ـ این‌جا دفترچه‌ی یادداشت آنلاین یک جوان (!؟) سابقِ حالا ۴۰ ساله است که بعد از خواندن یک رشته‌ی مهندسی، پاسخ سؤال‌های بی پایان‌ش در زمینه‌ی بنیادهای زندگی را در علمی به‌نام «مدیریت» کشف کرد! جوانی که مدیریت را علم می‌داند و می‌خواهد علاقه‌ی شدیدش به این علم را با دیگران هم تقسیم کند!
Latest posts by علی نعمتی شهاب
(see all)نویسنده: جیل کورکیندل / مترجم: علی نعمتی شهاب
وقتی چند سال پیش یک شرکت بزرگ را برای راه‌اندازی کسب و کار خودم ترک کردم، تصور یک زندگی ساده و مؤثر را داشتم که در آن پروژههای جدید و اقدامات تغییر زمان کم‌تری را از من خواهند گرفت. من می‌توانستم تصمیم بگیرم دوست دارم چقدر کار کنم و ضرورتا همین طور در مورد این‌که چه کارهایی را دوست ندارم انجام دهم. برای اولین بار در زندگی‌ام من می‌توانستم از تصمیم‌گیری در مورد این‌که چه کاری را چه موقعی انجام دهم، لذت ببرم.
مدتی بعد با واقعیت روبرو شدم. وقتی شما یک کسب و کار کوچک را شروع می‌کنید، مجبورید ساعت‌هایی زیادی را برای راه‌اندازی آن کار کنید. بازاریابی، اداره و توسعه‌ی کسب و کار همگی به اندازه‌ی خود انجام کار زمان می‌برند و شما هر کاری را که پیشنهاد شود را قبول می‌کنید. من بدترین رئیس خودم شده بودم که اهداف غیرواقعی تعیین می‌کردم، مدام پروژههای جدید شروع می‌کردم و فهرست‌های طولانی کارهای در دست اقدام (To-Do List) می‌نوشتم. سپس به خودم دستور می‌دادم که: “کار را انجام بده!”؛ چیزی که باید اغلب در نقاط دورافتاده‌ی دور دنیا انجام می‌شد، پروژههای بلند مدت را توسعه می‌داد و به‌عنوان یک کسب و کار موفق در خانه ادامه می‌یافت.
من متوجه شدم که دارم ساعت‌های زیادی کار می‌کنم، بسیار به نقاط دور سفر می‌کنم و در آخر هفته‌ها هم کار می‌کنم؛ بدون این‌که حتی بتوانم به فعالیت‌های روزانه‌ام برسم. پروژههای بلند که دیگر به کنار! زمان من ناپدید می‌شد، زندگی شخصی من در درجه‌ی دوم اهمیت قرار گرفته بود و من گاهی اوقات از شدت استرس و فشار کاری ناخوش می‌شدم. مشخص بود یک جای کار اشکال دارد.
یکی از جنبه‌های مورد علاقه‌ی مربی‌گری برای من حجم زیاد مطالبی است که می‌توانید در کار کردن با دیگران در مورد خودتان یاد بگیرید. بسیاری از مدیران ارشدی که من مربی‌شان بوده‌ام با مشکلاتی همانند من روبرو بودند؛ البته در سطحی بسیار وسیع‌تر: آنها زیر فشار دائمی اضافه‌کاری و استرس ناشی از فناوری جدید، جهانی‌سازی، تقاضا برای نوآوری و کاهش نیروی انسانی بودند. فراتر از این مشکلات، بسیاری از آنها مجبور بودند در یک سازمان دارای ساختار ماتریسی کار کنند؛ چیزی که به این معنا بود که آنها باید در برابر بیش از یک رئیس پاسخ‌گو می‌بودند. به‌علاوه از آنها خواسته می‌شد نتایج بیش‌تری را به صورت کاراتر، سریع‌تر و با نیروی انسانی کمتر به دست آورند.
در بسیاری از نقش‌های شرکتی، این هدف با دادن کارهای بیش‌تر به افراد با قابلیت بالا به دست می‌آید؛ کاری که به استرس و خستگی و دل‌زدگی و اخراج مدیران دارای کارایی کمتر منجر می‌شود. اغلب مدیران ارشدی که من مربی‌گری‌شان را کرده‌ام به اندازه‌ی دو مدیر ارشد تمام وقت کار می‌کنند. اندرو را در نظر بگیرید: مدیر ارشد مالی (CFO) یک خرده‌فروشی بریتانیایی که اخیرا به پست مدیر ارشد عملیاتی (COO) ارتقا یافته است. از او خواسته شده هم‌زمان هر دو شغل را تا زمانی در سال آینده که یک جانشین برای پست مدیر ارشد مالی تعیین شود، داشته باشد. او معاونی دارد که فردی بسیار بی‌تجربه در نقش مدیر ارشد مالی است؛ چیزی که به معنای زمان‌های اضافه کاری بسیار طولانی برای اندرو و داشتن تشویش دایمی در مورد این‌که هیچ یک از دو کار درست انجام نشوند، است. اندرو می‌گوید کیفیت کار او به دلیل گسترده بودن توجه او به جنبه‌های گوناگون مسائل شرکت، تحت تأثیر منفی قرار گرفته است. و زمانی که او خسته می‌شود؛ گه‌گاه با ترسی فلج‌کننده روبرو می‌شود که نکند کاری به‌شکل وحشتناکی اشتباه پیش برود!
البته چنین موقعیتی در بلند مدت ناپایدار است. اگر اندرو به تلاش برای انجام هر دو نقش ادامه دهد؛ خستگی او افزایش خواهد یافت و او در خطر ترک شغل‌اش و از آن بدتر از دست رفتن سلامتی‌اش قرار خواهد گرفت (حتی اگر این خطر در حد خستگی و دل‌زدگی باشد.) برای شرکت او این ریسک وجود دارد که اندرو احساس کند این فشار کاری ارزش‌اش را ندارد و در نتیجه تصمیم بگیرد آن‌جا را ترک کند و کاری پیدا کند که شرایط بهتری داشته باشد،.
خوب اگر در شرایطی مثل اندرو قرار داشتید و اگر در سازمانی کار می‌کنید که کار زیاد در آن تبدیل به نرم و ارزش شده است، چه باید بکنید؟ یا احتمالا اگر مثل من کارآفرینی هستید که بدترین رئیس خود شده‌اید و خود را به تاراج زندگی‌تان تهدید می‌کنید، باید چه کنید؟
من سه گام فوری را به شما پیشنهاد می‌کنم؛ گام‌هایی که باید به شکلی انجام شوند تا زندگی کاری شما به سامان درآید:
۱٫ زمانتان را بی‌رحمانه مدیریت کنید و اولویت‌های روشنی مشخص کنید: این اغلب برای مدیران ارشد یک الهام است که تحلیل کنند زمان‌شان در طول هفته دقیقا در کجا صرف می‌شود؛ در جلسات بی‌نتیجه، با اعضای متقاضی تیم، دنبال کردن رئیس یا خیره شدن به فهرستِ در حال رشدی از فعالیت‌ها. بنابراین مشخص کنید چقدر زمان برای کارتان لازم دارید (من پیشنهاد می‌کنم یک سقف بین ۵۰ تا ۵۵ ساعت را تعیین کنید) و سپس این زمان‌ها را همان‌طور که پول‌تان را مدیریت می‌کنید مدیریت کنید: آنها را هدر ندهید!
کارهای واقعا ضروری که باید انجام شوند و چیزهای مهم برای خودتان در بلند مدت را در نظر بگیرید. استراتژی‌تان را با دقت بررسی کنید و اهمیت استراتژیک اهداف، فعالیت‌ها و پروژه‌ها را مشخص کنید و ضروری‌ترین موارد را تعیین کنید. انرژی خود را بر این موارد متمرکز کنید و مطمئن شوید که به صورت منظم زمان کافی را برای تفکر دقیق در مورد استراتژی و کارهایی که انجام می‌دهید، کنار گذاشته‌اید. زمانی را هم برای تجدید انرژی در نظر بگیرید.
۲٫ وقتی اولویت‌های‌تان را مشخص کردید و تصمیم گرفتید کجا زمانتان را صرف کنید، فهرستی از کارهایی که می‌توانید حذف کنید، تهیه کنید. مدیران ارشد در درست کردن فهرست کارهای لازم‌الاجرا و طراحی پروژه‌هایی جدید و تعیین ابتکارات لازم عالی هستند؛ اما از این پس کارهایی که نباید انجام دهید را فهرست کنید. اقدامات اغلب در مسائل و فرایندها گیر می‌کنند یا مدیران ارشد نمی‌توانند اجازه بدهند به دلیل سرمایه‌بری بالای آنها ادامه یابند. بنابراین باز هم بی‌رحم باشید: برای خودتان روشن کنید که متوقف کردن پروژه‌ها به معنای شکست شخصی نیست؛ این کار تنها کنار گذاشتن پروژههای هدردهنده‌ی انرژی است: یعنی کنار گذاشتن پروژه‌ها و ابتکارات قدیمی که به هیچ جایی ختم نمی‌شوند و تلاش برای تمرکز بر پروژه‌هایی که نتیجه‌بخش هستند.
اگر نمی‌توانید تصمیم بگیرید، از همکاران‌تان بپرسید ادامه‌ی چه پروژه یا ابتکار و اقدامی هدردهنده‌ی زمان است و آنها بدون تردید فهرستی را جلوی شما خواهند گذاشت. اگر تردید دارید خودتان را مجبور کنید تا حداقل یک پروژه را در زمانی که تصمیم گرفتید پروژه‌ی جدیدی شروع کنید، کنار بگذارید. حواس‌تان به خطر کار زیاده از حد باشد: انرژی یک منبع محدود است و شما باید از آن به درستی بهره بگیرید.
۳٫ همواره دو اصل بالا را به رئیس‌تان ـ یا خودتان ـ یادآوری کنید تا مطمئن شوید انجام اقدامات و ابتکارات بی‌پایان را در سر نمی‌پروراند و انرژی‌تان را بر پروژههای کلیدی متمرکز کرده است. اگر رئیس شما در تعیین اولویت‌ها ضعف دارد، پیش از آغاز صرف زمان روی یک پروژه‌ی جدید مطمئن شوید او واقعا به آن متعهد است. یکی از مشتریان من روش مؤثری برای مدیریت رئیسی که به صورت دایمی ایده‌های جدید و ابتکارات او را رد می‌کرد داشت: او تنها به درخواست‌های رئیس‌اش وقتی پاسخ می‌داد که آنها را سه بار تکرار می‌کرد؛ چرا که می‌دانست تنها درخواست‌های مهم به بار سوم می‌رسند.
منبع
