درس‌های توسعه‌ی یک کسب و کار کوچک (۱۵): آیا لازم است بهترین ابزارها و تجهیزات را داشته باشم؟

هر کسب و کار کوچکی چه فروشگاه و کارگاه و دفتر و هر محل فیزیکی دیگری داشته باشد و چه نداشته باشد، نیازمند گروهی از ابزارها و تجهیزات است. به‌نوعی می‌شود بگوییم ابزارها و تجهیزات همان “دارایی”‌های ما هستند که با “سرمایه‌گذاری” آن‌ها را تهیه می‌کنیم و مدت‌ها از آن‌ها استفاده می‌کنیم.

برای این‌که ببینیم به چه ابزارها و تجهیزاتی نیاز داریم باید روش‌های انجام کارها را در کسب و کارمان بررسی کنیم تا ببینیم برای هر فعالیت به چه ابزارها و تجهیزاتی نیاز است. حتما بعضی از ابزارها و تجهیزات در فعالیت‌های مختلفی کاربرد دارند و برخی دیگر خاص یک فعالیت هستند. بعد از این‌که فهرست ابزارها و تجهیزات مشخص شد، باید به‌سراغ خریداری یا تهیه‌ی آن‌ها برویم. اما چطور باید این کار را انجام بدهیم؟ برای این منظور این سه گام را طی کنید:

۱- مشخص کنید کدام ابزارها و تجهیزات حیاتی هستند: معمولا همیشه در فهرست ابزارها و تجهیزات، چند تایی بسیار حیاتی‌اند که لازم است حتما خریداری شوند؛ ولی بقیه شاید در آن اوایل کار خیلی ضروری نباشند. مثلا: در یک کسب و کار کوچک تهیه‌ی غذا برای شرکت‌ها، احتمالا بدون اجاق گاز نمی‌شود غذا را پخت؛ اما شاید خیلی هم نیاز ضروری به داشتن یخچال نباشد (چون مواد اولیه را روز به روز از بازار می‌خریم.)

۲- خرید، اولین قدم در فرایند تأمین تجهیزات و ابزار نیست: معمولا در ذهن ما این است که هر چیزی که لازم داریم را باید از بازار خریداری کنیم. اما خیلی وقت‌ها ممکن است در خانه‌ی خودمان، انباری مادربزرگ، مغازه‌ی دایی، حجره‌ی عمو و خلاصه هر جای دیگری که بشود، دنبال وسایل به‌دردنخور (برای صاحب‌شان) یا خاک‌خورده و قدیمی که هنوز قابل استفاده باشند (یا بشود با کمی تعمیرات از آن‌ها استفاده کرد) بگردید. حواس‌تان باشد که بودجه‌تان برای راه‌اندازی کسب و کار کوچک‌تان چقدر محدود است و باید صرف مهم‌ترین چیزها شود. بنابراین هر چیزی را که می‌شود مجانی تهیه کرد (و البته حداقلی از کیفیت‌ را هم دارد)، را برای راه‌اندازی کسب و کارتان در اولویت قرار دهید. طبیعتا برخی از این ابزارها و تجهیزات را هم می‌توان قرض گرفت یا با مبلغ اندکی اجاره کرد. ضمنا فراموش نکنید یکی دیگر از راه‌های تهیه‌ی ابزارها و تجهیزات، به‌اشتراک گذاشتن برخی از چیزها با دوستانی است که آن‌ها هم کسب و کار کوچکی دارند (معمولا خیلی‌ها از این روش برای اجاره‌ی دفتر کار استفاده می‌کنند؛ ولی می‌شود مثلا چند کسب و کار کوچک مستقر در یک ساختمان هم یک دستگاه چاپگر را مشترکا تهیه کنند یا این‌که چاپگر یکی از آن‌ها را بین همه به‌اشتراک بگذارند و در هزینه‌های نگهداری آن‌ شریک شوند.)

۳- حالا باید به‌سراغ تهیه‌ی آن چیزهایی برویم که باید آن‌ها را بخریم: خرید کردن از آن ویژگی‌های خوب ایرانی‌ها است که در آن حسابی تخصص دارند. بنابراین خودتان راه و رسم‌اش را حتما بلدید؛ فقط دو نکته:

اول ـ حتما می‌دانید که هر کالایی یک راسته در بازار شهر یا یک محل مشخص شهر دارد که در آن‌جا می‌توانید انواع و اقسام برندهای همان کالا را با قیمت‌های مختلف ببینید و از بین آن‌ها بهترین‌شان را که متناسب با بودجه و نیاز کسب و کارتان است، انتخاب کنید. بنابراین برای خرید لطفا همان اول کار به مرکز خرید سر کوچه‌تان مراجعه نکنید!

دوم ـ باز هم این نکته مهم است که قبل از خرید دقیقا مشخص کنید چه ابزار یا تجهیزاتی را لازم دارید و حداقل ویژگی‌ها و کارهایی که باید آن ابزار باید انجام بدهد چیست. مثلا فرض کنید من می‌خواهم یک لپ‌تاپ بخرم. این لپ‌تاپ باید چه پردازشگری (CPU) داشته باشد، حافظه‌اش (RAM) چقدر باشد، کارت گرافیکی‌اش چطور، آیا کارت شبکه لازم دارم یا نه و چیزهای دیگری شبیه این‌ها، همه ویژگی‌هایی هستند که قیمت لپ‌تاپ را از چند صد هزار تومان تا چند میلیون تومان تغییر می‌دهند. حواس‌تان باشد که اگر چه درست است که گرانی بی‌حکمت نیست؛ اما لزومی هم ندارد به‌سراغ گران‌ترین کالای موجود برویم. وقتی من قرار است حداکثر با یک لپ‌تاپ چند خط کد بنویسم یا یک گزارش چند صفحه‌ای در نرم‌افزار ورد بنویسم چرا سراغ لپ‌تاپی با حافظه و کارت گرافیکی بسیار بالا بروم و چند برابر هزینه کنم؟ این اشتباهی است که متأسفانه هزینه‌های بسیاری از کسب و کارهای کوچک را از همان اول به‌صورت غیرواقعی به‌شدت بالا می‌برد. بنابراین هر چیزی به‌اندازه‌اش خوب است.

دوست داشتم!
۳

درس‌های توسعه‌ی یک کسب و کار کوچک (۱۴): چه ابزارها و تجهیزاتی تهیه کنم؟

احتمالا دیده‌اید که وقتی قرار است یک فروشگاه جدید در جایی افتتاح شود یا مغازه‌ای تغییر کاربری بدهد، مدتی شیشه‌های آن با روزنامه و کاغذ و … گرفته می‌شود تا آن داخل، اتفاقاتی بیافتد. خیلی وقت‌ها این تغییرات صرفا شامل کمی رنگ‌آمیزی و تعمیرات داخلی است؛ اما در مورد بعضی از کسب و کارها دامنه‌ی تغییرات بسیار گسترده‌تر است و ممکن است چند ماهی طول بکشد. مثلا ممکن است یک تغییر دکوراسیون اساسی در داخل مغازه انجام شود یا ویترین‌های جدیدی بسته به نوع فروشگاه در آن‌جا نصب شوند. خیلی وقت‌ها ممکن است حتی در یک فروشگاه با کاربری ثابت هم به‌دلایل مختلف ـ مثلا زیباتر شدن مغازه برای جذب مشتریان بیش‌تر ـ هم تغییراتی اتفاق بیافتد. هر کدام از این حالت‌ها که باشد، برای ایجاد این تغییرات هم به فکر نیاز داریم و هم به تجهیزات و ابزار.

کسب و کار کوچک ما لزوما که فروشگاه فیزیکی ندارد؛ اما هر کسب و کاری که داشته باشیم، لازم است گروهی از ابزارها و تجهیزات را برای کارمان تهیه کنیم و سپس آن‌ها را جوری در کنار هم قرار دهیم که به بهترین شکل ممکن از آن‌ها استفاده شود. توجه کنید که در این‌جا منظورم از ابزارها و تجهیزات لزوما سخت‌افزاری نیست: در بعضی از کسب و کارها نرم‌افزارهای مورد استفاده اهمیت‌شان بسیار بیش‌تر از سخت‌افزارها است.

بگذارید از یک زاویه‌ی دید دیگر هم به ماجرا نگاه کنیم تا ملموس‌تر شود: منظورم از ابزارها تجهیزات، هر چیزی است که برای‌اش پول می‌دهیم تا از آن در کسب و کارمان استفاده کنیم و ماندگار هم هست. یعنی مثل مواد اولیه نیستند که با مصرف کردن‌شان در همان زمان از بین بروند و می‌شود روی استفاده از آن‌ها برای مدت‌ها (و شاید سال‌ها) حساب کرد. به بیان بهتر، ابزارها و تجهیزات همان “دارایی”‌های ما هستند که با “سرمایه‌گذاری” آن‌ها را تهیه می‌کنیم.

خوب از کجا بفهمیم که به چه چیزهایی نیاز داریم؟ این سؤال یک جواب میان‌بر دارد و یک جواب روش‌مند. این‌جا هر دو را مرور می‌کنیم:

الف ـ پاسخ میان‌بر: از یک نگاه کل‌نگر، ابزارها و تجهیزات مورد نیاز ما به سه دسته تقسیم می‌شوند:

  • تجهیزات و ابزارهایی که مستقیما در فرایند تولید محصول یا ارائه‌ی خدمت ما استفاده می‌شوند: مثلا در یک کافی‌شاپ، دستگاه قهوه‌ساز جزو این دسته است. در یک دفتر خدمات اینترنتی، رایانه‌ها و تجهیزات شبکه از این نوع هستند. در یک آموزشگاه آشپزی، اجاق گاز و فر و لوازم آشپزی از این نوع هستند. در یک کسب و کار اینترنتی، وب‌سایت (بله! وب‌سایت!) شما این‌گونه است.
  • تجهیزات و ابزارهایی که در فرایند تولید محصول یا ارائه‌ی خدمت کاربرد غیرمستقیم دارند: مثلا در همان کافی‌شاپ، میز و صندلی و لیوان و بشقاب و قاشق و چنگال از این دسته‌اند. در دفتر خدمات اینترنتی، هم به‌همین شکل میز و صندلی‌‌ جزو واجبات ارائه‌ی خدمت هستند. در آموزشگاه آشپزی هم احتمالا میز چنین کارکردی دارد. البته فراموش نکنید که پیشخوان و دخل هم از این نوع هستند!
  • تجهیزات و ابزارهایی که در خود فرایند فرایند تولید محصول یا ارائه‌ی خدمت استفاده نمی‌شوند؛ اما لازم‌اند: این یکی شاید خیلی ملموس نباشد؛ اما لازم است به آن‌ها هم فکر کنیم. برای کسب و کارهای رسمی‌تر و اداری‌تر معمولا مبلمان اداری، لوازم پذیرایی و … از این نوع‌اند. اما مثال‌های دیگری هم هست: مثلا اگر کسب و کار ما شرکتی است که در آن جلسات مختلفی برگزار می‌شود؛ احتمالا میز کنفرانس و ویدئو پروژکتور یا یک تلویزیون برای نمایش اسلایدها از این نوع‌اند. یا در یک کسب و کار هنری از نوع سینمایی و تبلیغاتی، آرشیو کتاب و مجله و فیلم از این نوع‌اند تا بشود هر از گاهی با مرور آن‌ها الهامات جدیدی گرفت. و همین‌طور مثال‌هایی دیگر.

ب ـ پاسخ روش‌مند: در هر حال برای این‌که کشف کنید به چه چیزهایی نیاز داریم، لازم است کارهای زیر را انجام دهیم: روش‌های انجام کارها را در کسب و کارتان بررسی کنید. ببینید به‌ازای هر فعالیت به چه ابزارها و تجهیزاتی نیاز هست. همان سه نوع تجهیزاتی که در بالا گفتیم می‌تواند در این تحلیل به شما کمک کند. حتما بعضی از ابزارها و تجهیزات در فعالیت‌های مختلفی کاربرد دارند و برخی دیگر خاص یک فعالیت هستند. برای کشف این ابزارها و تجهیزات هم لازم نیست خودتان خیلی فکر کنید: خیلی وقت‌ها کافی است به کسب و کار مشابه یا رقیب‌تان سری بزنید!

پایان درس چهاردهم. در درس بعدی در ادامه‌ی این پست، در مورد روش تهیه‌ی ابزارها و تجهیزات مورد نیاز صحبت خواهیم کرد.

دوست داشتم!
۴

ری اوزی؛ نمونه‌ی کامل یک استراتژیست

کتاب‌های مدیریت استراتژیک (از جمله کتاب معروف فرد آر. دیوید) را که باز کنید در همان فصل‌های اول با اصطلاح استراتژیست مواجه می‌شوید. استراتژیست هم به معنای کسی است که می‌تواند برای سازمان تصمیم استراتژیک بگیرد و هم به معنای کسی است که اصول و مبانی و ابزارهای استراتژی را می‌داند و اگر این دو ویژگی (قدرت و مهارت استراتژیک) در یک نفر جمع شود، آن وقت است که می‌شود انتظار یک موفقیت درست و حسابی را برای سازمان داشت (در کنار این‌ها البته آن فرد باید ذاتا هم استراتژیست باشد؛ یعنی توانایی و جوهر بلند مدت فکر کردن و پیش‌بینی آینده و روندها و اتفاقاتی که می‌افتد، تجسم و آزمودن سناریوهای مختلف احتمالی و کنش‌ها و واکنش‌های احتمالی محیط و سازمان‌ها و حتی افراد و چیزهایی شبیه این ها را داشته باشد.)

آدم وقتی یک مفهوم را می‌شنود، تا برای‌اش مابه‌ازایی در جهان خارجی پیدا نکند، نمی‌تواند کاملا آن مفهوم را درک کند (اصلا یک علت این همه تأکیدی که بر Case در آموزش مدیریت می‌شود همین است.) این‌که استراتژیست کیست و چه کاره است و نقش‌اش در سازمان چیست هم از آن سؤال‌هایی است که مدت‌ها دنبال جواب‌شان می‌گشتم. خواندن خاطرات کسانی مثل مایکل دل، اندرو گروو یا از همه مهم‌تر و جالب‌تر لویی گشنر، این خوبی را داشت که تا حدودی پاسخ سؤالات‌ام را در مورد این‌که استراتژیست واقعا چه کاره است بگیرم. اما در این یکی دو هفته که چند مطلب در مورد ری اوزی خواندم، تازه فهمیدم که استراتژیست واقعی یعنی چه (و واقعا این مایکروسافت هر بلایی سرش بیاید حق‌اش است که چنین آدم‌های بزرگی را نمی‌تواند نگه دارد.)

ری اوزی زندگی‌نامه‌ی بسیار جذابی دارد (یک آدمی شبیه استیو جابز معروف حالا البته در درجات پایین‌تر!) توسعه‌ و فروش یکی از به‌ترین‌ نرم‌افزارهای سازمانی (لوتوس نوتز) به IBM و بعدترش توسعه‌ و فروش نرم‌افزار Groove به مایکروسافت فقط دو تا نمونه از کارهای بزرگِ فنی او است. اما به نظرم کاری که اوزی در مایکروسافت کرد، بسیار باارزش‌تر از کارهای قبلی او بوده و همین او را به‌عنوان یک استراتژیست برای من جذاب کرد.

چرا مایکروسافت به سراغ اوزی رفت؟ پاسخ تنها توانایی فنی اوزی نبوده است. مایکروسافت به کسی به جای بیل گیتس نیاز داشت؛ چرا که: «حتی در درون مایکروسافت نیز بیل گیتس، بیل گیتس است؛ همان ثروت‌مندترین مرد جهان. او هنگامی که در یک ساختمان راه می‌رود، افراد می‌ایستند و به او خیره می‌شوند.» بنابراین وقتی که در جلسات بحث و بررسی درباره‌ی آینده و روندهای فناوری و استراتژی‌های آینده‌ی مایکروسافت گیتس حضور داشت، با وجود این‌که خودش هم نمی‌خواست‌، آخرش، حرف، حرفِ بیل بود! بنابراین اوزی وارد مایکروسافت شد تا هم بتواند به‌عنوان استراتژیست اصلی مایکروسافت کاری کند حرف، حرفِ بیل نباشد (و در واقع حرف‌، حرف‌ِ واقعیت باشد) و هم این‌که همه‌ی مدیران ارشد شرکت هم بفهمند که این اتفاق افتاده است! البته ورود اوزی دو مزیت دیگر هم برای مایکروسافت همراه داشت: اوزی از خارج مایکروسافت به این شرکت آمده بود و تعصبات شرکتی را برای ارزیابی موقعیت رقابتی مایکروسافت و روندهای آینده فناوری نداشت و از طرف دیگر، کسی بود که دقیقا فهمیده بود آینده‌ی صنعت نرم‌افزار را باید در کجا دنبال کرد: رایانش ابری.

اوزی بعد از ورود به مایکروسافت چه کار کرد؟ واقعا هیچ کار عجیب و غریبی نکرد؛ جز اجرای درست فرایند تدوین برنامه‌ی استراتژیک تکنولوژی (این ترم درس استراتژی تکنولوژی دارم، اصلا براساس مطالبی که در این درس خوانده‌ام، این کیس برای‌ام جالب شد.) به صورت خلاصه در این فرایند شما دو تا انتخاب دارید: یا ببینید بازار چه می‌خواهد و شما باید چه تکنولوژی را توسعه بدهید که به آن پاسخ بدهید یا برعکس، ببینید شما چه دارید که می‌تواند برای بازار جذاب باشد. اوزی شکل اول را انتخاب کرد؛ یعنی با فرض این‌که نرم‌افزار در آینده به صورت کامل مبتنی بر رایانش ابری است، ابتدا در جلسات تسهیل‌گری توسعه‌ی استراتژی در سازمان، همه‌ی مدیران ارشد شرکت را به این باور رساند که جهت آینده‌ی حرکت به کدام سو است، در مرحله‌‌ی بعد تلاش کرد تا همه روی نقاط ضعف و قوت داخلی مایکروسافت توافق کنند و در مرحله‌ی آخر، سبد تکنولوژی‌هایی که مایکروسافت برای ورود به بازار رایانش ابری توسعه می‌داد در هم‌کاری جمعی و البته با تسهیل‌گری اوزی انتخاب شد. این طوری بود که پلت‌فرم مایکروسافت آزور به‌عنوان سیستم عامل ویژه‌ی رایانش ابری توسعه داده شد، بینگ جایگزین لایوسرچ مایکروسافت شد و آفیس هم آن‌لاین شد!

از عمل‌کرد اوزی در مایکروسافت به‌خوبی می‌بینیم که نقش یک استراتژیست (به‌ویژه یک استراتژیست تکنولوژی) در سازمان چیست: پیش‌بینی درست جهت حرکت آینده‌ی سازمان و ایجاد یک توافق جمعی در سازمان در مورد آن جهت حرکت و نقاط ضعف و قوت سازمان. به‌عبارت به‌تر استراتژیست در سازمان حضور دارد تا همه را به این باور برساند که: ما می‌توانیم  و از آن مهم‌تر این‌که باید چه بتوانیم!

می‌شود به حال مایکروسافت تأسف خورد که باز هم نتوانست یک استعداد شگرف را در کنار بیل گیتس و استیو بالمر تحمل کند. همین یکی دو هفته پیش بود که رسما اعلام شد ری اوزی تا پایان سال جاری میلادی، مایکروسافت را ترک خواهد کرد (هر چند به‌عنوان یک ضد مایکروسافتی قدیمی ـ که البته منظورم رویکردهای مدیریتی این شرکت است !ـ خوش‌حال‌ام!)

پ.ن. ایده‌ی اصلی این پست از مقاله‌‌ی “مغز جدید مایکروسافت وارد صحنه شد” چاپ شده در شماره‌ی ۱۶۶ هفته‌نامه‌ی عصر ارتباط گرفته شده که در مورد ورود اوزی به مایکروسافت بوده است. اگر دوست داشتید PDF این شماره‌ی نشریه را که خوش‌بختانه روی سایت عصر ارتباط وجود دارد از این‌جا (با حجم حدود ۱۷ مگابایت) دانلود کنید (مقاله‌ی مربوطه در صفحات ۲۲ و ۲۳ چاپ شده است.)

دوست داشتم!
۴