تغییر نقش IT در سازمان‌ها ـ نتایج پیمایش مک‌کنزی

شرکت مک‌کنزی معروف‌ترین و معتبرترین شرکت مشاوره‌ی مدیریت و آی‌تی جهان است و برای من در کنار اکسنچر، دیلویت، آرتور دولیتل، بین و رولندبرگر یکی از شرکت‌های مشاوره‌ای است که‌ آرزو دارم روزی در آن‌ها کار کنم! (اعتماد به نفس را حال کنید! :)) این شرکت مک‌کنزی هر ماه پیمایش‌های مختلفی در سطح جهانی انجام می‌دهد و نتایج‌اش را در سایت مجله‌ی بسیار معروف‌اش مک‌کنزی کوارترلی منتشر می‌کند (این سایت یک خبرنامه‌ی عالی دارد که به نظر من عضویت در آن برای همه‌ی مشاورین مدیریت و آی‌تی و همه‌ی کسانی که به نوعی با این دو حوزه درگیرند الزامی است. این خبرنامه معمولا شامل مقالات، نتایج پیمایش‌ها و دیگر مطالبی است که در سایت مک‌‌کنزی کوارترلی منتشر می‌شود، است.)

این پست ادامه‌ی پست قبل است. حالا ربط‌ مک‌کنزی با پست قبل چیست؟ در پست قبلی دیدیم که پیش‌بینی خانم سوزان کرام در مورد نقش آینده‌ی آی‌تی در کسب و کارها چیست. اما قبل‌تر (یعنی در اکتبر سال ۲۰۰۹) مک‌کنزی در یکی از پیمایش‌های‌اش نتایج آماری جالبی به دست آورده بود که به نوعی مؤید همان تغییراتی است که به عقیده‌ی خانم کرام در حال پدیدار شدن در صنعت آی‌تی هستند. با این‌که حدود ۹ ماه از انجام این پیمایش می‌گذرد، اما هم‌چنان یافته‌های آن جذاب و خواندنی است؛ به‌ویژه این‌که این نتایج با داده‌های آماری نیز هم‌راه هستند. این پیمایش را می‌توانید در قالب فایل PDF از این‌جا دریافت کنید.

من قبل‌تر هم در پستی به تحلیل اوضاع صنعت آی‌تی را در سال ۲۰۱۰ را از دیدگاه مؤسسه‌ی معظم گارتنر پرداخته بودم. بد نیست که به آن پست هم نگاهی بیاندازید.

پ.ن. از همه‌ی خوانندگان محترم این وبلاگ متشکرم که این‌جا را دنبال می‌کنند. با توجه به این‌که این وبلاگ احتمالا به زودی به دامنه‌ی شخصی اسباب‌کشی خواهد کرد، از دوستانی که در گودر، گزاره‌ها را دنبال می‌کنند خواهش می‌کنم که این وبلاگ را از فید اصلی آن روی فیدبرنر در آدرس زیر دنبال کنند تا با عوض شدن آدرس، نوشته‌های من را از دست ندهند:

http://feeds2.feedburner.com/gozareha

باز هم متشکرم.

دوست داشتم!
۱

تعهد IT برای آینده: کمک به کسب و کارها برای کمک به خودشان

سوزان کرام یکی از جدی‌ترین نویسنده‌گان و متفکران دنیای مدیریت IT است که وبلاگ معروف او روی سایت مجله‌ی هاروارد بیزینس یکی ریویو یکی از مفیدترین و جدی‌ترین پیشنهادات ممکن برای علاقه‌مندان به موضوعات مربوط به کاربردهای IT در حوزه‌ی کسب و کار است.

هفته‌ی پیش سایت مجله‌ی هاروارد بیزینس ریویو با خانم کرام مصاحبه‌‌ی ویدئویی مفصلی داشت در مورد آینده‌ی صنعت IT و به عبارت به‌تر، نقش IT در دنیای آینده‌ در حوزه‌ی کسب و کار. این مصاحبه را می‌توانید هم‌راه با اسلایدهای‌اش در این‌جا به صورت آن‌لاین ببینید.

با توجه به سرعت بسیار بالای (!) اینترنت در ایران، دیدن این مصاحبه‌ی حدودا یک ساعته به صورت آن‌لاین مشکل است. بنابراین دو تا کار کردم تا بشود از این مصاحبه‌ی بسیار عالی بهره برد. یکی این‌که با یک روش محیرالعقول (!) فیلم مصاحبه را دانلود کردم (باور کنید الان خودم هم یاد نمی‌آید چی کار کردم!) فایل مصاحبه را این‌جا آپلود کردم تا اگر کسی تمایل داشت مصاحبه را بتواند به صورت آف‌لاین و کامل مشاهده کند (حجم فایل حدود ۸۰ مگابایت است.)

دومین کار هم ترجمه‌ی سرفصل‌های خلاصه‌ی این مصاحبه در قالب همین پست بود (متن انگلیسی‌ این خلاصه را می‌توانید از این‌جا به صورت فایل PDF دانلود کنید.) با این مقدمه می‌رویم سراغ تعهد IT برای آینده از دیدگاه خانم سوزان کرام؛ یعنی کمک به کسب و کارها برای کمک به خودشان:

  • هر چقدر دنیای کسب و کار تغییرات شگرفی به خود دیده است، اما شیوه‌ی استفاده از IT در سازمان‌ها به همان روش ۳۰ سال پیش است. بنابراین IT باید منابع خودش را برای تمرکز بر چیزهایی که امروز برای آن دارای اهمیت هستند ـ یعنی دسترسی (Access)، کاربردها (Applications)، امنیت (Security) و نوآوری (Innovation) ـ آزاد سازد. در حقیقت در آینده IT باید به سمتی برود که کارهای امروز خود را به خود واحدهای سازمانی و افراد واگذار کند و این تفکر را در سازمان نهادینه سازد: IT  یک سازمان نیست؛ یک دارایی است!
  • هدف از کاربرد IT در کسب و کار به صورت تاریخی فراهم کردن زیرساخت تکنولوژیک مورد نیاز سازمان برای ره‌بری در بازار بوده است (چیزی که حدود ۷۰ درصد حجم فعالیت‌های امروزی IT را در بر می‌گیرد)؛ چیزی که در عمل نیازهای امروز سازمان به IT برای افزایش بهره‌وری کارکنان، مشارکت در دستیابی به اهداف سازمانی و به‌کار گرفتن تکنولوژی‌های جدید برای اتصال دستگاه‌ها، منابع داده و انسان‌ها را تأمین نمی‌کند.
  • در عمل مدیران کسب و کاری هم نتوانسته‌اند IT را برای دستیابی به این اهداف پاسخ‌گو نگاه دارند و هم خودشان در برابر یاد گرفتن کسب و به‌کارگیری تکنولوژی جدید مقاومت کرده‌اند!
  • برای این‌که IT دوباره با کسب و کار مرتبط شود باید چند کار انجام شود:
    • تمرکز بر چیزهایی که مهم است (افراد از چه نرم‌افزارهایی استفاده می‌کنند؟ آیا سطوح دسترسی درست تعریف شده؟ آیا کنترل نسخه‌ها درست انجام می‌شود؟ و …)
    • مدیریت IT به‌عنوان دارایی (IT صرفا یک واحد سازمانی نیست؛ بلکه دارایی است که می‌تواند برای سازمان قابلیت ایجاد کند.)
    • واگذاری کارها به خود افراد (اجازه بدهید افراد تجهیزات‌شان را خودشان تأمین و پشتیبانی کنند؛ اما یک پلت‌فرم زیرساختی را هم طراحی کنید که از طریق چیزی شبیه یک دسک‌تاپ مجازی بتواند این هدف را تأمین کند.)
  • خوب این تغییر نقش IT در سازمان یعنی چه؟ این یعنی چه را در شکل زیر در قالب تفاوت وضعیت نرمال قدیم و وضعیت نرمال جدید مشاهده می‌کنید:

  • باز هم یک سؤل دیگر: سازمان‌های هوش‌مند در زمینه‌ی IT چه ویژگی‌هایی دارند؟ به عقیده‌ی خانم کرام در یک محیط هوش‌مند نسبت به IT، سه نقش حیاتی برای IT وجود دارد:
    • قابل اعتماد بودن IT از طریق: تدوین استراتژی‌ها و سیاست‌های تکنولوژی اثربخش، پایش عملکردها، توسعه و نوآوری (R&D)، معماری سازمانی، هماهنگی با الزامات قانونی، مدیریت ریسک و تأمین امنیت داده‌ها.
    • فراهم کردن صرفه‌ی مقیاس: IT باید دسترسی سازمان را به سرویس‌های تجاری ارزان قیمت و به صرفه (مانند: ای‌میل، شبکه‌ها، آرشیوهای فنی و مستندات و تله‌کنفرانس‌ها) فراهم کند.
    • فراهم کردن خود ـ سرویس‌دهی: IT باید خود ـ سرویس‌دهی را در سطح سازمان با مربی‌گری (Coaching ـ سلام امیر!)، تأمین جعبه‌ابزارها (Toolkits)، واسطه‌گری در تجارت منابع داخلی بین واحدها (brokering resources) و مدیریت روابط بین واحدهای سازمانی فراهم کند.
  • خوب حالا چه بکنیم که به نقطه‌ی مطلوب برسیم؟ این کار دو بخش دارد: بخشی برعهده‌ی واحد IT است و بخشی برعهده‌ی ره‌بران کسب و کار.
    • واحد IT باید سه کار انجام دهد: تهیه‌ی یک Business Case برای وضعیت جدید (برای مشخص کردن این‌که IT باید انجام چه کاری را متوقف کند و سایرین انجام چه کارهایی را شروع کنند)، افزایش میزان هوش‌مندی نسبت به IT در سازمان (ارزیابی سطح بلوغ IT در سازمان ـ براساس به‌عنوان مثال مدل مؤسسه‌ی گارتنر ـ و میزان آمادگی برای تغییر) و سرانجام توقف کارهایی که دیگران می‌توانند برای خودشان انجام دهند (واحدهای کسب و کاری باید دارای مهارت‌های زیر باشند که باید واحد IT به آن‌ها بیاموزد: تعریف نیازمندی‌ها ـ Requirements ـ، مدل‌سازی و تحلیل فرایندهای کسب و کار، تست، مستندسازی و آموزش، مدیریت تغییر، مدیریت پروژه و استخراج داده‌ها برای گزارش‌دهی و تحلیل.)
    • هم‌زمان ره‌بران کسب و کار هم باید سه کار انجام دهند: سطح انتظارات خود را بالا ببرند (در واقع از تلاش‌های واحد IT برای ایجاد قابلیت خود ـ سرویس‌دهی در واحدشان حمایت کنند)، افراد را پاسخ‌گو نگاه دارند (با استفاده از ابزارهای تکنولوژیک و مبتنی بر داده‌های واقعی) و این اطمینان را ایجاد کنند که افرادی که از این به بعد استخدام می‌شوند، تکنولوژی را بفهمند!
  • در وضعیت جدید واحدهای کسب و کاری در مورد وضعیت IT خودشان نیز همانند عمل‌کرد مالی و منابع انسانی‌شان پاسخ‌گو خواهند بود. بر این اساس در سال ۲۰۱۲ تعداد افراد IT ـ کار سازمان در واحد IT کم‌تر از سایر واحدها خواهد بود!

نکات بسیار جالبی در این مصاحبه مطرح شد که حسابی باید روی آن‌ها فکر کرد. خانم کرام قبلا هم یک پست در وبلاگ‌شان در مورد آینده‌ی IT در سازمان‌ها نوشته‌اند که ظرف همین هفته یا هفته‌ی آینده آن را هم ترجمه خواهم کرد.

دوست داشتم!
۲

۳ تغییر کلیدی IT در سازمان

نوشته‌ی: اندرو مک‌آفی

در این مقاله قصد دارم به این پرسش پاسخ بدهم که چرا هر ساله حدود یک سوم از هزینه‌های دارایی‌های ثابت به IT تخصیص می‌یابد؟ کسب و کارها با آن نرم‌افزارها و سخت‌افزارها چه می‌کنند؟

من شرکت‌هایی را در همه‌ی صنایع می‌بینم که از رایانه برای ایجاد سه تغییر گسترده و عمیق بهره‌برداری می‌کنند: آن‌ها علمی‌تر، موزون‌تر و خودسازمانده‌تر می‌شوند؛ هر چند هنوز هیچ یک از این سه تغییر کامل نشده و من تردید دارم که حتی روزی کامل شوند. این موضوع به خاطر آن است که نوآوری به صورت مداوم با هماهنگی (Orchestration)، خود سازماندهی و علم فرصت‌هایی را برای پیشرفت فراهم می‌کند و شرکت‌ها از مزیت‌های این فرصت‌های جدید بهره‌برداری می‌کنند.

من “علم” را در این‌جا به عنوان مخففی برای “استفاده از روش علمی برای اطلاع‌رسانی در مورد پرسش‌ها و تصمیم‌گیری و پیش‌بینی” به کار برده‌ام. و روش علمی شامل مجموعه‌ای از روش‌های جمع‌آوری اطلاعات، تجربه کردن، تدوین فرضیه و آزمودن آن و از بین بردن انحرافات است که به ما در درک جهان طبیعت در قرون اخیر کمک کرده‌اند.

رایانه‌ها نیز ابزارهای جذابی برای علم هستند. آن‌ها می‌توانند مجموعه‌ی عظیمی از داده‌ها را گردآوری کنند، به سرعت تحلیل‌های ماهرانه‌ای را انجام دهند، شبیه‌سازی‌های پیچیده‌ای را انجام دهند و به‌عنوان بسترهای آزمایشی برای تجربه کردن عمل کنند. دانشمندان و مهندسان سازمانی از این ابزارها برای مدت زمان زیادی استفاده‌ کرده‌اند و اکنون، بازاریابان، تحلیل‌گران، طراحان و همه‌ی انواع دیگر کارکنان دانشی نیز در حال پیوستن به آن‌ها هستند. من اخیرا به صورت تصادفی متوجه رویکردهای عملی مبتنی بر IT شدم که برای یافتن بهترین ترکیب از ویژگی‌های محصول، پیش‌بینی میزان فروش فیلم‌ها و طراحی وب‌سایت‌هایی که کاربران را خشنود سازند، به کار می‌روند. من مطمئن هستم که این رویکردها تنها نوک کوه یخ را نشان می‌دهند و رایانه‌های امروزی می‌توانند به صورت مجازی برای علمی‌تر کردن انجام وظایف سازمانی یا اخذ تصمیمات در سازمان به کار روند.

هماهنگی به معنای طراحی شکل انجام کار و سپس اطمینان یافتن از این‌که کار دقیقا مطابق آن‌چه طراحی شده انجام می‌شود، است. معمولا دومی بسیار سخت‌تر از اولی است. یک داستان قدیمی چینی از جایی می‌گوید که در آن: “کوه‌ها بلند هستند و امپراطور بسیار دور”؛ موقعیتی که در آن به کارکنان از راه دور آزادی زیادی برای انجام کار به شیوه‌ی خود داده می‌شود ـ حتی اگر مرکز فرماندهی شیوه‌ی انجام کار را به شیوه‌‌ی دیگری بخواهد. مشکلات تطبیق دادن عملکرد انسان‌ها با جزئیات ضروری فرایند کاری دوباره طراحی شده نشان می‌دهند که چرا نرخ شکست‌ در موج اول پروژه‌های مهندسی مجدد فرایندهای کسب و کار این‌قدر بالا و در حدود ۷۰ درصد بوده است.

وقتی فرایندهای بازمهندسی شده در درون نرم‌افزارهای ERP و دیگر سیستم‌های سازمانی تعبیه شدند، اطمینان پیدا کردن از وجود این تطابق بسیار آسان‌تر شده است. جریان‌های کاری که توسط این نرم‌افزارها فراهم می‌شوند و داده‌هایی که جمع‌آوری می‌کنند، کوه‌ها را کوتاه‌تر می‌کنند و امپراطور را به جایی نزدیک‌تر منتقل می‌کنند. برنامه‌های کاربردی برای مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)، خودکارسازی وظایف فروش، مدیریت زنجیره‌ی تأمین، تدارکات و … سطح بالایی از هماهنگی را در هر یک از بخش‌های مختلف شرکت فراهم می‌کنند و باعث نفوذ آن به سطوح اغلب میکروسکوپی کسب و کار می‌شوند.

خود سازماندهی ـ جدیدترین تغییر مبتنی بر IT ـ جنبه‌ی مقابل هماهنگی است. این نوع تغییر سازمانی از فناوری برای اجازه دادن به انسان‌ها برای تعامل با دیگران آن‌گونه که خود می‌پسندند ـ با جریان‌های کاری و قوانین و سلسله‌مراتب‌ کم و یا حتی بدون آن‌ها ـ بهره می‌گیرد تا سپس نتایج مثبت آن را درو کند. این، همان اصل بنیادین برون‌سپاری به جامعه، نوآوری باز، نمودار اجتماعی (روشی که فیس‌بوک برای تشریح شبکه‌ی اجتماعی خود از آن استفاده می‌کند)، خرد جمعی و دیگر نمودهای قدرتمند وب ۲ و سازمان ۲ (Enterprise 2) است.

سازمان‌ها از علمی‌تر، هماهنگ‌تر و / یا خودسازمان‌ده‌تر شدن چه نفعی نمی‌برند؟ (به‌ویژه در زمانه‌ای که فرصت‌ها برای ایجاد هر یک از این سه نوع تغییر در حال افزایش است.) این سه نوع تغییر در طول زمان با فرایندها، وظایف، نقش‌ها، کارکردها، تصمیمات و دیگر اجزای سازمانی بیش‌تر درگیر می‌شوند.

وقتی این اجزا با بهره‌گیری از فناوری تغییر داده می‌شوند، مدل‌‌های کسب و کار و ساختارهای سازمانی تحت تأثیر قرار می‌‌گیرند، استراتژی‌های سطح سازمانی تغییر می‌یابند و نبردهای رقابتی شدت می‌گیرند. این موج از صنعتی به صنعت دیگر در کل اقتصاد حرکت می‌‌کند.

منبع

دوست داشتم!
۰