مقاله‌ی هفته (۹۳): نگاهی دوباره به فرایند برنامه‌ریزی کسب‌وکار در سال جدید (بخش دوم)

در بخش اول این مقاله درباره‌ی لزوم داشتن یک فرایند ساده اما منطقی برای برنامه‌ریزی کسب‌وکاری در سال جدید سخن گفتیم. هم‌چنین در آن‌جا گام اول فرایند برنامه‌ریزی یعنی ارزیابی کارایی برنامه‌ها را بررسی کردیم. در بخش دوم مقاله، گام‌های دوم و سوم فرایند برنامه‌ریزی کسب‌وکار در سال جدید را به‌صورت مختصر توضیح می‌دهیم:

گام دوم: تحلیل اثربخشی برنامه‌ها

بسیاری از سازمان‌ها دارای برنامه‌‌ی بلندمدت یا استراتژیک هستند که جهت‌گیری حرکت درست سازمان را مشخص می‌کند. برنامه‌ی استراتژیک در برش‌های سالانه و در قالب برنامه‌های عملیاتی به‌اجرا درمی‌آید. از آن‌جایی که برنامه‌های عملیاتی عموما از جنس اقدامات اجرایی و دستاوردهای کمّی هستند، معمولا ارزیابی آن‌ها در قالب تحلیل کارایی ـ گام قبل صورت می‌پذیرد. اما محیط متغیر و پرتلاطم کسب‌وکار، بازنگری استراتژی‌های کسب‌وکار را در پایان هر سال ناگزیر می‌سازد. چنین بازنگری در عمل تبدیل به تحلیل کیفی و در واقع بررسی میزان اثربخشی برنامه‌ها و استراتژی‌ها می‌شود.

فرایند بازنگری استراتژی شبیه فرایند اصلی تدوین استراتژی است؛ با این تفاوت که در طی آن سازمان با سؤالات متفاوتی مواجه است. هدف این است که مدیران سازمان با بررسی دستاوردهای سازمان و تجربیات خود و همکاران‌شان در سال گذشته تلاش کنند تا برنامه‌ی بازنگری و به‌روز شده‌ای را مطابق با واقعیات و مقتضیات محیط کسب‌وکار و صنعت محل فعالیت خود تدوین نمایند.

در این زمینه چند سؤال زیر می‌توانند یاری‌بخش باشند:

  • آیا برنامه‌ی تدوین شده در عمل نیز توجیه‌پذیر و واقع‌گرایانه بوده است؟
  • آیا اجزای مختلف برنامه با یکدیگر پیوستگی و هماهنگی درونی داشته‌اند یا این‌که در زمان اجرا تناقضاتی در برنامه کشف شده‌اند؟
  • آیا پیش‌فرض‌ها و محتوای برنامه‌ی تدوین شده با موضوعات حیاتی و فرضیات اساسی محیط کسب‌وکار در ابتدای سال جدید هم‌خوانی دارد؟
  • آیا مدیران به‌صورت ذهنی و عملی نسبت به موضوع محوری استراتژی ـ یعنی رقابت ـ آگاه بوده و به اجرای آن متعهد بوده‌اند؟
  • آیا سازمان شایستگی‌‌های درونی لازم برای اجرای موفق برنامه را در اختیار دارد؟ آیا در مورد توسعه‌ی شایستگی‌هایی که دارای ضعف بوده‌اند اقدامی صورت پذیرفته است؟
  • آیا کارکنان این برنامه را فهمیده‌اند؟ آیا نسبت به انجام این برنامه متعهد بوده‌اند؟
  • آیا همه‌ی بخش‌های سازمان باید در اجرای برنامه درگیر شوند یا تمرکز برنامه در یک یا چند واحد محدود کفایت می‌کند؟
  • آیا درستی ایده‌های محوری برنامه در عمل اثبات شده است؟
  • آیا نیازمندی‌های برنامه با وضعیت منابع سازمانی (نیروی انسانی، مالی، ابزارها و تجهیزات و مانند آن‌ها) متناسب هستند؟

با پاسخ‌گویی به این سؤالات، مجموعه‌ای از نکات محوری و کلیدی برای اصلاح برنامه‌های کلان و استراتژیک و تدوین برنامه‌های عملیاتی در سال جدید به‌دست می‌آورند.

گام سوم  ـ تدوین برنامه‌های سال جدید

پس از ارزیابی گذشته و استخراج نکات محوری برنامه‌های سال جدید می‌توانید تدوین برنامه‌های سال جدید را آغاز کنید. معمولا فرایند برنامه‌ریزی با تعیین هدف‌ها آغاز و با مشخص کردن مجموعه اقدامات اجرایی پایان می‌پذیرد. اما فرایند برنامه‌ریزی به روش معمول آن در سازمان‌ها بسیار زمان‌بر است. برای حل این مشکل ‌یک رویکرد جدید برای انجام فرایند برنامه‌ریزی تحت عنوان رویکرد “سریع” نیز در سال‌های اخیر در جهان متداول شده که دارای چهار گام اصلی است:

  • تمرکز کنید: با بررسی نکات محوری استخراج شده از ارزیابی برنامه‌ها در سال قبل و تحلیل وضعیت روندهای بازار، تصور کنید بازارها و صنایع مربوط به کار شما طی ۵ تا ۱۰ سال آینده چه شکلی خواهند داشت. با کمک تکنیک برنامه‌ریزی سناریو، آینده‌های جایگزین را در نظر بگیرید و احتمال وقوع هر سناریو و پیامدهای آن را برای شرکت و رقبا بسنجید. تمرینات و آزمایش‌های خلاقانه‌ای انجام دهید و طرح‌هایی را پیدا کنید که احتمال تحقق آینده‌ای مناسب را برای شرکت شما افزایش دهند.
  • انتخاب کنید: از میان سناریوهای برنامه‌ی تدوین شده، دو یا سه طرح عملی‌تر را انتخاب کنید؛ طرح‌هایی که اگر طی ۶ تا ۱۲ ماه آینده اجرا شوند، حرکت کسب‌وکار شما را به سوی آینده‌ی مطلوب آن تسریع خواهند کرد. سپس منابع کلیدی مورد نیاز این طرح‌ها را تخصیص دهید و معیارهای سنجش موفقیت آن‌ها را تعیین کنید.
  • محدودیت‌ها را بشناسید: مشخص کنید که چه چیزهایی ممکن است مانع از حرکت شما به‌سوی تحقق طرح‌های منتخب شوند. به‌ویژه دو یا سه مانع مهم سازمانی را مشخص کنید که اگر برطرف شوند، سرعت فرایند اجرا به شکل قابل توجهی افزایش خواهد یافت.
  • یکپارچه‌‌سازی کنید: تمام فعالیت‌های فوق را یکپارچه کنید و یک بسته‌ از اقدامات اجرایی با هدف مشخص و معیار سنجش معین را تولید کنید که در آن مسئولیت‌ها و نقش‌ها و وظایف همه‌ی اعضای سازمان مشخص شده باشد. تلاش کنید در تدوین این بسته‌ی اقدامات اجرایی به تمامی سؤالات زیر پاسخ مناسبی بدهید:
  1. چه کارهایی می‌خواهیم انجام دهیم؟
  2. هر یک از این کارها را به چه روشی می‌خواهیم انجام دهیم؟
  3. هر کار باید در چه زمانی آغاز شود و به‌پایان رسد؟ تقدم و تأخر کارها به چه شکل است؟
  4. هر کار لازم است در چه جایی انجام شود؟
  5. مسئولیت هر کار با چه کسی است؟ چه کسانی باید به او کمک کنند و چگونه؟
  6. تحقق هدف با انجام کارهای مشخص شده نیازمند چه منابعی اعم از انسانی، مالی، ابزار و تجهیزات و … است؟

حالا زمان اجرای برنامه‌های سال جدید است. فراموش نکنید که بهترین برنامه بدون اجرای درست و دقیق نمی‌تواند باعث موفقیت کسب‌وکار شما شود. کلید موفقیت در اجرای برنامه‌ها حرکت گام به گام و تعهد به برنامه‌ی تدوین شده است.

پ.ن. این مقاله پیش از این در شماره‌ی اردیبهشت ماه سال ۱۳۹۴ ماه‌نامه‌ی تدبیر به چاپ رسیده است.

دوست داشتم!
۱

مقاله‌ی هفته (۹۳): نگاهی دوباره به فرایند برنامه‌ریزی کسب‌وکار در سال جدید (بخش اول)

با آغاز هر سال جدید، مدیران کسب‌وکارها خواسته و ناخواسته درگیر بازنگری پیش‌فرض‌ها، اهداف و برنامه‌های کسب‌وکاری خود می‌شوند. به‌عنوان مدیر در این مقطع از سال باید به موضوعات گوناگونی بیاندیشید و سعی کنید تا با نگاهی تحلیلی و موشکافانه و غیرجانب‌دارانه به ارزیابی موقعیت واقعی کسب‌وکار خود و آینده‌ی آن بپردازید.

در آغاز سال جدید با چنین وضعیتی مواجه هستید: کسب‌وکار شما در طول سال گذشته به مجموعه‌ای از نتایج و دستاوردها دست یافته است. شرایط محیط عمومی اقتصاد و محیط اختصاصی کسب‌وکار در طول سال تغییراتی داشت و این تغییرات روی کسب‌وکار شما تأثیرگذار بود‌ه‌اند. معمولا در زمانی که در درون این جریان سریع تغییرات قرار داریم نمی‌توانیم درک دقیقی از روندهای تحولات و تأثیرات واقعی آن‌ها داشته باشیم. در عین حال نباید فراموش کنیم که هر مدیری در ابتدای هر سال اهدافی را باری کسب‌وکار خود تعیین می‌کند و لازم است در پایان سال در مورد میزان دستیابی کمّی و کیفی به این اهداف تحلیل‌هایی داشته باشد. هم‌چنین مدیر لازم است در صورت فاصله داشتن با اهداف تعیین شده، به بررسی علل بروز شکست در تحقق اهداف نیز بپردازد. نتایج این تحلیل‌ها به مجموعه‌ای از اصول و پیش‌فرض‌ها برای برنامه‌ریزی کسب‌وکار در سال جدید خواهد بود.

بسیاری از مدیران اگر چه از اهمیت این موضوع آگاه‌اند و با بررسی وضعیت تغییرات روندهای محیط کسب‌وکار و هم‌چنین تحلیل عمل‌کرد کسب‌وکار خود در طول سال گذشته، به برنامه‌ریزی برای کسب‌وکارشان در سال جدید می‌پردازند. در این مقاله تلاش شده تا برخی از نکات مهمی که می‌توانند در این مسیر به مدیران کمک کنند، در قالب یک فرایند ساده بررسی شوند.

گام اول: ارزیابی کارایی برنامه‌ها

کارایی یکی از مفاهیم اساسی است که در نگرش به هر سیستم اهمیت می‌یابد. منابع در دسترس سیستم‌ها محدود است و همین محدودیت منابع، افزایش کارایی (به معنای به دست آوردن خروجی بیش‌تر از یک مقدار ورودی مشخص یا به دست آوردن خروجی ثابت از ورودی کم‌تر) را ضروری می‌سازد. عمل‌کرد سازمان در حقیقت همان خروجی برنامه‌های سازمان است و ارزیابی عملکرد سازمان در واقع همان ارزیابی کارایی برنامه‌های آن است.

در این‌جا به ۶ شاخص سنجش ارزیابی عملکرد سازمان در قالب تحلیل کارایی برنامه‌های سازمانی اشاره می‌شود:

  1. کارایی مالی: از تقسیم خروجی‌های محقق شده‌ی برنامه بر ورودی‌های آن حاصل می‌شود. مفهوم متداول کارایی همین است.
  2. کارایی داخلی: به‌معنای میزان کاهش هزینه‌های اجرای برنامه نسبت به بودجه‌ی پیش‌بینی شده برای آن است.
  3. کارایی تخصیص: بودجه‌ی تخصیص داده شده به یک برنامه محدود است. هر برنامه باید در محدوده‌ی بودجه‌ی تعیین شده به اهداف‌اش دست یابد. از سوی دیگر هر واحد پولی که صرف می‌شود، برنامه یک گام به سقف بودجه‌‌ی مورد نظر نزدیک‌تر می‌شود. بنابراین تخصیص مناسب بودجه‌ به اجزای مختلف برنامه، یکی دیگر از شاخص‌های سنجش کارایی برنامه است.
  4. کارایی پویا: نرخ تغییرات برنامه در زمان اجرا را نسبت به برنامه‌ی تدوین شده می‌سنجد. انعطاف‌پذیری در اجرا می‌تواند باعث موفقیت هر چه بیش‌تر سازمان در دست‌یابی به اهداف خود شود.
  5. کارایی فنی: منظور از این نوع کارایی نسبت عملکرد واقعی در تحقق اهداف برنامه در مقابل عملکرد مورد انتظار / اهداف برنامه است.
  6. کارایی کیفی: اگر چه انعطاف‌پذیری در اجرا می‌تواند باعث افزایش احتمال موفقیت شود؛ اما تغییر بیش از حد برنامه در زمان اجرا نشانه‌ی ضعف جدی در برنامه‌ریزی است (مگر این‌که واقعا در محیط کسب‌وکار و رقابت، تحولات ناگهانی و بسیار بزرگی رخ دهند.) بنابراین میزان تناسب اهداف و رویکردهای اجرایی برنامه‌ی تدوین شده با واقعیت در ارزیابی برنامه‌ی مورد نظر مهم است: آیا این اهداف واقع‌بینانه تنظیم شده‌اند؟ آیا این اهداف، خود از کیفیت مناسبی برخوردار هستنند؟ آیا این اهداف معتبرند؟

اما کارایی تنها یک جنبه از تحلیل وضعیت برنامه‌های گذشته است. در عمل باید علاوه بر نتایج کمّی به بررسی کیفی تحقق برنامه‌ها در سال به‌پایان رسیده نیز پرداخت. این امر در قالب تحلیل اثربخشی برنامه‌ها انجام می‌پذیرد.

(ادامه دارد: در بخش دوم به بررسی دو گام بعدی فرایند برنامه‌ریزی کسب‌وکار در سال جدید خواهیم پرداخت.)

پ.ن. این مقاله پیش از این در شماره‌ی اردیبهشت ماه سال ۱۳۹۴ ماه‌نامه‌ی تدبیر به چاپ رسیده است.

دوست داشتم!
۱