روش‌های پیش‌رفته‌ برای کوتاه‌سازی زمان و کاهش تعداد جلسات

نویسنده: جینا تراپونی/ مترجم: علی نعمتی شهاب

همه‌ی مدیران بخش اعظمی از زمان کاری روزانه‌شان را بیش از اندازه‌ای که دوست دارند در جلسات مختلف می‌گذرانند. جلسات جریان کاری شما را دچار وقفه می‌کنند، ساعت‌هایی را می‌بلعند که می‌توانستید از آن‌ها با بهره‌وری بیش‌تری استفاده کنید و از آن بدتر خستگی را افزایش می‌دهند. در حالی که جمع کردن آدم‌ها در یک اتاق برای بحث درباره‌ی یک موضوع می‌تواند تنها راه ممکن برای تصمیم‌گیری باشد، برخی شرکت‌ها این قانون را کنار گذاشته‌اند تا تعداد جلساتی را که زمان انسان‌ها را هدر می‌دهند، کم کنند.

لازم به یادآوری نیست که یک رهبر خوب که در زمان مشخصی جلسه را آغاز می‌کند و جلسه را براساس یک دستور ‌جلسه‌ی مشخص پیش می‌برد، باعث افزایش بهره‌وری جلسه می‌شود. در این‌جا به چند تکنیک پیش‌رفته برای قرار دادن جلسات در مسیر درست اشاره می‌شود:

زمان باقی‌مانده را با یک کرونومتر محاسبه کنید. جلساتی که دیر شروع و طولانی می‌شوند، پیش پا افتاده‌تر از آنی هستند که باید باشند. مجله‌ی بیزینس ویک گزارش کرده که جلسات بزرگ گوگل به دلیل وجود یک ساعت تیک تاکی واضح، به برنامه‌ی زمانی تعیین شده مقید می‌مانند.

برای افزودن یک فشار کوچک که جلسات را متمرکز بر موضوع نگاه دارد، در گردهم‌آیی‌های گوگل یک تایمر عظیم بر دیووارها قرار می‌گیرد که دقایقی را که صرف یک جلسه یا موضوع خاص شده را می‌شمارد.

همه را ایستاده نگه دارید. وقتی پای آدم درد بگیرد، هیچ کس دوست ندارد که در گوشه‌ای از جلسه لنگر بیندازد. بلاگری با نام جان تروسکو نوشته جلسات ایستاده‌ی رسمی در شرکتی در لس‌آنجلس که وی در آن‌جا کار می‌کرد، آن‌ها را اثربخش‌تر و سریع‌تر کرده بود:

“به جای نشستن پشت یک میز سنتی کنفرانس، ما صندلی‌های‌مان را از اتاق جلسه بیرون می‌بردیم و در همان حالی که داشتیم راه می‌رفتیم، جلسه را برگزار می‌کردیم. خوب این طری زمان جلسات به شدت کاهش می‌یافت، چون آدم‌ها دوست نداشتند زیاد بایستند. به این ترتیب زمان جلسات از ۳۰ تا ۶۰ دقیقه به چیزی نصف آن کاهش یافت در حالی که جلسات به نتایج خوبی هم منجر می‌شدند.”

انحراف از موضوع را ممنوع کنید. تاد ویلکنز از شرکت طراحی “ادپتیو پد” می‌گوید او آدم‌ها را با درخواست از همه برای کنار گذاشتن لپ‌تاپ‌ها، آی‌فون‌ها و بلک‌بری‌های‌شان در زمان جلسه بر موضوع متمرکز نگاه می‌دارد. او آن‌قدر این موضوع را دنبال می‌کند تا اتفاق بیفتد: او به کسانی که در جلسه به صورت پنهانی ای‌میل‌های‌شان را چک می‌کنند اعلام خطر می‌کند و حتی از همه می‌خواهد گوشی‌های موبایل‌شان را در جعبه‌ای در گوشه‌ی اتاق جلسه بگذارند.

هیچ وقت برای جلساتی بیش‌تر از ۳۰ دقیقه برنامه‌ریزی نکنید. در شرکت توسعه‌ی نرم‌افزارهای کاربردی ۳۷Signals جلسات به ندرت اتفاق می‌افتند، چرا که مضر تصور می‌شوند. اما اگر واقعا به جلسه‌ای نیاز باشد چه؟ نگذارید بیش از ۳۰ دقیقه طول بکشد، با یک موضوع کاملا خاص وارد آن شوید و جلسه را “بر محل بروز مشکل متمرکز کنید” ـ کدها، شیوه‌ی طراحی‌، مستندات و اعداد را جلوی چشم خودتان بگذارید.

بعضی اوقات تنها نگهداری تجربیات خوب جلسات در جلوی چشم در هنگام یک گردهم‌آیی می‌تواند یاری‌بخش باشد. در ساختمان مرکزی اوریلی (O’Reilly’s) ـ بنگاه انتشاراتی معروف حوزه‌ی تکنولوژی ـ خطوط راه‌نمای جلسات روی دیوار همه‌ی اتاق‌های کنفرانس نوشته شد‌ه‌اند!

منبع

دوست داشتم!
۰

بایدها و نبایدهای مذاکره

امیر مهرانی پیشنهاد کرده در مورد اثربخش کردن جلسات هم بنویسم. خودم هم توی ذهن‌ام بود ولی خوب پیشنهاد امیر انگیزه‌بخش بود برای اولین پست در این مورد. تحقیقات تعدادی باید و نباید را برای انجام مذاکره‌ی درست روشن کرده‌اند که در این‌جا به برخی از آن‌ها اشاره می‌کنیم:

بایدهای مذاکره:

  • وضعیت استقرار مناسبی (چه در حالت نشسته و چه در حالت ایستاده) داشته باشید؛
  • شمرده صحبت کنید؛
  • لبخند بزنید؛
  • خود را از نظر روانی آماده سازید؛
  • از طرف مقابل بپرسید چرا چنین انتظاری دارند؛
  • مستقیما به چشمان طرف مقابل نگاه کنید؛
  • مختصر و مفید صحبت کنید؛
  • سؤال‌های باز بپرسید؛ به این معنی که سؤالی بپرسید که باید با پاسخی طولانی‌تر از یک بله یا خیر معمولی جواب داده شود؛
  • خوب گوش کنید؛ یعنی نظر دیگران را در فرایند مذاکره شفاف کنید، به تلاش طرف مقابل احترام بگذارید و او را به ادامه مذاکره ترغیب کنید، احساسات طرف مقابل را درک کنید و در نهایت گفتگو را جمع‌بندی کنید؛
  • راه‌حل‌های خلاقانه ارایه کنید؛
  • چیزی را که می‌خواهید از طرف مقابل درخواست کنید؛
  • به طرف مذاکره نشان دهید که شما چیز باارزشی را در دست دارید؛
  • در جای‌اش از مذاکره خارج شوید؛
  • تلاش کنید به یک راه‌حل برد ـ برد دست یابید؛
  • بدانید که طرف مقابل دقیقا چه می‌خواهد؛
  • قبل از این‌که نظر طرف مقابل را نقد کنید بفهمید که منظورش چیست!
  • بهترین آلترناتیوهای موجود برای توافق در مورد موضوع مذاکره را بشناسید؛
  • انگیزه‌های پنهان طرف‌های مذاکره را بشناسید؛
  • از طرف مقابل بخواهید در مذاکره منصفانه و شفاف عمل کند؛
  • سؤال بپرسید!
  • آدم‌ها را از مسائل جدا کنید؛
  • برای مذاکره هدف داشته باشید؛
  • انطعاف‌پذیر باشید و ذهن بازی داشته باشید؛
  • با استناد سخن بگویید: از حقایق و دیگر شواهد در دسترس بهره بگیرید؛
  • اعتماد به نفس داشته باشید؛
  • به تن صدای تان توجه داشته باشید؛
  • بده بستان داشته باشید؛
  • یادداشت بردارید؛
  • رابطه ایجاد کنید.

نبایدهای مذاکره:

  • طرف مقابل را تهدید کنید!
  • صحبت کسی را قطع کنید؛
  • فریاد بزنید؛
  • طعنه‌آمیز صحبت کنید؛
  • از فرد را در مقابل دیگران انتقاد کنید؛
  • به افراد حمله کنید؛
  • به افراد توهین یا آن‌ها را تحقیر کنید؛
  • کاری کنید دیگران احساس گناه بکنند؛
  • اخم یا گریه کنید!
  • ناآرام باشید؛
  • اسم افراد را ببرید؛
  • به راحتی دلسرد شوید؛
  • التماس کنید!
  • آه و ناله کنید؛
  • سریع خودمانی شوید!
  • در زمانی که احساس دلخوری، اضطراب، خستگی یا عصبانیت دارید مذاکره کنید؛
  • از زبان تخصصی و فنی استفاده کنید؛
  • خودخواهی کنید؛
  • اولتیماتوم بدهید.

این بایدها و نبایدها خاص جلسات رسمی و کاری نیست. خیلی از آن‌ها در زندگی روزمره و عادی ما هم کاربرد دارند؛ مثلا در یک جمع دوستانه یا در کنار خانواده. حواس‌مان باشد گاهی توجه به یک نکته‌ی بسیار کوچک اثر بزرگی (مثبت / منفی) در مذاکرات و گفتگوهای ما دارد!

منبع

دوست داشتم!
۰