوشته بودند. هیچ یک از سایر افراد این کار را نکرده بودند.

اگر می‌خواهید یک کار را انجام دهید، تصمیم‌ بگیرید که چه زمانی و در کجا قصد دارید آن را انجام دهید. در غیر این صورت، آن کار را از لیست‌تان خارج کنید!

گام دوم (یک دقیقه در هر ساعت) ـ تمرکز دوباره: ساعت، تلفن یا رایانه‌تان را طوری تنظیم کنید که در هر ساعت یک بار به شما هشدار بدهد. وقتی هشدار را دریافت کردید، یک نفس عمیق بکشید، به فهرست‌تان نگاه کنید و از خودتان بپرسید آیا ساعت قبل را به صورت بهره‌ور و مفید گذرانده‌اید یا خیر؟ سپس به تقویم‌تان نگاه کنید و به این فکر کنید که چطور می‌خواهید ساعت بعدی‌تان را بگذرانید. زمان روز کاری‌تان را ساعت به ساعت مدیریت کنید. اجازه ندهید که ساعت‌ها شما را مدیریت کنید!

گام سوم (۵ دقیقه) ـ مرور: رایانه‌تان را در ۵ دقیقه آخر کارتان خاموش کنید و روز کاری‌تان را مرور کنید. چه کارهایی کردید؟ بر روی چه چیزهایی تمرکز داشته‌اید؟ در کجاها از کارتان منحرف شده‌اید؟ چه درس‌هایی یاد گرفته‌اید که به شما برای بهره‌ور بودن در روز کاری بعد کمک می‌کنند؟

قدرت آیین‌‌ها در پیش‌بینی‌پذیر بودن آن‌ها نهفته است. شما کارهای مشابه را از راهی مشابه و به صورت مداوم انجام می‌دهیم. در نتیجه پی‌آمد یک آیین قابل پیش‌بینی است. اگر شما نقطه تمرکزتان را سنجیده و هوشمندانه انتخاب کنید و به صورت استوار و ثابت‌قدم نقطه تمرکزتان را به خودتان یادآوری کنید، متمرکز باقی خواهید ماند. به همین سادگی!

این آیین خاص البته به شما در عبور از کانال انگلیس در حال کشیدن کشتی با دستان بسته کمک نمی‌کند. اما ممکن است به شما در داشتن احساس بهره‌وری و موفق بودن در زمان ترک محل کارتان در پایان روز کاری کمک کند.

و در پایان روز، بررسی کنید که آیا اولویت‌ دیگری وجود ندارد؟

منبع

دوست داشتم!
۳

آیا برای من از نظر زمانی می‌ارزد؟

کار کردن با انسان‌ها زمان‌بر است. و افراد مختلف اولویت‌های گوناگونی دارند. بنابراین هر کس ممکن است نیاز به جلب توجه شما بر موضوعی را داشته باشد که برای او مهم است؛ اما برای شما نه. البته اگر همکارتان است طبعا کمک کردن به وی مهم است. و اغلب، ما هم دوست داریم که کمک‌شان کنیم.
من (نویسنده‌ی اصلی نه “من”!) اخیرا پیمایشی را در میان ۴۰۰ رهبر برجسته‌ی یک سازمان ۱۲۰۰۰ نفره انجام دادم و دریافتم نزدیک به ۹۵ درصد آن‌ها ـ یعنی ۳۸۰ نفر از میان ۴۰۰ نفر ـ سه چیزی را که بیش‌ترین وقت را از آن‌ها تلف می‌کند در پرسشنامه این‌گونه علامت زده بودند: جلسات غیرضروری، ای‌میل‌های بی‌اهمیت و ارایه‌های طولانی.
ما به راهی نیاز داریم که به‌وسیله‌ی آن خیلی سریع و با اعتماد کامل تعهدات غیرضروری خودمان را تعیین کنیم و از بین ببریم؛ برای این‌که مطمئن شویم که آیا می‌خواهیم با چیزی مواجه شویم یا از آن اجتناب کنیم و این‌که تمایلات خودمان را طوری مدیریت کنیم که همیشه در دسترس باشد. من آزمایش کوچکی را درست کرده‌ام که باید پیش از پذیرش هر گونه تعهدی انجام شود. وقتی کسی با یک درخواست پیش شما می‌آید، از خودتان سه سؤال بپرسید:
۱. آیا من فرد مناسبی برای این پاسخ‌گویی به این درخواست هستم؟
۲. آیا الان زمان مناسبی است؟
۳. آیا اطلاعات کافی در اختیار دارم؟
اگر آن درخواست در این آزمایش شرکت خورد ـ یعنی اگر پاسخ حتی یکی از سه سؤال بالا منفی بود ـ آن را قبول نکنید. به کس دیگری (فرد مناسب) واگذارش کنید، انجام را برای زمان دیگری برنامه‌ریزی کنید (زمان مناسب) یا تا زمانی که اطلاعات لازم را در اختیار داشتید به تأخیرش بیاندازید (شما یا کس دیگری به گرفتن آن اطلاعات نیاز دارید.)
این سه سؤال یک راه روشن، آسان و سازگار برای دانستن این‌که چه زمانی پاسخ مثبت بدهیم فراهم می‌کنند. بدین ترتیب می‌توانیم در برابر وسوسه‌ی پاسخ‌دهی به هر درخواستی مقاومت کنیم!
اگر رئیس‌تان از شما خواست کاری بکنید و این درخواست در آزمون رد شد؛ نه تنها درست ـ بلکه مفید آ است که کار را رد کنید یا به کس دیگری واگذار کنید تا کار به صورت کاملا بهره‌ورانه انجام شود. این برای شما، رئیس‌تان و سازمان‌تان مفید نیست که وقت‌تان را روی کار نادرستی تلف کنید.

منبع (با تلخیص)

پ.ن. نویسنده‌ی این مقاله پیتر برگمان نویسنده و مشاور در زمینه‌ی ره‌بری سازمانی است. نوشته‌های او را در وبلاگ‌اش در سایت مدرسه‌ی مدیریت هاروارد بسیار دوست دارم و تا حد امکان همه‌ی آن‌ها را می‌خوانم. خوبی نوشته‌های برگمان این است که با یک مثال ساده از انفاقات زندگی روزمره ـ که ممکن است هر آن برای هر یک از ما در هر جای دنیا رخ دهد ـ شروع می‌کند، بعد مسئله را تحلیل می‌کند و در نهایت راه‌حل خودش را به صورتی ساده و کاربردی ارایه می‌کند. توصیه می‌کنم نوشته‌های برگمان را از دست ندهید.

دوست داشتم!
۰