مقاله‌ی هفته (۸۴): هفت سؤال کلیدی برای طراحی راه‌حل‌های کسب‌وکاری اثربخش

پیش از این در گزاره‌ها بارها درباره‌ی این نوشته‌ام که کار اصلی مشاوران کمک به سازمان‌ها برای حل مسائل کسب‌وکاری و سازمانی خود است. اساسا فرایند مشاوره‌ی مدیریت چیزی فراتر از کشف و حل مسائل واقعی سازمان‌ نیست (این‌جا.) یک مشاور خوب وقتی وارد سازمان می‌شود با خود کوله‌پشتی به‌همراه دارد که مملو از دانش تئوری و ابزارهای اجرایی برای کشف و تحلیل و حل مسئله است.  مشاور وظیفه‌ی حل مسئله را برعهده ندارد؛ بلکه تسهیل‌گر حل مسئله توسط مدیران و کارشناسان سازمان است.

اما نکته‌ی بسیار مهمی که این روزها بازار مشاوره‌ی مدیریت را در ایران و جهان تحت تأثیر قرار داده است، کاهش تمایل سازمان‌ها به استفاده از مشاوران بیرونی و تمرکز روی کشف و حل مسائل توسط نیروی انسانی متخصص خود سازمان است. درباره‌ی علت این موضوع می‌توان ده‌ها صفحه قلم‌فرسایی کرد؛ اما به‌نظر می‌رسد بیش از هر چیزی ضعف مشاوران مدیریت در خلق ارزش افزوده‌ی واقعی برای کارفرمای خود و از آن بدتر، رسوایی‌های بزرگ‌ترین شرکت‌های مشاور‌ه‌ی مدیریت دنیا در زمینه‌ی حفظ اسرار مشتریان (نظیر نمونه‌ی فاجعه‌بار درگیری مدیرعامل شرکت مک‌کنزی در افشای اطلاعات یکی از مشتریان مک‌کنزی برای شرکت رقیب آن که مک‌کنزی محبوب را با تاریخ پرافتخارش تا پای انحلال پیش برد!) در این زمینه مؤثر بوده است. بدین ترتیب در این وضعیت جدید، سازمان‌ها با استخدام نیروی انسانی با سطح تخصص و تجربه‌ی بالاتر تلاش می‌کنند تا حل مسائل کسب‌وکاری و سازمانی را درون‌سپاری کنند.

حال اگر سازمان به‌ هر دلیلی تصمیم گرفت تا مسائل خود را به‌صورت درون‌سازمانی انجام دهد، چگونه باید این کار را به‌انجام برساند؟ این سؤالی است که این روزها بسیار پررنگ‌تر از گذشته پیش روی مدیران ارشد سازمان‌ها و واحدهای متصدی حل مسئله ـ به‌ویژه واحدهای برنامه‌ریزی و استراتژی ـ است.

برای پاسخ به این سؤال پیش از هر چیز باید توجه کرد که استفاده از رویکردهای مشاوران مدیریت در حل مسائل سازمانی توسط خود سازمان‌ها در این زمینه مفید است اما کافی نیست. بسیاری از روش‌ها و ابزارهای مشاوره‌ی مدیریت برای این طراحی شده‌اند تا تبعات منفی چالش کمبود اطلاعات در دسترس مشاور نسبت به درون و برون سازمان را کاهش دهند. بنابراین در هر یک از مراحل سه گانه‌ی کشف، تحلیل و حل مسائل سازمانی‌ به‌نسبت جایگاه فرد یا تیم حل مسئله ممکن است لازم باشد از روش‌های مختلفی استفاده کرد. روشی که برای یک مشاور همکار سازمان به‌ترین روش است، لزوما برای تیم حل مسئله‌ی درون‌سازمانی به‌ترین روش نیست!

با در نظر گرفتن نکته‌ی مهم فوق باید گفت که حل مسئله فرایندی است که نیاز به تجربه‌های عملی و توانمندی‌های ذهنی دارد و با شناخت و رفتار هدایت شده و با کمک راه‌حل‌های مؤثر یا سازگار به نتیجه مطلوب می‌رسد. هر مسئله، نوعی استرس به فرد وارد می‌کند و راه‌حل مسئله، یک نوع «رویارویی» با استرس است. استرس یعنی وارد شدن فشار بر یک سیستم، بدون آمادگی قبلی برای پذیرش آن فشار.

حل مسئله با تدوین شرح مسئله آغاز می‌شود. این شرح مسئله، به‌عنوان راهنما و معنادهنده گام‌های بعدی عمل می‌کند. در بسیاری از موارد، تعریف مسئله مهم‌ترین و در عین حال مشکل‌ترین مرحله است. در تعریف مسئله باید به مسایل مشابه نیز توجه داشت؛ چون عدم توجه به این موضوع می‌تواند کل موقعیت را تحت تأثیر منفی خود قرار دهد. بنابراین تحلیل این‌که چگونه راه‌حل یک مسئله سایر مسایل و یا کل موقعیت را در یک دیدگاه عمومی تحت تأثیر قرار می‌دهد بسیار مهم است. اگر چه هر سازمان با مسایل زیادی روبرو است اما تجربه نشان می‌دهد که در آن واحد نمی‌تواند همه مسایل را حل کند. بنابراین باید بر روی چند مسئله محدود که بیش‌ترین افزایش سود یا کاهش هزینه را در پی دارند تمرکز کرد. بنابراین انتخاب درست مسایل اهمیت زیادی می‌یابد. با گذر از مرحله‌ی کشف و اولویت‌بندی مسائل واقعی سازمانی و تحلیل ریشه‌های بروز آن‌ها در مرحله‌ی بعدی طراحی و اجرای راه‌حل‌های اثربخش برای آن‌ها اهمیت می‌یابد.

در حالت کلی گام های حل مسئله به شرح زیر هستند:

  1. شناسایی یا طرح مسئله؛
  2. شناسایی علت یا دلیل به‌وجود آمدن مسئله؛
  3. انتخاب چند راه‌حل برای حل مسئله؛
  4. گزینش بهترین راه‌حل از میان راه‌حل‌ها با استفاده از روش حذف منفی؛
  5. به اجرا گذاشتن راه‌حل؛
  6. ارزیابی اثربخشی راه‌حل؛
  7. تدوین روش کاری که پس از این، چنین مشکلاتی پیش نیاید.

مشاوران در تحلیل و حل مسائل براساس تجربیات قبلی خود معمولا به‌تدریج به مجموعه‌ای از اصول کلیدی می‌رسند که مبنای کار آن‌ها برای طراحی راه‌حل‌های مناسب برای کارفرمایان‌شان قرار می‌گیرد. معمولا تیم‌های حل مسئله‌ی درون‌سازمانی به چنین تجربیات و اصول و قواعد موضوعه‌ای کم‌تر دسترسی دارند. بنابراین شاید مرور مجموعه‌ای از این اصول کلیدی حل مسائل کسب‌وکاری در قالب هفت سؤال زیر (به‌نقل از این‌جا با خلاصه‌سازی و حک و اصلاح) مفید باشد:

  1. یک سازمان برجسته چگونه این مسئله را حل می‌کند؟ یا به‌عبارت به‌تر آیا کسی تاکنون مسئله‌ی مشابهی را حل کرده است؟ (بهینه‌کاوی را هیچ‌وقت نباید فراموش کنید!)
  2. چشم‌انداز ما برای حل این مسئله چیست؟ (خیلی وقت‌ها در طراحی راه‌حل‌ها فراموش می‌کنیم که اصلا برای دستیابی به چه هدفی می‌خواهیم یک مسئله را حل کنیم!)
  3. مبنای طراحی راه‌حل‌های در دسترس این مسئله چیست؟ (خودتان پیش از دیگران و دنیای بی‌رحم واقعی، راه‌حل‌های‌تان و پیش‌فرض‌ها، نیازمندی‌ها و پیامدهای‌شان را به چالش بکشید!)
  4. به‌ترین روش مواجهه با این مسئله چیست؟ (به‌ترین روش حل یک مسئله، لزوما برطرف ساختن کامل مشکلات پیامد آن نیست!)
  5. اگر جای من بودی چه کاری انجام می‌دادی؟ (این سؤال را از تعداد زیادی از مدیران و کارشناسان سازمان و حتی مشتریان‌تان بپرسید. تجربه نشان داده با راه‌حل‌های شگفت‌انگیزی مواجه می‌شوید که اصلا به آن‌ها فکر هم نمی‌کردید!)
  6. اگر می‌شد فقط یک چیز را برای حل این مسئله تغییر داد، آن یک چیز چه بود؟ (قانون پارتو این‌جا هم برقرار است: )
  7. چه گزینه‌هایی برای طراحی راه‌حل بدون نیاز به فناوری وجود دارد؟ (استفاده از ابزارهای مبتنی بر فناوری مثل نرم‌افزارها و سخت‌افزارهای رایانه‌ای لزوما به‌ترین گزینه نیست!)

این هفت پرسش کلیدی به ما برای دیدن جنبه‌های بسیار مهمی از فرایند حل مسائل کسب‌وکاری و سازمانی که معمولا نادیده‌ گرفته می‌شوند، کمک می‌کنند. نباید فراموش کنیم که حل مسئله و در پی آن اجرای راه‌حل‌ منتخب، فرایندی دشوار است که نیازمند صبر و انرژی درونی بسیاری است؛ هر چند سختی راه به نتیجه‌ای که در پایان این مسیر در انتظار سازمان است می‌ارزد. بنابراین از شروع کردن نترسید، کفش‌های آهنی‌تان را همین حالا بپوشید و به راه بیفتید!

دوست داشتم!
۱

چرا مدل کسب و کارم را باید مستند کنم و چگونه؟

پیش از این برای‌تان گفته‌ام که “مدل کسب و کار” یک ابزار مناسب برای سازمانی است که می‌خواهد به صورت مؤثر و هدفمند تغییر و رشد کند. مدل کسب و کار در عین حال یکی از ابزارهای اصلی در طراحی و تحلیل یک کسب و کار است؛ یعنی می‌تواند هم برای طراحی یک کسب و کار جدید و هم برای تحلیل یک کسب و کار موجود به‌کار رود. مدل‌های کسب و کار معمولا ذهنی هستند. یعنی اگر از هر صاحب کسب و کاری بپرسیک، خیلی سریع و در چند جمله برای ما مدل کسب و کارشان را شرح می‌دهند. این، البته اصلا بد نیست و شاید برای بسیاری از کسب و کارهای موفق (مخصوصا کسب و کارهای خرد) نیازی هم به داشتن یک مدل کسب و کار مفصل نباشد.

اما من می‌خواهم به شما پیشنهاد کنم که تلاش کنید مدل کسب و کارتان را تا حد امکان مستند کنید. داشتن یک مدل کسب و کار مستند می‌تواند به‌دلایل زیر برای کسب و کار شما مفید باشد:

  1. برای درک بهتر ساز و کارهای کسب و کار موجود: مدل‌ها می‌توانند با فراهم کردن یک تصور واضح از نقش‌ها و وظایف افراد در کل سازمان، برای آموزش آن‌ها به‌کار گرفته شوند. این مدل‌ها ممکن است در سازمان‌هاس وظیفه‌گرا و هم در سازمان‌های فرایندگرا استفاده شوند.
  2. مدل‌ها می‌توانند به‌عنوان پایه‌ای برای بهبود عملیات و ساختار کسب و کار جاری به‌کار گرفته شوند: مدل‌ها تغییرات لازم در کسب و کار جاری برای پیاده‌سازی مدل کسب و کار اصلاح شده را شناسایی می‌‌کنند.
  3. نمایش به‌تر نوآوری‌های کسب و کار: مدل‌ها می‌توانند برای نشان دادن ساختار یک کسب و کار جدید و نوآورانه به‌کار روند.
  4. تجربه‌ی مفاهیم کسب و کار جدید و یا کپی یا مطالعه کردن مفاهیم به‌کار گرفته شده توسط شرکت‌های رقیب: برای مثال سنجش و اعمال نتایج مثبت مقایسه‌ها روی سطوح مدل‌سازی می‌تواند با استفاده از مدل‌های کسب و کار صورت پذیرد. مدل ایجاد شده می‌تواند به‌عنوان یک پیش‌نویس برای توسعه‌ی احتمالی کسب و کار در نظر گرفته شود. مدل ایجاد شده مکن است ایده‌ی جدیدی باشد یا ممکن است مزایای یک فناوری جدید مثل اینترنت را در بر داشته باشد.
  5. شناسایی فرصت‌های برون‌سپاری: عناصری از کسب و کار که جزیی از هسته‌ی کار شما به حساب نمی‌آیند و در اختیار تأمین‌کنندگان خارج از سیستم می‌توانند قرار بگیرند، توسط مدل‌ها شناسایی می‌شوند. مدل‌ها توسط تأمین‌کنندگان به‌عنوان مشخص‌های نیازها و خواسته‌ها تلقی می‌شوند.

نوشتن و مستندسازی البته در حالت کلی هم دو فایده‌ی جدی دارند:

۱- باعث می‌شود تفکرات شما از ذهن‌تان بیرون بیایند و در نتیجه، بتوانید به‌تر آن‌ها را تحلیل کنید و مهم‌تر این‌که فراموش‌شان نکنید!

۲- مبنایی برای گفتگو با ذی‌نفعان مختلف یک کسب و کار فراهم می‌آورند.

اما شاید این سؤال پیش بیاید که من چگونه می‌توانم مدل کسب و کار خودم را مستند کنم. برای این کار روش‌های گوناگونی وجود دارد؛ اما به‌ترین روش در این زمینه کمک گرفتن از ابزار “بوم مدل کسب و کار” که برگرفته از کتاب عالی “خلق مدل کسب و کار” است. بوم مدل کسب و کار را در شکل زیر مشاهده می‌کنید:

براساس چارچوب “بوم مدل کسب و کار” ـ که اوستروالدر و پیگنیور در کتاب خلق مدل کسب و کار معرفی کرده‌اند ـ هر مدل کسب و کار کامل و عالی شامل ۹ بخش زیر است:

  1. ارزش‌های مشتری: محصول یا خدمت این کسب و کار، قرار است به چه مشکل یا نیازی از مشتری پاسخ بدهد؟ مشتری چرا باید این محصول یا خدمت را بخرد؟
  2. تعیین بازار هدف: مشتریان این کسب و کار دقیقا چه کسانی هستند؟ برای این‌که به این سؤال جواب دقیقی داده شود، می‌توان مشتریان را براساس سن، جنسیت، محل زندگی، نوع خرید (دائمی یا گذری)، میزان درآمد و چیزهایی شبیه این‌ها مشتریان طبقه‌بندی کرد.
  3. تدوین طرح بازاریابی و فروش: در این‌جا باید مشخص شود که از چه روش‌های بازاریابی و تبلیغاتی استفاده می‌کنید و هم‌چنین چطور کالا یا خدمت‌ به‌دست مشتری می‌رسد.
  4. تدوین طرح ارتباط با مشتری: چگونه ارتباطی که در بخش قبلی با مشتری ساخته شده است حفظ و تقویت می‌شود و توسعه می‌یابد؟ مثلا می‌توان برای مشتریان‌ اصلی و کلیدی تخفیف یا جوایزی در نظر گرفت و با برخورد خوب آن‌ها را به خرید مجدد وادار کرد.
  5. تدوین مدل کسب درآمد: در این‌جا تمامی منابع درآمدی احتمالی کسب و کار فهرست می‌شوند (فروش محصول اصلی، محصولات جانبی، خدمات پس از فروش، به‌روزرسانی و ارتقای محصول و …) و البته مشخص می‌شود مشتریان چگونه برای محصول / خدمت این کسب و کار، پول پرداخت خواهند کرد؟ (هر بار خرید، به‌صورت هفتگی یا ماهانه، اشتراک یا …)
  6. منابع کلیدی: برای تولید و توزیع و فروش محصول به چه منابعی (اعم از: مالی، مواد اولیه، تجهیزات، ماشین‌آلات و …) نیاز است؟
  7. فعالیت‌های کلیدی: برای تولید و توزیع و فروش محصول دقیقا باید چه کارهایی انجام شوند؟ (مثلا: طراحی محصول، بسته‌بندی و توزیع بین خرده‌فروش‌ها)
  8. شرکای کلیدی: برای کسب درآمد به‌کمک چه کسانی نیاز است؟ (مثلا: طراح محصول، بازاریاب و ویزتور، فروشنده و …)
  9. ساختار هزینه‌‌ها: هر یک از بخش‌های تولید و توزیع و فروش محصول شامل چه هزینه‌هایی هستند؟

این نگاه به کسب و کار، نگاهی جدید و جامع‌نگرانه است. به‌کمک این مدل می‌توانیم ابعاد مختلف کسب و کارمان و ارتباطات آن‌ها را با یکدیگر کشف کنیم. به‌کمک این مدل می‌توانیم ریشه‌های اصلی مشکلات سازمانی‌مان را تشخیص بدهیم. به‌کمک این مدل می‌توانیم کسب و کارمان و ارتباطات آن با دنیای واقعی را به‌تر تحلیل کنیم. 

دوست دارید مدل کسب و کار خودتان را تهیه کنید؟ همین حالا دست به کار شوید. تمپلیت مدل کسب و کار را از این‌جا دانلود کنید و تلاش کنید مدل کسب و کارتان را طراحی کنید. اگر نیازی به‌کمک یا راه‌نمایی داشتید هم با من تماس بگیرید. 🙂

دوست داشتم!
۱۰