۱۲ سؤال کلیدی در تحلیل سیستم‌ها

کار اصلی یک مشاور تحلیل سیستمی است که قرار است آن را بهبود دهد یا مشکلات‌اش را حل کند. برای این کار ابزارها و رویکردهای مختلفی عرضه شده‌اند تا به تحلیل‌گر سیستم نشان دهند که باید از کجا کارش را آغاز کند، چه اطلاعاتی را به‌عنوان ورودی تحلیل خود جمع‌آوری کند، چگونه این اطلاعات را تحلیل کند و در نهایت چگونه نتایج نهایی تحلیل خود را سامان‌دهی و ارایه کند. اما شاید بد نباشد فارغ از دیدگاه‌های مبتنی بر ابزارها و رویکردهای تحلیلی، به این هم فکر کنیم که تحلیل سیستم قرار است به چه سؤالاتی پاسخ دهد:

  1. پیش‌شرط‌های تحلیل: با چه موجودیتی مواجه هستیم؟ (سازمان، گروه، واحد سازمانی و …) چه سطوحی از این موجودیت لازم است تغییر کنند؟ (سطح استراتژیک و کلان، سطح عملیاتی یا هر دسته‌بندی دیگری.)
  2. نتایج مطلوب: نتایج مورد انتظار و مطلوب سیستم کدام‌اند؟
  3. نیاز به بازخورد: کجا می‌فهمیم که سیستم به نتایج مطلوب دست یافته است؟
  4. تأثیراتی محیطی: چه عواملی محیطی را که باید در نظر بگیریم، تغییر می‌دهند؟
  5. کشف روابط: رابطه‌ی X با Y و Z چیست؟
  6. چه چیزی و چگونه: آیا با خروجی‌ها (چه چیزی) مواجهیم یا با معانی (چگونه)؟
  7. تئوری تغییر کوه یخی: باید از چه فرایندها و ساختارهای جدیدی برای اطمینان پیدا کردن نسبت به موفقیت در ایجاد تغییر استفاده کنیم؟
  8. نفوذ و ماندگاری تغییرات: باید چه کار کنیم تا از نفوذ و ماندگاری (ثبات) تغییرات در طول زمان اطمینان حاصل کنیم و در نتیجه از مشکل بی‌نظمی در سیستم جلوگیری کنیم؟
  9. متمرکز در برابر غیرمتمرکز: چه چیز‌هایی را باید متمرکز کنیم و چه چیزهایی را غیرمتمرکز؟
  10. ریشه‌های گوناگون: چه ریشه‌های گوناگونی می‌توانند منبع ایجاد مشکل یا نگرانی در مورد سیستم باشند؟ (در واقع ریشه‌های اصلی مشکل یا نگرانی کدام‌اند؟)
  11. از پیچیدگی تا سادگی: چگونه می‌توانیم از پیچیدگی در سیستم به سمت سادگی و از راه‌حل‌های غیرسازگار به سوی راه‌حل‌های منعطف و متناسب با شرایط سیستم حرکت کنیم؟
  12. اهداف کلان: اهداف سطح بالا و کلان سیستم / تحلیل سیستم کدام‌اند؟
دوست داشتم!
۱

درسی از بازاریابی برای تحلیل سیستم‌ها

در این یک سال اخیر به لطف مطالعه‌ی هر هفته‌ی نوشته‌های استاد پرویز درگی، علاقه‌ام به مباحث حوزه‌ی بازاریابی که پس از شاگردی استاد ارج‌مندم دکتر احمد روستا ایجاد شده بود، تقویت شده است. هر چند که کارم در این حوزه نیست و چشم‌اندازی را هم برای ورود به این حوزه‌‌ی کاری برای خودم متصور نیستم، اما خواندن مطالب مربوط به بازاریابی را از آن‌جا که به شناخت و تغییر و به‌کارگیری رفتار انسان‌ها برای کسب و کار می‌پردازد، بسیار دوست می‌دارم.

چند روز پیش داشتم این مطلب جالب را می‌خواندم که حرف اصلی‌اش این است: ابزارهای آن‌لاین باعث ایجاد دموکراسی در بازار برای مشتریان شده‌اند. مشتری با آگاهی کامل نسبت به ویژگی‌ها و مزایا و معایب هر محصول و فروشنده به سراغ خرید می‌روند.

اما یک جای دیگر این مقاله نکته‌ی جالبی نوشته شده: فهمیدن این‌که مشتریان به چه فکر می‌کنند و چطور رفتار می‌کنند، از این‌که چه چیزی می‌خرند مهم‌تر است! قبل‌تر هم جایی خوانده بودم: در بازاریابی باید محتوای تصمیم خریدار را کشف کرد!

در مشاوره هم خیلی وقت‌ها ما مشاوران تنها به عوامل درون سیستم توجه داریم و حتی در غلب اوقات، همه‌ی پارامتر‌های درونی سیستم را هم در نظر نمی‌گیریم. برای همین است که در عمل، در ریشه‌یابی مشکلات اشتباه و مسئله را غلط حل می‌کنیم. حالا از این‌که تحلیل سیستم را تنها براساس خروجی‌ها و نتایج‌اش انجام دهیم گذشتم که با در نظر گرفتن تعریف سیستم و تفکر سیستمی، دیگر فاجعه است! مثال: در سازمانی که پارسال به‌عنوان مشاور با آن‌ها کار می‌کردیم، در یک فاصله‌‌ی زمانی با وجود این‌که فرم‌ها و مستندات رسمی در سازمان وجود داشتند، مدیران پروژه از آن‌ها استفاده نمی‌کردند. در مصاحبه‌ها‌یی که با مدیران پروژه‌ی سازمان داشتیم، حرف آن‌ها این بود که: “نه! نداریم از اینا!” و “باید از اینا داشته باشیم!” در حالی که مشکل اصلی جای دیگری بود: واحد طرح و برنامه چند سالی بود در سازمان تعطیل شده بود!

در آینده باز هم از درس‌های جالب علم بازاریابی برای کار مشاوره خواهم نوشت.

دوست داشتم!
۰

ویژگی‌های شخصی یک تحلیل‌گر سیستم خوب

الوعده وفا! سه‌شنبه‌ها در مورد مشاوره‌ی مدیریت:

من در پروفایل گوگل‌ام، تخصص‌ام را تحلیل‌گری سیستم نوشته‌ام. بد نیست که با هم ببینیم یک تحلیل‌گر سیستم خوب باید چه ویژگی‌های شخصی داشته باشد:

  1. مهارت‌های ارتباطی: مهارت‌های شفاهی، نوشتاری، حرکات بدن (زبان بدن) و …؛
  2. توانایی درک سریع و هوشیارانه حقایق و کارهای مختلف؛
  3. دوراندیشی و داشتن چشم‌انداز برای مطالعه‌ی مسائل، پیشنهاد گزینه‌های پیش رو برای حل آن‌ها و پیاده‌سازی راه‌حل‌ها؛
  4. سازگاری و انعطاف‌پذیری: توانایی ایجاد سازگاری بین جنبه‌های مختلف محیطی، واژگان تخصصی و فرهنگ کاری‌ (سازگاری میان زبان کارفرما، زبان علمی و زبان درونی شرکت مشاور)؛
  5. شکیبایی و درایت در شنیدن نظرات و رویارویی با شخصیت‌های مختلف؛
  6. خوانش شخصیت افراد (جهت تدوین طرح‌هایی برای بررسی سیستم‌ها و جمع‌آوری اطلاعات)؛
  7. مهارت‌های مدیریت پروژه برای به اتمام رساندن کار در زمان و هزینه‌ و البته با کیفیت مورد انتظار؛
  8. مهارت‌های رهبری؛
  9. توانایی‌های دیپلماتیک: برای مذاکره و همکاری با سطوح مختلف سازمانی کارفرما؛
  10. توانایی‌های آموزشی و مستندسازی: برای آموزش کارکنان کارفرما جهت به‌روزرسانی سیستم.

منبع: اسلایدهای آموزشی درس تحلیل سیستمِ استاد بزرگ‌وار و نازنین‌ام دکتر محمد حسین فاضل زرندی

دوست داشتم!
۱۹