بایگانی برچسب: s

سه استراتژی برای جستجو در فضای حل مسئله

نوشته‌شده در توسط .

وقتی از مسئله و حل آن سخن می‌گوییم، بی‌اختیار به‌دنبال روش‌های عجیب و غریبی می‌افتیم که در طول زندگی‌مان برای حل مسائل یاد گرفته‌ایم. شاید هم به‌یاد بیاوریم روش‌های معجزه‌آسایی برای حل مسئله در کتاب‌ها و مقالات و سخنرانی‌های موفقیت وجود دارند که “تضمین می‌کنند” می‌توانید با کمک آن‌ها مسئله را حل کنید. شاید هم مثل من به‌یاد کتاب نوستالژیک جورج پولیا بیفتید که البته به‌دنبال معرفی روش‌های ساده‌تر حل مسائل پیچیده‌ی ریاضی بود! 😉

بسیاری از روش‌های حل مسئله به‌دنبال ارائه‌ی الگوهایی برای پیدا کدن جواب قطعی حل مسئله هستند. اگر مثل من، مهندسی صنایع و مدیریت خوانده باشید، با ابزارهای حل مسئله‌ای نظیر “تحقیق در عملیات” آشنا هستید. اگر کتاب پرفروش این روزها یعنی هنر شفاف اندیشیدن را هم مطالعه کرده باشید، با رویکرد دیگری به حل مسئله آشنا شده‌اید: چگونه مسئله را حل نکنیم!

یکی از چیزهایی که معمولا در این روش‌های مختلف حل مسئله نادیده گرفته می‌شود و روش‌های جدیدتر حل مسئله نظیر تفکر طراحی روی آن تأکید دارند، این است که تقریبا برای هیچ مسئله‌ای هیچ راه‌حل کاملا منطقی، کاملا شدنی و کاملا قطعی وجود ندارد و در نتیجه شما باید به‌دنبال راه‌حلی بهینه برای مسئله باشید و در عین حال، تلاش کنید در طول زمان، با دریافت بازخورد از دنیای واقعی آن راه‌حل را به‌بود ببخشید. در این رویکرد به حل مسئله، شما باید ابتدا مرزهای فضای حل مسئله را تا حدودی مشخص کنید (تحقیق در عملیات یادتان هست؟) و سپس درون این مرزها به‌دنبال راه‌حل بهینه‌ی مسئله بگردید. هر چند که می‌دانیم این راه‌حل، لزوما به‌ترین نیست و لازم است باز هم بگردیم. 🙂

اما سؤالی که پیش می‌آید این است که چگونه می‌توان در درون فضای حل مسئله به جستجو پرداخت؟ روش‌های مختلفی برای این منظور در ادبیات حل مسئله و تصمیم‌گیری ارائه شده‌اند؛ اما من قصد دارم در این‌جا به سه روش تجربی که به‌ویژه به‌کار حل مسائل بغرنج و پیچیده‌ی سازمانی می‌آیند اشاره کنم:

۱- خواندن: “زیر این آسمان کبود هیچ چیز تازه‌ای نیست.” این جمله را احتمالا بارها خوانده‌ایم. شاید یک تفسیر آن هم این باشد که مشکلی که من با آن مواجهم را قبل از من دیگران هم تجربه کرده‌اند. شاید مشکل من مشابه آن‌ها نباشد؛ اما حتما بخشی از آن را دیگری هم تجربه نموده است. همین موضوع خودش دل‌گرمی‌بخش است: این‌که بدانی در برابر این مسئله تنها نبوده‌ای! بارها و بارها انگیزه‌ی از دست رفته‌ی زندگی‌ام با همین روش ساده بازگشته است. اما خواندن به ما کمک دیگری هم می‌کند: این‌که بدانیم در برابر مشکلات چگونه می‌توان مقاومت کرد و حتی چگونه بر آن‌ها غلبه کرد. شاید لازم باشد چندین راه را امتحان کنیم، شاید لازم باشد چندین روش حل مسئله را با هم ترکیب کنیم و شاید هم … لازم باشد همه چیز را رها کنیم! برای من ادبیات به‌ویژه رمان و مصاحبه‌های اهل فرهنگ و هنر همیشه راهی برای جستجو در فضای گسترده و نیمه‌تاریک حل مسائل دشوار زندگی بوده‌اند. برای مسائل سازمانی هم کتاب‌ها و مقالاتی که به واکاوی چالش‌های مدیریتی در مقام عمل می‌پردازند همواره راه‌گشا بوده است. خواندن، البته یک مزیت دیگر هم دارد: این‌که ممکن است در آینده با مسئله‌ای مواجه شوی که قبلا روش حل‌ش را جایی خوانده‌ای!

۲- گفتگو: شاید این روش هم مانند همان قبلی باشد؛ اما یک مزیت دیگر هم دارد: اضافه شدن احساس و روابط انسانی و هم‌دلی به فرایند کند و مکانیکی تحقیق از طریق مطالعه. 🙂 این‌که رو در روی آدمی بنشینی که او را دوست داری و یا حداقل او را واقعا داری می‌بینی، این‌که تو هم می‌توانی حرف بزنی و واکنش نشان بدهی و ماجرا یک طرفه نیست، این‌که بسیاری وقت‌ها در گفتگوی دو طرفه و حتی چند طرفه است که می‌توان عمق واقعی مسئله را درک کرد، آن را از زوایای مختلف دید و دربار‌ه‌ی علل ایچاد آن به تفاهمی رسید و بسیاری مزیت‌های دیگر، همگی گفتگو را به روشی دل‌پذیر و به‌نسبت میان‌بر برای جستجو در فضای حل مسئله تبدیل می‌کنند. اما این روش هم محدودیت‌های خاص خودش را دارد: این‌که خیلی وقت‌ها آنی که باید، در دسترس‌ت نیست!

۳- نوشتن: این یکی از روش‌های مورد علاقه‌ی شخصی من است. گزاره‌ها از همین‌جا متولد شد. در طول این سال‌ها همواره نوشتن ـبه‌صراحت یا در لفافه ـ یکی از روش‌های من برای فکر کردن و آزمون راه‌های حل مسئله بوده است. هر چند به‌تدریج متوجه شدم که نوشتن مزیت‌های پنهان دیگری هم دارد که تاکنون به آن‌ها بی‌توجه بوده‌ام: این‌که نوشتن باعث نظم‌بخشی به ذهن جستجوگر ما می‌شود، این‌که نوشتن باعث می‌شود مسئله و ابعاد آن را به‌تر بفهمیم (و شاید الگوهای تصویری حل مسئله نظیر روشی که در این کتاب معرفی شده از همین‌جا نشأت گرفته باشند) و این‌که نوشتن باعث می‌شود تا بتوان مسئله را از ذهن‌ نگران‌مان بیرون بکشیم و کمی از دغدغه‌های‌ش بکاهیم! نکته‌ی جذاب دیگری را هم همین اواخر کشف کردم: این‌که خیلی وقت‌ها با نوشتن داشته‌های‌ت در برابر مسئله و چالش پیش روی‌ت، راه‌حل مسئله خودش پیدا می‌شود!

خواندن و گفتگو و نوشتن، سه استراتژی ساده‌ برای جستجوی در فضای حل مسئله‌اند که خیلی وقت‌ها به‌دلیل همین سادگی آن‌ها را نادیده می‌انگاریم. بار بعدی که با مسئله‌ای حل‌نشدنی مواجه شدید، آن‌ها را هم امتحان کنید؛ پشیمان نخواهید شد!

دوست داشتم!
۲

مقاله‌ی هفته (۸۴): هفت سؤال کلیدی برای طراحی راه‌حل‌های کسب‌وکاری اثربخش

نوشته‌شده در توسط .

پیش از این در گزاره‌ها بارها درباره‌ی این نوشته‌ام که کار اصلی مشاوران کمک به سازمان‌ها برای حل مسائل کسب‌وکاری و سازمانی خود است. اساسا فرایند مشاوره‌ی مدیریت چیزی فراتر از کشف و حل مسائل واقعی سازمان‌ نیست (این‌جا.) یک مشاور خوب وقتی وارد سازمان می‌شود با خود کوله‌پشتی به‌همراه دارد که مملو از دانش تئوری و ابزارهای اجرایی برای کشف و تحلیل و حل مسئله است.  مشاور وظیفه‌ی حل مسئله را برعهده ندارد؛ بلکه تسهیل‌گر حل مسئله توسط مدیران و کارشناسان سازمان است.

اما نکته‌ی بسیار مهمی که این روزها بازار مشاوره‌ی مدیریت را در ایران و جهان تحت تأثیر قرار داده است، کاهش تمایل سازمان‌ها به استفاده از مشاوران بیرونی و تمرکز روی کشف و حل مسائل توسط نیروی انسانی متخصص خود سازمان است. درباره‌ی علت این موضوع می‌توان ده‌ها صفحه قلم‌فرسایی کرد؛ اما به‌نظر می‌رسد بیش از هر چیزی ضعف مشاوران مدیریت در خلق ارزش افزوده‌ی واقعی برای کارفرمای خود و از آن بدتر، رسوایی‌های بزرگ‌ترین شرکت‌های مشاور‌ه‌ی مدیریت دنیا در زمینه‌ی حفظ اسرار مشتریان (نظیر نمونه‌ی فاجعه‌بار درگیری مدیرعامل شرکت مک‌کنزی در افشای اطلاعات یکی از مشتریان مک‌کنزی برای شرکت رقیب آن که مک‌کنزی محبوب را با تاریخ پرافتخارش تا پای انحلال پیش برد!) در این زمینه مؤثر بوده است. بدین ترتیب در این وضعیت جدید، سازمان‌ها با استخدام نیروی انسانی با سطح تخصص و تجربه‌ی بالاتر تلاش می‌کنند تا حل مسائل کسب‌وکاری و سازمانی را درون‌سپاری کنند.

حال اگر سازمان به‌ هر دلیلی تصمیم گرفت تا مسائل خود را به‌صورت درون‌سازمانی انجام دهد، چگونه باید این کار را به‌انجام برساند؟ این سؤالی است که این روزها بسیار پررنگ‌تر از گذشته پیش روی مدیران ارشد سازمان‌ها و واحدهای متصدی حل مسئله ـ به‌ویژه واحدهای برنامه‌ریزی و استراتژی ـ است.

برای پاسخ به این سؤال پیش از هر چیز باید توجه کرد که استفاده از رویکردهای مشاوران مدیریت در حل مسائل سازمانی توسط خود سازمان‌ها در این زمینه مفید است اما کافی نیست. بسیاری از روش‌ها و ابزارهای مشاوره‌ی مدیریت برای این طراحی شده‌اند تا تبعات منفی چالش کمبود اطلاعات در دسترس مشاور نسبت به درون و برون سازمان را کاهش دهند. بنابراین در هر یک از مراحل سه گانه‌ی کشف، تحلیل و حل مسائل سازمانی‌ به‌نسبت جایگاه فرد یا تیم حل مسئله ممکن است لازم باشد از روش‌های مختلفی استفاده کرد. روشی که برای یک مشاور همکار سازمان به‌ترین روش است، لزوما برای تیم حل مسئله‌ی درون‌سازمانی به‌ترین روش نیست!

با در نظر گرفتن نکته‌ی مهم فوق باید گفت که حل مسئله فرایندی است که نیاز به تجربه‌های عملی و توانمندی‌های ذهنی دارد و با شناخت و رفتار هدایت شده و با کمک راه‌حل‌های مؤثر یا سازگار به نتیجه مطلوب می‌رسد. هر مسئله، نوعی استرس به فرد وارد می‌کند و راه‌حل مسئله، یک نوع «رویارویی» با استرس است. استرس یعنی وارد شدن فشار بر یک سیستم، بدون آمادگی قبلی برای پذیرش آن فشار.

حل مسئله با تدوین شرح مسئله آغاز می‌شود. این شرح مسئله، به‌عنوان راهنما و معنادهنده گام‌های بعدی عمل می‌کند. در بسیاری از موارد، تعریف مسئله مهم‌ترین و در عین حال مشکل‌ترین مرحله است. در تعریف مسئله باید به مسایل مشابه نیز توجه داشت؛ چون عدم توجه به این موضوع می‌تواند کل موقعیت را تحت تأثیر منفی خود قرار دهد. بنابراین تحلیل این‌که چگونه راه‌حل یک مسئله سایر مسایل و یا کل موقعیت را در یک دیدگاه عمومی تحت تأثیر قرار می‌دهد بسیار مهم است. اگر چه هر سازمان با مسایل زیادی روبرو است اما تجربه نشان می‌دهد که در آن واحد نمی‌تواند همه مسایل را حل کند. بنابراین باید بر روی چند مسئله محدود که بیش‌ترین افزایش سود یا کاهش هزینه را در پی دارند تمرکز کرد. بنابراین انتخاب درست مسایل اهمیت زیادی می‌یابد. با گذر از مرحله‌ی کشف و اولویت‌بندی مسائل واقعی سازمانی و تحلیل ریشه‌های بروز آن‌ها در مرحله‌ی بعدی طراحی و اجرای راه‌حل‌های اثربخش برای آن‌ها اهمیت می‌یابد.

در حالت کلی گام های حل مسئله به شرح زیر هستند:

  1. شناسایی یا طرح مسئله؛
  2. شناسایی علت یا دلیل به‌وجود آمدن مسئله؛
  3. انتخاب چند راه‌حل برای حل مسئله؛
  4. گزینش بهترین راه‌حل از میان راه‌حل‌ها با استفاده از روش حذف منفی؛
  5. به اجرا گذاشتن راه‌حل؛
  6. ارزیابی اثربخشی راه‌حل؛
  7. تدوین روش کاری که پس از این، چنین مشکلاتی پیش نیاید.

مشاوران در تحلیل و حل مسائل براساس تجربیات قبلی خود معمولا به‌تدریج به مجموعه‌ای از اصول کلیدی می‌رسند که مبنای کار آن‌ها برای طراحی راه‌حل‌های مناسب برای کارفرمایان‌شان قرار می‌گیرد. معمولا تیم‌های حل مسئله‌ی درون‌سازمانی به چنین تجربیات و اصول و قواعد موضوعه‌ای کم‌تر دسترسی دارند. بنابراین شاید مرور مجموعه‌ای از این اصول کلیدی حل مسائل کسب‌وکاری در قالب هفت سؤال زیر (به‌نقل از این‌جا با خلاصه‌سازی و حک و اصلاح) مفید باشد:

  1. یک سازمان برجسته چگونه این مسئله را حل می‌کند؟ یا به‌عبارت به‌تر آیا کسی تاکنون مسئله‌ی مشابهی را حل کرده است؟ (بهینه‌کاوی را هیچ‌وقت نباید فراموش کنید!)
  2. چشم‌انداز ما برای حل این مسئله چیست؟ (خیلی وقت‌ها در طراحی راه‌حل‌ها فراموش می‌کنیم که اصلا برای دستیابی به چه هدفی می‌خواهیم یک مسئله را حل کنیم!)
  3. مبنای طراحی راه‌حل‌های در دسترس این مسئله چیست؟ (خودتان پیش از دیگران و دنیای بی‌رحم واقعی، راه‌حل‌های‌تان و پیش‌فرض‌ها، نیازمندی‌ها و پیامدهای‌شان را به چالش بکشید!)
  4. به‌ترین روش مواجهه با این مسئله چیست؟ (به‌ترین روش حل یک مسئله، لزوما برطرف ساختن کامل مشکلات پیامد آن نیست!)
  5. اگر جای من بودی چه کاری انجام می‌دادی؟ (این سؤال را از تعداد زیادی از مدیران و کارشناسان سازمان و حتی مشتریان‌تان بپرسید. تجربه نشان داده با راه‌حل‌های شگفت‌انگیزی مواجه می‌شوید که اصلا به آن‌ها فکر هم نمی‌کردید!)
  6. اگر می‌شد فقط یک چیز را برای حل این مسئله تغییر داد، آن یک چیز چه بود؟ (قانون پارتو این‌جا هم برقرار است: )
  7. چه گزینه‌هایی برای طراحی راه‌حل بدون نیاز به فناوری وجود دارد؟ (استفاده از ابزارهای مبتنی بر فناوری مثل نرم‌افزارها و سخت‌افزارهای رایانه‌ای لزوما به‌ترین گزینه نیست!)

این هفت پرسش کلیدی به ما برای دیدن جنبه‌های بسیار مهمی از فرایند حل مسائل کسب‌وکاری و سازمانی که معمولا نادیده‌ گرفته می‌شوند، کمک می‌کنند. نباید فراموش کنیم که حل مسئله و در پی آن اجرای راه‌حل‌ منتخب، فرایندی دشوار است که نیازمند صبر و انرژی درونی بسیاری است؛ هر چند سختی راه به نتیجه‌ای که در پایان این مسیر در انتظار سازمان است می‌ارزد. بنابراین از شروع کردن نترسید، کفش‌های آهنی‌تان را همین حالا بپوشید و به راه بیفتید!

دوست داشتم!
۱

از مسئله‌ی واقعی تا مسئله‌ی قراردادی!

نوشته‌شده در توسط .

قبلا بارها در این مورد صحبت کرده‌ایم که کار اصلی یک مشاور مدیریت، حل مسائل سازمان‌ها است. یک مشاور مدیریت، بیش از هر چیز متخصص روش‌ها و ابزارهای حل مسئله است و به سازمان کمک می‌کند تا خودش مسائل‌اش را به‌درستی تحلیل و حل کند. اما بیایید یک قدم برگردیم عقب. چه مسئله‌ای؟ این سؤال خودش بزرگ‌ترین مسئله‌ی پیش روی یک مشاور مدیریت است! بیایید نگاهی بندازیم به چند تجربه‌ از دنیای واقعی:

ـ در سازمانی ما مشغول کار روی به‌بود فرایندها بودیم که مدیریت ارشد سازمان از ما خواست به‌دنبال ریشه‌ی یکی از مشکلات اصلی سازمان هم باشیم. مشکل تناقض اطلاعاتی بود که توسط واحدهای مختلف سازمان در اختیار مدیریت ارشد قرار می‌گرفت. با بررسی عمیق ماجرا، مشخص شد که مشکل نه از فرایندها است و نه از سیستم‌های اطلاعاتی سازمان. مشکل این‌جا بود که تعریف واحدهای مختلف از یک سرفصل اطلاعاتی مشخص یکسان نبود (مثلا فرض کنید یکی وزن را با واحد کیلوگرم می‌سنجید و دیگری با واحد پوند.) طبیعتا راه‌حل ماجرا تدوین یک نظام اطلاعاتی یکپارچه برای کل سازمان بود.

ـ در سازمانی مشغول تدوین استراتژی شدم. کمی که جلوتر رفتم، متوجه شدم مشکلی که مدیریت به‌دنبال حل کردن آن است، تعیین اهداف و فعالیت‌های آینده‌ی سازمان نیست. دغدغه‌ی اصلی ایشان این بود که با توجه به دستیابی به سطح سود مورد نظرش از کسب و کارش در طول چند سال گذشته و مشکلات بازار و محیط کسب و کار، آیا وقت‌اش نرسیده شرکت را تعطیل کند و به کسب و کار دیگری بپردازد؟ وقتی این مسئله را فهمیدم، کار تدوین استراتژی را با آقای مدیرعامل کنار گذاشتیم. یک مدل تحلیلی از متغیرهای شرایط کسب و کار و شرایط شخصی آقای مدیرعامل تهیه کردم و با یک تحلیل ساده‌ی مبتنی بر سیستم داینامیک، به این جواب رسیدیم که ایشان کسب و کارش را تعطیل نکند!

ـ در سازمانی برای تدوین طرح جامع IT قرارداد بستیم. یکی دو ماهی که از پروژه گذشت، متوجه شدیم مدیران سازمان از ما رضایت ندارند و با آن‌ها قرار گذاشتیم در یک جلسه‌ی مشترک، مسائل را با هم شفاف کنیم. وقتی وارد جلسه شدیم، مدیران سازمان شروع به طرح سؤال‌هایی کردند که اصلا بنابر ماهیت پروژه ما برای آن‌ها جوابی نداشتیم. قرار بر این شد که این سؤالات را بررسی کنیم و بعد پاسخ دهیم. در جلسه‌ی بعدی، پاسخ سؤالات را به مدیران سازمان دادیم و آن‌ها هم به ما گفتند از نظر ما پروژه کاملا موفق بوده است! در حالی که ما جواب سؤالات اصلی را که باید براساس قرارداد به سازمان می‌دادیم، هنوز نداده بودیم.

******

مثال‌های بالا همه واقعی هستند. بلااستثنا در تمامی پروژه‌های مختلف مشاوره‌ای که در این سال‌ها درگیرش بوده‌ام، در طول پروژه کارفرما و ما به‌عنوان مشاور به سؤالات جدیدی برخورد کرده‌ایم که پاسخ دادن به آن‌ها اگر نه بیش‌تر که به‌اندازه‌ی سؤالاتی که طبق قرارداد پروژه باید به آن‌ها پاسخ می‌دادیم مهم بوده‌اند. طبیعتا پاسخ به این سؤالات اغلب به تغییر دامنه (Scope) پروژه می‌انجامید و در نتیجه تغییر هزینه‌های پروژه و ماجرا برای طرفین سخت می‌شد. اما به‌هر حال حداقل دستاورد این ماجرا برای کارفرما این بود که می‌فهمید مسئله‌ی اصلی کجاست و اغلب هم RFP مناقصه‌ی جداگانه‌ای را برای حل آن مسئله از ما دریافت می‌کرد.

من در طول این سال‌ها به ریشه‌های این ماجرا بسیار فکر کرده‌ام. به‌تجربه متوجه شده‌ام که چند عامل سبب می‌شوند تا وضعیت به این شکل درآید:

۱٫ متأسفانه آن‌قدرها که به حل مسئله اهمیت می‌دهیم، به کشف مسئله اهمیت نمی‌دهیم. اغلب مسائل سازمانی که باید حل شوند، به‌دلیل بخش‌نامه‌ی سازمان بالادستی، چشم و هم‌چشمی با سازمان رقیب، این‌که دیگری همین کار را کرد و موفق شد و دلایل این چنینی تعریف می‌شوند و نه براساس دردهای واقعی سازمان. حالا ریشه‌های غیراخلاقی ماجرا بماند که درد در این زمینه بسیار است. در هر حال “کشف درست مسائل و مسائل درست” که خودش نیازمند آشنایی با مفاهیم و ابزارهای بسیاری از تفکر سیستمی تا تفکر طراحی و از یک نمودار استخوان ماهی ساده تا نمودارهای پیچیده‌ی تحلیل داینامیکی سیستم است، خودش هنری است که البته خوش‌بختانه تا حدود زیادی اکتسابی است.

۲٫ همانند بیماری‌های انسان‌ها، بسیاری از بیماری‌های سازمان‌ها نیز دارای نشانه‌های مشابهی هستند. خیلی وقت‌ها این نشانه‌های مشابه باعث تشخیص نادرست مسائل می‌شوند و مسئله‌ی اشتباهی برای حل کردن انتخاب می‌شود.

۳٫ بیان درست مسائل هم خودش مشکل دیگری است. گاه مسئله درست تشخیص داده می‌شود؛ اما درست فرموله نمی‌شود و در نتیجه در حل مسئله روی ابعادی تأکید می‌شود که شاید خیلی هم ریشه‌ی آن درد سازمان نباشند.

برای حل این مشکل هیچ دارویی وجود ندارد؛ جز آشنا شدن با روش‌های کشف مسئله و تجربه و تجربه و باز هم تجربه. در مورد روش‌های کشف مسئله، این اواخر مقاله‌ی بسیار فوق‌العاده‌ای از مدیرعامل اینوسنتیو مطالعه کردم که در آن متدولوژی کشف مسئله‌ی اینوسنتیو را به‌صورت مفصل تشریح کرده بود. این مقاله را در پست مقاله‌ی هفته روز یکشنبه‌ی هفته‌ی آینده (اول اردیبهشت) با هم مرور خواهیم کرد.

اما درس مهم ماجرا برای من این بود که در هر جایگاهی که به حل یک مسئله مشغول‌ام ـ چه مشاور یک شرکت بسیار معظم باشم و چه مشاور یک استارت‌آپ کوچک، چه به حل مسئله‌ی شغلی یکی از دوستان‌م کمک بکنم و چه گرفتار حل یک مسئله‌ی شخصی باشم ـ هر کجا که متوجه شدم سؤال اصلی چیز دیگری است، شجاعت پذیرفتن و بیان این حقیقت را داشته باشم؛ حتا اگر به حذف من از فرایند حل مسئله منجر شود!

این اصل را نباید در دنیای کسب و کار هم فراموش کرد. گفته‌اند و شنیده‌ایم و خوانده‌ایم که هر کسب و کاری، در واقع مسئله‌ای از مسائل مشتریان خودش را به روشی مناسب حل می‌کند تا آن‌ها ترغیب شوند و بابت این روش حل مسئله پول بدهند! از این دیدگاه هر محصول و خدمت، چیزی جز یک روش حل مسئله نیست. بنابراین برای موفقیت در دنیای کسب و کار هم لازم است مسئله‌ی واقعی و درست مشتریان را کشف کنیم.

رعایت همین اصل ساده یک دستاورد بسیار مهم دارد که ارزش‌اش قابل سنجیدن نیست: اعتمادسازی. طرف مقابل وقتی که ببیند شما به‌دنبال حل دردِ واقعی او هستید و نه به‌دنبال دردتراشی (!) و از آن بدتر دردسازی (!)، اعتمادی به شما خواهد کرد که ثمره‌اش را بعدها به‌خوبی خواهید دید!

****** 

کارل پوپر فیلسوف شهیر فلسفه‌ی علم و مردِ بزرگِ هم‌روزگار ما، کتابی دارد به‌نام “زندگی سراسر حل مسئله است.” این روزها به این فکر می‌کنم که با تغییر یک کلمه از نام این کتاب استاد، یکی از مهم‌ترین اصول زندگیِ در دنیای پیچیده‌ی امروز به‌دست می‌آید: زندگی سراسر کشف مسئله است! و البته آن هم مسائل درست و واقعی. شخصا فکر می‌کنم هیجان زندگی، این‌گونه بسیار بیش‌تر است!

برای‌تان در پروژه‌ی کشف هر روز‌ه‌ی زندگی آرزوی موفقیت دارم.

دوست داشتم!
۴

سؤال درست پرسیدن یعنی چه!؟

نوشته‌شده در توسط .

در پست قبلی مجموعه پست‌های مشاوره‌ی مدیریت (+) نوشتم که می‌توان دامنه‌ی یک پروژه‌ی مشاوره را با توافق روی سؤالات کلیدی تعیین کرد. همان‌جا گفتیم که باید سؤالات درست را پرسید. اما یک سؤال مهم شاید همین باشد که چطور درست سؤال کنیم!؟

این سؤال برای من هم مطرح بود تا این مقاله‌ی سایت مجله‌ی اینک دات کام را خواندم. در این‌ مقاله نویسنده به نقل از خانم روزانه هاگرتی که یک فعال اجتماعی برای کاهش بی‌خانمانی است، یک روش جالب برای حل مسئله بیان شده است. من خود روش را این‌جا نمی‌نویسم تا خودتان بخوانید و یاد بگیرید؛ اما دو نکته در این مقاله برای من به‌عنوان یک مشاور مدیریت که با حل مسائل سازمانی درگیر است جالب بود:

۱- خانم هاگرتی به‌درستی به این نکته اشاره می‌کند که ما برای اغلب مسائل، راه‌حل‌های از پیش تعیین شده داریم. خیلی وقت‌ها مشکل اصلی در حقیقت راه‌حل معمول برای یک مسئله است و ما باید اول مشکلِ “درست نبودن راه‌حل” را حل کنیم! 

۲- اما گام اول روش خانم هاگرتی برای حل مسئله، پرسیدن سؤالات درست است. اما چگونه؟ این‌طوری: “اول کلیشه‌ها و سنت‌ها را کنار بگذارید و بعد، سؤالات جدیدی بپرسید یا سؤالات قدیمی را به‌روشی جدید مطرح کنید.”

شخصا فکر می‌کنم این می‌تواند یک تمرین فوق‌العاده عالی برای درک به‌تر مفاهیم و مسائل باشد: سعی کنیم هر از گاهی با سؤالاتی جدید یا متفاوت، خودمان را در مورد یک مفهوم که فکر می‌کنیم به به‌ترین شکل ممکن درک کرده‌ایم، به چالش بکشیم! همین تمرین کردن به ما این اجازه را می‌دهد تا در دنیای واقعی ـ مخصوصا در جایگاه یک مشاور ـ بتوانیم سؤالات درستی را برای مخاطب‌مان طرح کنیم و با رسیدن به عمق مسئله‌ی واقعی و بعد پیدا کردن یک راه‌کار مناسب، مسئله‌ی خودمان یا کارفرماهای‌مان را حل کنیم! و احتمالا لازم به اشاره نیست اما بد نیست که توجه کنیم این روش را برای شناخت به‌تر هر مسئله‌ای ـ از جمله مسائل زندگی شخصی‌مان ـ می‌توانیم به‌کار بگیریم.

طرح درست سؤال همراه با طرح سؤال درست چالشی است که باز هم در مورد آن خواهم نوشت.

دوست داشتم!
۲

تعریف دامنه‌ی پروژه با توافق روی سؤال‌های کلیدی

نوشته‌شده در توسط .

روز ـ داخلی ـ یک بانک خصوصی:

اتاق جلسه بسیار پر شور و حرارت است: سومین جلسه‌ی مشترک با کارفرما برای تعریف پروژه است. حامی پروژه در سازمان، مدعی است که من، منظور او را درک نکرده‌ام و مسئله‌ی مورد نظر من، مسئله‌ی او نیست. در مقابل من هم یادآوری می‌کنم که او در طی جلسات گذشته و حتا امروز، بارها تعریف و دامنه‌ی پروژه را تغییر داده است. علت این تعارض چیز دیگری است: هر یک از ما بخش‌هایی از مسئله را دیده‌ایم که از دید طرف مقابل، پنهان مانده است. در این میان، دوست دیگری که در جلسه حاضر است، به هر دوی ما این موضوع را یادآوری می‌کند. بعد پای تخته‌سفید حاضر در اتاق می‌رود و از هر دو نفر ما می‌خواهد سؤالات کلیدی را که از نظر ما پروژه باید به آن‌ها پاسخ دهد، بگوییم. سؤال‌ها را روی تخته می‌نویسد و از ما می‌خواهد آن‌ها را اصلاح و تکمیل کنیم. سرانجام همه‌ی ما روی سؤالات کلیدی هم‌نظر می‌شویم. حالا که مسئله‌ی اصلی برای من و آقای مدیر مشخص شده است، در جلسه‌‌ی بعدی، پروپوزال مناسبی را برای انجام پروژه ارائه کردم و تصویب شد.

چند هفته بعد: روز ـ داخلی ـ یک شرکت بازرگانی:

قرار است برای این شرکت، برنامه‌ی استراتژیک تدوین کنم. دوستی که مرا به این‌جا معرفی کرده‌اند، در مورد مسائل اساسی شرکت توضیحاتی به من داده‌اند. به محل شرکت که می‌رسم، مدیرعامل خوش‌برخورد شرکت برگه‌ی چاپی را به من می‌دهد که در آن اهداف آینده‌ی شرکت ـ با تأکید بر اهداف مالی ـ مشخص شده‌اند و از من می‌خواهد تا چند دقیقه‌ای منتظر شروع جلسه شوم. با توجه به نکاتی که دوستم گفته و اطلاعات برگه‌ی چاپی، تعدادی سؤال کلیدی را که شرکت با آن‌ها مواجه است، در تقویم سررسیدم یادداشت می‌کنم. وارد جلسه که می‌شوم، بعد از معرفی خودم و ارائه‌ی رزومه‌ام، سؤالاتی را که نوشته‌ام برای آقای مدیرعامل و مشاور باتجربه و کنج‌کاوشان بازگو می‌کنم. سؤال‌ها کمی اصلاح و سپس تأیید می‌شوند و حالا من آسان‌تر می‌توانم رابطه‌ی برنامه‌ی استراتژیک با ابهامات و سؤالات آقای مدیرعامل در مورد آینده و هم‌چنین روش پیشنهادی‌ام برای حل مسئله را ارائه کنم.

*****

این‌جا بارها و بارها نوشته‌ام که مشاوره‌ی مدیریت چیزی نیست جز حل سیستماتیک یک مسئله‌ی کسب و کار. گفته‌اند که ۸۰ درصد حل مسئله هم شناخت صحیح مسئله است و البته، بخش مهمی از شناخت صحیح مسئله هم تعریف درست مسئله است. مسئله‌‌ای که قرار است منِ مشاور حل کنم، باید دقیقا همان چیزی باشد که سازمان را دچار مشکل کرده است. 

از تجربه‌های اخیرم ـ از جمله این دو ـ متوجه شده‌ام که به‌ترین روش برای تعریف درست مسئله و اطمینان حاصل کردن از این‌که مسئله‌ی مورد نظر طرفین یکی است، توافق بر سر سؤالات کلیدی است که سازمان در راستای این مسئله با آن‌ها مواجه است. وقتی این سؤالات مشخص شدند، در مرحله‌ی بعد مشاور در پروپوزال‌ش باید مشخص کند:

۱- کدام‌یک از این سؤالات کلیدی با یکدیگر رابطه‌ دارند و تأثیرات متقابل آن‌ها چیست؟ در واقع در این‌جا مشاور باید یک مدل مفهومی (Conceptual Model) ارائه دهد که در آن متغیرهای مسئله (اعم از مستقل، وابسته، میان‌جی و …) و رابطه‌ی میان متغیرها به‌صورت نسبی مشخص شده باشد.

۲- با در نظر گرفتن نکته‌ی بالا، مشاور با در نظر گرفتن سه عامل مثلث معروف مدیریت پروژه ـ یعنی زمان، هزینه و کیفیت ـ روشی اثربخش و کارا را برای حل مسئله‌ی تعریف شده در چارچوب مدل مفهومی طراحی شده ارائه می‌دهد.

پ.ن. به‌نظرم کاربرد روش “توافق بر سر سؤالات کلیدی” تنها محدود به تعریف پروژه‌های مشاوره نیست. هر جا ابهام / تعارضی وجود دارد، می‌توان از این روش برای مشخص شدن موضوع مورد بحث، استفاده کرد.

از دوست عزیزم برای یاد دادن این روش به من صمیمانه سپاس‌گزارم.

(عکس بالا از این‌جا)

دوست داشتم!
۰

نقدی متدولوژیک بر پروژه‌های سیاست‌گذاری فاوا در ایران

نوشته‌شده در توسط .

پژوهشگاه فناوری اطلاعات و ارتباطات اخیرا چندین پروژه‌ی برون‌سپاری پژوهشی در حوزه‌ی سیاست‌گذاری فاوا اعلام کرده است که باعث شد یاد یکی از دغدغه‌های اصلی‌ام در حوزه‌ی مشاوره و سیاست‌گذاری بیافتم. با توجه به تجربه‌ای که از انجام یک پروژه‌ی پژوهشی برای این مرکز و درگیر بودن در تعدادی از پروژه‌‌های سیاست‌گذاری فاوا در سطح ملّی دارم، چند نقد متدولوژیک به شیوه‌ی معمول انجام پروژه‌های این چنینی در کشور دارم که به‌صورت مختصر به آن‌ها اشاره می‌کنم:

۱- ما در زبان فارسی از واژه‌ی سیاست‌گذاری به‌عنوان معادل “Policy Formulating” استفاده می‌کنیم که به‌نظرم اصلا ماهیت واقعی ماجرا را بازتاب نمی‌دهد. اصطلاح “فرموله کردن سیاست” نشان می‌دهد که ما به‌لحاظ متدولوژیک با موضوعی روبرو هستیم که دارای فرمول‌‌ها و قواعدی مشخص است. این در حالی است که “سیاست‌گذاری” اصلا ماهیت متدولوژیک کار را بازتاب نمی‌دهد و همین می‌شود که به هر شکل ممکن صرفا پروژه به‌پایان می‌رسد!

۲- رویکرد معمول پروژه‌‌های سیاست‌گذاری فاوا در ایران به این شکل است: الف ـ شناخت وضع موجود؛ ب ـ تحلیل وضع موجود؛ ج ـ تدوین وضعیت مطلوب؛ د ـ تحلیل شکاف و تدوین برنامه‌ی اجرایی. البته در عمل در تمامی این مراحل عملا مجبورید اصول روش تحقیق کمّی را به‌کار ببرید: نمونه‌گیری کنید و پرسش‌نامه توزیع کنید و در نهایت به‌دلیل کم‌بود داده‌های واقعی و صحیح، یا شهودی تحلیل کنید یا این‌که هر نتیجه‌ای خواستید بگیرید!

۳- برای پروژه‌ای که خودم داشتم، بررسی مختصری روی رویکردهای سیاست‌گذاری در جهان ـ به‌ویژه سازمان‌های بین‌المللی معتبری مانند UNDP و OECD ـ داشتم. برای‌ام جالب بود که این رویکردها تا چه اندازه با رویکرد ما متفاوت‌اند. در رویکردهای سیاست‌گذاری معمولی که من دیده‌ام روش کار به این شکل است: الف‌ ـ ساخت چارچوب تحقیق و تحلیل؛ ب ـ ساخت فرضیه‌ای در مورد وضعیت موجود؛ ج ـ آزمون فرضیه و اصلاح آن؛ د ـ استخراج گزینه‌ها و سناریوهای استراتژیک براساس فرضیه‌ها؛ ه ـ تعیین اهداف و فرموله کردن سیاست‌ها (چیزی شبیه روش حل مسئله‌ی شرکت معظم مک‌کنزی که ابراهیم حیدری دوست عزیزم در نوشته‌های وبلاگ‌ش در مورد آن توضیح داده است.)

۵- به‌نظرم تفاوت‌های این دو رویکرد متدولوژیک چنین مشکلاتی را ایجاد می‌کنند:

الف ـ در رویکرد معمول در ایران فرض بر این است که حوزه‌ی مورد مطالعه، وضع موجودی دارد و این وضع موجود حداقلی از وضعیت مطلوب را پوشش می‌دهد. این در حالی است که موارد بسیاری این‌گونه نیست و محقق در عمل مجبور است عوامل کاملا بی‌ربطی را در تفسیر ماجرا وارد کند که در نهایت باعث می‌شوند وضعیت مطلوب تدوین شده ربطی به حوزه‌ی مورد نظر نداشته باشد! خیلی وقت‌ها لازم است روی وضعیت موجود خط قرمز کشید و با رویکرد کنونی، این کار بسیار سخت است.

ب ـ در رویکرد معمول در ایران زمان‌بندی پروژه‌ها به‌شدت دچار مشکل است و بخش عمده‌ی آن به نبود اطلاعات مورد نیاز یا عدم تمایل ذی‌نفعان برای اظهارنظر برمی‌گردد. ضمن این‌که بسیاری از اطلاعات جمع‌آوری شده عملا ربطی به سیاست‌گذاری در حوزه‌ی مورد نظر ندارند! در رویکرد متداول جهانی، حجم عظیمی از داده‌های بی‌ربط از پروژه حذف می‌شوند و همین باعث کوتاه شدن زمان پروژه تا حد قابل توجهی می‌شود.

ج ـ در رویکرد معمول پروژه‌ها در ایران، هیچ چارچوب (Framework) یا مدل مشخصی برای تحقیق وجود ندارد و صرفا براساس شهود محقق یا در به‌ترین حالت یک مدل بین‌المللی مرتبط، اطلاعات جمع‌آوری و تحلیل می‌شوند و در نهایت سیاست‌ها تدوین می‌شوند. اشکال کار آن‌جاست که چارچوب و مدل تحقیق، متغیرهای تحقیق را مشخص می‌کنند و به شما می‌گویند چه اطلاعاتی را با چه عمقی و از کجا باید جمع‌آوری و تحلیل کنید. وقتی چنین ابزاری وجود نداشته باشد، عملا هیچ پایه و اساسی وجود ندارد و ارتباط تحلیل‌های انجام شده با موضوع تحقیق اصلا مشخص نیست. جالب این‌جاست که اصولا بسیاری از محققان این حوزه‌ها اصلا نیازی به چنین چارچوبی را حس نمی‌کنند. 

د ـ رویکرد معمول اجرای پروژه‌ها در ایران، تحقیق را به‌سمت و سوی روش‌های کمّی می‌برد و در نتیجه آمار و ارقام مهم‌تر از تحلیل و نتیجه‌گیری می‌شوند. این در حالی است که اگر گزارش‌‌های خروجی پروژه‌های مشابه در دنیا را مطالعه کنید، می‌بینید که آمار و ارقام صرفا به‌عنوان پشتیبان تحلیل‌های کیفی مورد استفاده قرار می‌گیرند و نه به‌عنوان بخش اصلی از گزارش. این گذشته از این حقیقت است که اصولا این روزها به روش تحقیق کمّی نقدهای جدی وجود دارد و کم‌کم شاهد همه‌گیر شدن روش‌های تحقیق کیفی در حوزه‌ی سیاست‌گذاری هستیم.

اگر چه مشکل اصلی در کشور ما فراموش شدن اجرای پروژه‌های سیاست‌”گذاری در حوزه‌ی عمل است؛ امیدوارم روزی برسد که حداقل ما محققان این حوزه به‌لحاظ روش‌شناسی، بتوانیم خودمان را به الگوی استاندارد تحقیق در این حوزه در دنیا نزدیک کنیم. به‌امید آن روز.

دوست داشتم!
۳

ایده‌هایی برای حل مسائل مشاوره ـ قسمت اول

نوشته‌شده در توسط .

در پست قبلی متنی ترجمه کرده بودم از پیتر برگمان در مورد این‌که هر راه‌حلی موقتی است و نباید آن را برای همیشه ثابت و قابل استفاده دانست. این نوشته‌، انگیزه‌ای شد برای نوشتن نکته‌ای که مدتی است در ذهنم است. پیش از هر چیز حواس‌مان باشد که راه‌حل با مسئله یک زوج را تشکیل می‌دهند و هر یک بدون دیگری به درد آدم نمی‌خورند: مسئله‌ای که راه‌حل نداشته باشد که بلای جان است و راه‌حل هم که اساسا نمی‌تواند بدون مسئله وجود داشته باشد!

تأکید برگمان در نوشتار خودش براین است که راه‌حل‌های یافته شده برای یک مسئله هیچ وقت دایمی نیستند و هم‌واره باید براساس شرایط موجود، به‌روز شوند. همین شرایطِ موجود که مبنای تصمیم‌گیری اقتضایی هستند، در عین حال باعث می‌شوند که هر مسئله هم یک مسئله‌ی متفاوت و جدید باشد. این نکته به نظر من، یکی از کلیدی‌ترین و اساسی‌ترین نکاتی است که یک مشاور باید در کار خود ـ که در واقع چیزی جز حل مسئله نیست ـ مورد نظر داشته باشد و چقدر هم اغلب ما به آن واقفیم و بدتر از آن، چقدر این طوری با مسائل روبرو می‌شویم!

به‌عنوان یک مشاور شما باید هر مسئله‌ی جدیدی که به شما می‌شود را یک مسئله‌ی جدید تلقی کنید، سعی کنید درست بفهمیدش و تحلیل‌اش کنید، مشکلات اصلی را بیرون بکشید و بعد هم دنبال راه‌حل‌ خاص همان مسئله بگردید. این بدان معنا است که نباید برای آن مسئله یک راه‌حل از پیش تعریف شده داشته باشید، نباید برای یک مسئله پیش‌فرض داشته باشید و فکر کنید (اینم مثل قبلی، همون طوری حل‌اش می‌کنم!)، نباید سعی کنید با یک شاه کلید، هزاران در را باز کنید. این اصل اساسی کار مشاوره را فراموش نکنید که در مشاوره هیچ شاه‌کلیدی وجود ندارد. به زبان فنی اگر بخواهم بگویم در مشاوره تنها چارچوب و متدولوژی حل مسئله یکسان و استاندارد است (تازه آن هم در کوتاه مدت) و نه محتوای کار و راه‌حل مسئله.

با این شکلِ نگاه کردن به مسائل است که وجود Case در کار مشاوره معنادار می‌شود؛ چون برای هر مسئله از ابتدا و از اساس فرایند حل مسئله یک بار طی می‌شود و طی این فرایندِ حل مسئله، شما یاد می‌گیرید چطور مسئله را بفهمید و تحلیل کنید و حل‌اش کنید و از آن مهم‌تر، یاد می‌گیرید از چه ابزار و تئوری کجا و چطور استفاده کنید. این طوری است که می‌توانید پیش مشتری و کارفرما ادعا کنید من برای مسئله‌ی شما یک راه‌حل خاص شرایط خودِ خودِ شما پیدا کردم و به این ترتیب، هم رضایت مشتری را افزایش دهید و هم بعدها از آن برای تبلیغ خودتان بهره‌برداری کنید.

خوب پس وجود این همه Case و مدل مرجع و راه‌حل آماده و چیزهایی شبیه این‌ها به چه دردی می‌خورد؟ این چارچوب و متدولوژی که گفتم یعنی چه؟ چطور باید از این‌ها استفاده کنیم؟ این‌ها و نکاتی دیگر در مورد حل مسائل مشاوره، موضوعاتی هستند که از این پس در قالب پست‌هایی با عنوان “ایده‌هایی برای حل مسائل مشاوره” به آن‌ها خواهم پرداخت.

دوست داشتم!
۰